Workflow – Von Anfrage bis Rechnung

Schritt 1 · Stammdaten

Kunden einmalig anlegen

Name, Adresse, Kontaktpersonen, Zahlungskonditionen – einmal gepflegt, überall verfügbar. Alle Dokumente greifen automatisch auf die Kundendaten zu. Kein Abtippen mehr.

Kundenstamm Ansprechpartner Rechnungsadresse

FlowAssist Kundenprofil mit Stammdaten, Ansprechpartnern und Dokumentenhistorie

Schritt 2 · Vertrieb

Angebot erstellen und versenden

Positionen, Preise und Texte einmalig eingeben – FlowAssist erzeugt daraus ein professionelles PDF mit Ihrem Logo. Direkt per E-Mail versenden oder als Link teilen.

PDF-Ausgabe Textbausteine E-Mail-Versand

FlowAssist Angebotsübersicht mit Positionen, Statusbadges und PDF-Vorschau

Optionaler Schritt

Schritt 3 · Digitale Freigabe

Kunde nimmt online an

Statt Drucken, Unterschreiben und Zurückfaxen: Sie senden einen Link, der Kunde öffnet das Angebot im Browser und klickt auf "Annehmen". Sie werden sofort benachrichtigt.

Freigabe-Link Digitale Unterschrift Sofort-Benachrichtigung

Screenshot: Kundenansicht der Angebotsannahme Zeige die Portal-Seite aus Kundenperspektive: Angebot als eingebettetes PDF, darunter ein grüner "Angebot annehmen"-Button und ein optionales Unterschriftsfeld

Schritt 4 · Auftrag

Angebot wird zum Auftrag

Ein Klick genügt: Das Angebot wird zu einem Vertrag oder einer Auftragsbestätigung umgewandelt. Alle Daten bleiben erhalten – kein Neutippen, keine Fehler.

Auftragsbestätigung Vertrag Datenübernahme

FlowAssist: Angebot wird mit einem Klick zur Auftragsbestätigung oder zum Vertrag umgewandelt – alle Positionen und Kundendaten werden automatisch übernommen

Schritt 5 · Einsatzplanung

Einsätze planen und Teams zuordnen

Wer arbeitet wann, wo – und in welcher Besetzung? Der Kalender zeigt alle Einsätze, Mitarbeiterverfügbarkeiten und Konflikte. Arbeitsscheine entstehen automatisch.

Kalenderansicht Mitarbeiterzuweisung Arbeitsscheine

FlowAssist Einsatzkalender mit farbcodierten Einsatzblöcken und Mitarbeiterzuordnung

Schritt 6 · Abrechnung

Rechnung erstellen – gesetzeskonform

Direkt aus dem Auftrag heraus: FlowAssist erstellt eine Rechnung nach §14 UStG mit allen Pflichtangaben, fortlaufender Nummer und ZUGFeRD-XML für automatische Verarbeitung beim Kunden.

§14 UStG ZUGFeRD 2.3 E-Rechnung Fortlaufend nummeriert

FlowAssist Rechnungsübersicht mit PDF-Vorschau, Positionstabelle und Statusbadges

Schritt 7 · Zahlungsabgleich

Zahlungen automatisch zuordnen

Importieren Sie Ihren Kontoauszug (CSV oder CAMT). FlowAssist erkennt automatisch, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört – und schlägt den Abgleich vor. Sie bestätigen mit einem Klick.

Bankimport Automatisches Matching CSV / CAMT.053

FlowAssist Bankimport Matching-Ansicht mit Transaktionen und Zuordnungsvorschlägen

Schritt 8 · Steuerberater

DATEV-Export für den Steuerberater

Am Quartalsende exportieren Sie alle Buchungsdaten als DATEV-CSV, die EÜR als PDF und die Belege als ZIP – fertig für die Kanzlei. Keine manuelle Zusammenstellung mehr.

DATEV-Export EÜR-Bericht Belege-ZIP Periode sperren

FlowAssist Buchhaltung Export-Bereich mit DATEV-CSV, EÜR-PDF und Belege-ZIP

Funktionstiefe

Vertrieb, Vertrag und Abrechnung in einem System.

Alle Module greifen auf dieselben Vorgangsdaten zu – kein Systemwechsel, kein Datenverlust.

Dokumentenkette

Vertrieb mit klarer Dokumentenlogik

Von der ersten Angebotsversion bis zum angenommenen Auftrag bleibt jeder Schritt im selben Kundenkontext – ohne Systemwechsel.

Angebote–Versionen, Versand und Rückmeldung in einer Ansicht
Online-Annahme–Digitale Bestätigung per Link, ohne Medienbruch
Vertragsgenerierung–Aus dem Angebot direkt in den Vertrag
Einsatzplanung–Folgeaktionen direkt am Kundenvorgang

Angebotsworkflow ansehen →

Rechnungsprozess

E-Rechnung, DATEV-Export und Buchhaltung

Erstellen Sie Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung und übergeben Sie sie direkt an Ihren Steuerberater – ohne zusätzliche Konvertierungsschritte.

ZUGFeRD 2.3–E-Rechnung als eingebettetes PDF/XML
XRechnung–Reines XML für öffentliche Auftraggeber
DATEV-CSV–Direktübergabe an den Steuerberater
EÜR & Offene Posten–Überblick ohne Buchhaltungspflicht

E-Rechnungen im Detail →

Betriebsrahmen

Lokal, offline-fähig und DSGVO-konform

Ihre Daten verbleiben auf Ihrem Gerät – kein Cloud-Zwang, keine Drittserver. FlowAssist arbeitet vollständig lokal und ist auch ohne Internetverbindung nutzbar.

Lokale Datenhaltung–Kein Pflicht-Cloud, keine Datenweitergabe
Offline-Betrieb–Vollständig nutzbar ohne Internetverbindung
DSGVO-konforme Prozesse–Nachvollziehbare Abläufe, saubere Übergaben
Windows-nativ–Keine Browser-App, kein Abo-Zwang für Grundfunktionen

Alle Funktionen ansehen →

Vom Angebot bis zur E-Rechnung – in einem Ablauf.

Angebot erstellen & online annehmen lassen

Vertrag in Sekunden aus dem Angebot

E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung

Einsatz planen, Arbeitsschein erzeugen