FlowAssist Mail

E-Mail-Versand, Postfach und Signaturen zentral steuern.

IMAP & SMTP Mitarbeiterkonten Signaturen Anhänge

FlowAssist Mail bringt geschäftliche E-Mails in denselben Arbeitsbereich wie Kunden, Dokumente, Angebote, Rechnungen und Belege. Mitarbeiter können mit freigegebenen oder persönlichen Konten arbeiten, während Signaturen, Vorlagen und Versandregeln zentral einheitlich bleiben.

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Mailkonten

Persönliche Postfächer und gemeinsame Firmenadressen sauber trennen.

In vielen Teams werden Signaturen, Absender und E-Mail-Zugänge jedem Mitarbeiter einzeln überlassen. FlowAssist dreht das um: Firmenadressen, Mitarbeiterkonten, Rechte und Standardabsender werden zentral gepflegt und bleiben trotzdem im Alltag flexibel nutzbar.

  • Persönliche Konten: Mitarbeiter nutzen eigene Absender und Postfächer mit definierter Freigabe.
  • Gemeinsame Konten: Adressen wie Info, Rechnung oder Service können mehreren Nutzern bereitgestellt werden.
  • Rechte pro Nutzer: Lesen, Senden, Standard-Postfach und Standard-Absender werden getrennt gesteuert.
  • Eigene Server: IMAP und SMTP werden mit den vorhandenen Zugangsdaten verbunden.

Signaturen

Einmal gestalten, für alle Mitarbeiter konsistent ausgeben.

Einheitliche Signaturen sind ein kleiner, aber sichtbarer Qualitätsfaktor. FlowAssist nutzt eine zentrale Signaturvorlage mit Platzhaltern für Mitarbeitername, Firmenname, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten. So muss nicht jeder Mitarbeiter wissen, wie eine saubere HTML-Signatur aufgebaut wird.

  1. Vorlage definieren: Signaturtext, Firmenangaben, Logo und Textfarbe zentral festlegen.
  2. Platzhalter nutzen: Nutzer- und Firmendaten werden beim Versand automatisch eingesetzt.
  3. Absender wählen: Persönliche oder freigegebene Konten bleiben je nach Rechtevergabe auswählbar.
  4. Einheitlich senden: Angebote, Rechnungen, Mahnungen und freie Mails wirken im gleichen Firmenstil.

Vorlagen

Mailtexte müssen nicht jedes Mal neu formuliert werden.

Für Angebote, Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Einsatzplanung und Arbeitsscheine stehen Vorlagen mit Platzhaltern bereit. Betreff, Anrede, Dokumentnummer und Signatur werden aus dem Vorgang befüllt.

Routing

Der passende Absender wird je Dokumenttyp vorbereitet.

Allgemeine Mails, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Arbeitsscheine und Planungsnachrichten können auf unterschiedliche Versandkonten geroutet werden. Für Rechnungen ist zusätzlich eine BCC-Adresse möglich.

Gesendet-Ablage

Versendete Nachrichten landen nachvollziehbar im richtigen Konto.

Wenn IMAP und SMTP eingerichtet sind, kann FlowAssist nach dem Versand eine Kopie im Gesendet-Ordner ablegen. Dadurch bleibt die Kommunikation auch außerhalb des Dokumentverlaufs prüfbar.

Ein Team prüft digitale Dokumente und Versandstatus in FlowAssist

Postfach im Alltag

Eingehende Mails, Anhänge und Antworten bleiben im Arbeitskontext.

FlowAssist Mail ist nicht nur ein Versanddialog. Nutzer können lesbare Postfächer öffnen, Ordner anzeigen, Mails suchen, nach ungelesen oder Anhängen filtern, Antworten schreiben, weiterleiten und Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren.

  • Mehrere Postfächer: Konten und Ordner werden links strukturiert angezeigt.
  • Antworten & Weiterleiten: Konversationen bleiben beim Schreiben sichtbar getrennt.
  • Anhänge: Dateien können geöffnet, importiert oder im Dokumentenbereich abgelegt werden.
  • Sicherer Link-Aufruf: Links aus Mails öffnen extern im Standardbrowser.

Dokumente, Belege, Kommunikation

Mail ist in FlowAssist direkt mit den operativen Vorgängen verbunden.

Eingehende PDF- oder Bildanhänge können als Beleg vorbereitet, per OCR ausgelesen oder in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Ausgehende Dokumente werden aus Angebot, Rechnung, Mahnung, Vertrag oder Arbeitsschein heraus versendet und bleiben im jeweiligen Verlauf nachvollziehbar.

Dokumentenversand mit PDF-Anhang, Versandhistorie und Kundenbezug in FlowAssist Dokumenten-Versand PDFs direkt aus Angebot, Rechnung, Vertrag oder Mahnung senden. Belege und Ausgaben mit Mailanhang, OCR und Prüfstatus in FlowAssist Belege & Anhänge Mailanhänge als Eingangsbeleg erfassen und weiterverarbeiten. Unternehmenseinstellungen mit Konten, Signaturen und Routing in FlowAssist Einstellungen Konten, Signaturen, Routing und Rechte zentral konfigurieren.

E-Mail-Kommunikation professionell zentralisieren.

Testen Sie, wie FlowAssist Mail Postfächer, Versandkonten, Signaturen, Vorlagen, Anhänge und Dokumentenversand in einer lokalen Business-Software verbindet.

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