Datenschutzerklärung
Desktop-Anwendung

1. Verantwortlicher

X-INTERNETDIENSTE
Inhaber: Shahab Alaei
Im Baumgarten 4, 51105 Köln
E-Mail: kontakt@xflowassist.de

2. Grundsatz: Lokale Datenspeicherung

XFlowAssist ist eine lokal installierte Desktop-Anwendung. Alle Geschäftsdaten (Kunden, Rechnungen, Angebote, Verträge, Belege, Einstellungen) werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Es findet keine automatische Cloud-Synchronisierung und keine Übertragung von Geschäftsdaten an externe Server statt.

3. Externe Dienste und Datenübertragungen

Die App kommuniziert in bestimmten Situationen mit externen Diensten. Folgende Tabelle gibt einen Überblick:

4. Adress-Autovervollständigung im Detail

OpenPLZ API (openplzapi.org)

Wenn Sie in der App ein Adressfeld befüllen, sendet die App bei Eingabe einer vollständigen Postleitzahl (5 Ziffern) oder ab 2 Zeichen in einem Straßenfeld eine Suchanfrage an die OpenPLZ API. Diese API basiert auf amtlichen deutschen Adressdaten und wird ohne Registrierung und ohne Authentifizierung verwendet. Die Anfragen enthalten nur den eingetippten Suchbegriff – keine Kundennamen, keine internen IDs, keine sonstigen personenbezogenen Informationen.

Photon / Komoot (photon.komoot.io)

Das Freitextfeld „Adresse suchen" sendet den eingetippten Text an den Photon-Dienst der Komoot GmbH (OpenStreetMap-basiertes Geocoding). Es werden ausschließlich die eingetippten Adressfragmente übertragen – keine personenbezogenen Daten. Die Komoot GmbH ist mit Sitz in Berlin dem europäischen Datenschutzrecht unterworfen.

5. Lizenzprüfung

Zur Überprüfung Ihrer erworbenen Softwarelizenz übermittelt die App beim Start und in regelmäßigen Abständen Ihren Lizenzschlüssel sowie eine gerätespezifische Kennung (abgeleitet aus Systemmerkmalen, nicht personenbezogen) an unseren Lizenzserver portal.xflowassist.de. Der Server prüft die Gültigkeit der Lizenz und gibt das Ergebnis zurück. Es werden keine Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen personenbezogenen Daten im Rahmen der Lizenzprüfung übertragen.

Der Lizenzserver wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Anonymes Feedback (optional)

Die App enthält eine optionale Funktion zur anonymen Verbesserung der OCR-Texterkennung. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie sie unter Einstellungen → Datenschutz aktivieren, werden ausschließlich anonymisierte Erkennungsmuster (z.B. Verhältnis von erkanntem zu korrigiertem Text) ohne jegliche Inhalte oder personenbezogene Daten übermittelt.

7. Keine Telemetrie, kein Tracking

Die XFlowAssist-App enthält weder Analytics-Dienste (Google Analytics, Matomo o.ä.) noch Absturzreporter, noch Nutzungsstatistiken-Dienste. Es werden keine Daten zu Ihrem Nutzungsverhalten erhoben oder übermittelt.

8. Datensicherheit

Alle externen Verbindungen der App erfolgen ausschließlich über HTTPS. Die lokal gespeicherten Daten liegen im Benutzerprofilverzeichnis Ihres Windows-Systems und sind durch die Zugriffsrechte des Betriebssystems geschützt. Die App bietet eine integrierte Backup-Funktion zur Sicherung Ihrer Daten.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) unter den gesetzlichen Voraussetzungen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde (z.B. Landesbeauftragte für Datenschutz NRW)

Für die Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@xflowassist.de

10. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei wesentlichen Änderungen der App (neue externe Dienste, neue Verarbeitungszwecke) aktualisiert werden. Das Datum „Stand" wird entsprechend aktualisiert. Bei wesentlichen Änderungen werden Sie durch einen Hinweis in der App informiert.