Dokumenten-Versand

Dokumente versenden, ohne den Vorgang zu verlassen.

PDF-Anhang Vorlagen Historie Annahmelink

Angebote, Aufträge, Verträge, Rechnungen, Mahnungen und Arbeitsscheine direkt aus FlowAssist per E-Mail versenden: mit Vorlage, PDF-Anhang, Empfängerlogik, Versandhistorie und optionaler digitaler Angebotsannahme.

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Versandtypen

Ein Versanddialog für operative Dokumente.

Der Dokumenten-Versand ist nicht nur für Rechnungen gedacht. Er sitzt dort, wo das Dokument entsteht: im Angebot, Auftrag, Vertrag, Arbeitsschein, in der Rechnung oder Mahnung. Empfänger, Vorlage, PDF und Status bleiben im selben Vorgang nachvollziehbar.

Angebote: PDF versenden, Annahmelink einfügen und Rückmeldung synchronisieren.
Aufträge & Verträge: Dokumente direkt aus Detailseite oder Übersicht versenden.
Rechnungen & Mahnungen: PDF, Vorlage, Versandstatus und Mahnkontext zusammenhalten.
Arbeitsscheine: Leistungsnachweise aus dem Dokumentkontext heraus senden.

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Vorlagen

Nachrichten bleiben konsistent, ohne jedes Mal neu zu schreiben.

E-Mail-Vorlagen nutzen vorhandene Vorgangsdaten, Dokumenttitel, Ansprechpartner und Signaturen. Dadurch wirken Versandmails einheitlich und bleiben trotzdem anpassbar.

PDF-Anhang

Das fertige Dokument wird direkt aus dem Vorgang versendet.

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Verträge und Arbeitsscheine werden als PDF angehängt, ohne Datei-Export und erneutes Hochladen in einem separaten Mailprogramm.

Historie

Versandstatus und Rückmeldung bleiben am Dokument sichtbar.

Versand, Fehler, Empfänger und Annahmestatus werden dokumentiert. So bleibt später nachvollziehbar, wann welches Dokument an wen verschickt wurde.

Ablauf

Vom Dokument zur versendeten Nachricht in vier Schritten.

Der Versand soll schnell sein, aber nicht blind. FlowAssist zeigt Empfänger, Vorlage und PDF-Anhang, bevor die Nachricht gesendet wird. Danach bleibt der Versand im Dokumentverlauf erhalten.

Dokument wählen: Angebot, Vertrag, Rechnung, Mahnung oder Arbeitsschein im Vorgang öffnen.
Empfänger prüfen: Kontakt, E-Mail-Adresse, CC/BCC und Betreff kontrollieren.
Vorlage anpassen: Nachrichtentext, Platzhalter und Signatur bei Bedarf ergänzen.
Versenden und dokumentieren: PDF senden, Status speichern und Verlauf nachvollziehbar halten.

Digitale Annahme

Angebote können direkt im Versandprozess angenommen werden.

Bei Angeboten kann der Versand einen Annahmelink enthalten. Der Empfänger bestätigt das Angebot auf einer klaren Bestätigungsseite; die Rückmeldung wird anschließend im Angebotsstatus sichtbar.

Zweite Bestätigung verhindert versehentliche Klicks.
Annahmeseite, Mail und PDF passen zum Firmenauftritt.
Zusage, Ablehnung und Ablauf bleiben im Angebotskontext sichtbar.

Verbunden mit

Dokumentenversand ist der Übergang zwischen Vorgang und Kunde.

Deshalb greift der Versand auf Kundenverwaltung, Dokumentenverwaltung, Angebot, Rechnung und Mahnwesen zu. Daten werden nicht erneut übertragen, sondern aus dem bestehenden Vorgang übernommen.

Dokumente senden, ohne den Workflow zu verlassen.

Testen Sie, wie Angebote, Rechnungen, Verträge, Mahnungen und Arbeitsscheine direkt aus FlowAssist per E-Mail versendet und im Verlauf dokumentiert werden.

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