Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.5 Verträge und Auftragsbestätigungen

Verträge und Auftragsbestätigungen sind in FlowAssist zwei eigenständige Dokumenttypen mit unterschiedlicher Bedeutung. Diese Seite erklärt den Unterschied, wie Sie beide anlegen oder aus einem Angebot ableiten und was dabei nicht fehlen darf.

2.5.1 Vertrag oder Auftragsbestätigung - was ist der Unterschied?

In FlowAssist gibt es zwei Dokumenttypen, die sich ähneln, aber unterschiedliche Aussagen haben:

Wann welcher Typ: Hauptregel: Läuft die Leistung wöchentlich oder monatlich über einen längeren Zeitraum, nutzen Sie einen Vertrag. Wird einmalig etwas geliefert oder ausgeführt, passt die Auftragsbestätigung besser.
  • Dienstleistungsvertrag: für laufende, wiederkehrende Leistungsverhältnisse wie monatliche Reinigung oder Wartung. Enthalten sind Ausführungsfrequenz, Leistungsort und Laufzeit.
  • Auftragsbestätigung: für einmalige, klar abgegrenzte Aufträge. Sie bestätigt einen konkreten Auftrag zu einem bestimmten Preis und Zeitraum.
  • Beide Typen können aus einem Angebot abgeleitet werden - die Daten werden vollständig übernommen.
  • Beide erzeugen ein professionelles PDF mit Briefkopf, Leistungsbeschreibung und Kundenadresse.
  • Beide können später in die Einsatzplanung überführt werden.

2.5.2 Vertrag oder AB anlegen - zwei Wege

Sie können einen Vertrag auf zwei Wegen anlegen: direkt als neues Dokument oder abgeleitet aus einem bestehenden Angebot.

1

Aus Angebot ableiten

Öffnen Sie ein angenommenes Angebot. Klicken Sie auf "In Vertrag umwandeln" oder "Auftragsbestätigung erstellen". Positionen, Texte, Kundendaten und Ansprechpartner werden übernommen.

2

Direkt anlegen

Gehen Sie in der Seitenleiste auf "Verträge" und klicken Sie auf "Neu". Wählen Sie den Kunden, den Dokumenttyp und füllen Sie die fehlenden Felder manuell aus.

3

Dokumenttyp wählen

Im Formular wählen Sie Dienstleistungsvertrag oder Auftragsbestätigung. Diese Auswahl bestimmt Titel, Statuslogik und Teile der Inhaltsstruktur.

4

Ausführungsfrequenz und Leistungsort pflegen

Bei Verträgen legen Sie fest, ob die Leistung täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich oder quartalsweise erbracht wird. Der Leistungsort wird aus den Kundenadressen übernommen.

5

Positionen und Texte prüfen

Kontrollieren Sie Leistungsbeschreibung, Positionen, Laufzeit und optionale Hinweise, bevor Sie das Dokument freigeben oder versenden.

FlowAssist Vertragsformular mit Kundenauswahl, Dokumenttyp und Leistungspositionen

2.5.3 Inhalte und Felder im Vertrag

Ein vollständiger Vertrag in FlowAssist enthält folgende Abschnitte, die auch im PDF erscheinen:

  • Vertragsbezeichnung: z. B. "Reinigungsvertrag Objekt Berlin-Mitte"
  • Leistungsbeschreibung: Fließtext mit Details zur erbrachten Leistung
  • Leistungspositionen: Tabelle mit Positionen, Mengen und Preisen
  • Ausführungszeiten: wann und wie oft die Leistung erbracht wird
  • Leistungsort: Adresse aus dem Kundenstamm
  • Ansprechpartner vor Ort: Kontaktperson am Leistungsort
  • Laufzeit: von wann bis wann der Vertrag gilt
  • Kündigungsfrist: optionaler Hinweis wie "4 Wochen zum Monatsende"
  • Automatischer Rechnungsversand: falls aktiv, gilt diese Einstellung nur für diesen Vertrag und übersteuert Kunden- und globale Automatisierung.
Vertrags-PDF in FlowAssist mit Briefkopf, Leistungsbeschreibung und Positionen
Screenshot: Vertrags-PDF erste Seite Die erste PDF-Seite zeigt Vertragskopf, Vertragspartner, Leistungsbeschreibung und Positionen in der finalen Dokumentdarstellung.

2.5.4 Vertrag in die Einsatzplanung überf?hren

Ein freigegebener Vertrag kann direkt als Basis für die Einsatzplanung dienen. Statt jeden Termin manuell anzulegen, übernehmen Sie den Vertrag in den Planer.

Serien vermeiden Doppelarbeit: Bei monatlich wiederkehrenden Leistungen generiert die App automatisch Serien-Einträge. Sie müssen nicht jeden Termin manuell anlegen.
1

Vertragsdetailseite öffnen

Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie auf "In Einsatzplanung übernehmen" oder "Einsätze planen".

2

Termine generieren

Die App schlägt automatisch Termine vor, basierend auf Ausführungsfrequenz und Startdatum.

3

Mitarbeiter zuordnen

Ordnen Sie jedem generierten Einsatz einen oder mehrere Mitarbeiter zu.

4

Im Planer prüfen

Wechseln Sie in den Planer und prüfen Sie, ob alle Termine korrekt und vollständig im Kalender erscheinen.

2.5.5 Status und Verknüpfungen verwalten

Verträge und Auftragsbestätigungen haben einen eigenen Statusverlauf. Er zeigt, ob ein Dokument noch in Bearbeitung ist, aktiv läuft oder bereits abgeschlossen wurde.

  • Entwurf: Dokument angelegt, aber noch nicht versendet oder freigegeben
  • Aktiv: Vertrag ist in Kraft und die Leistung wird erbracht
  • Versendet: Dokument wurde per E-Mail zugestellt
  • Abgeschlossen: Vertragslaufzeit beendet
  • Storniert: Vertrag wurde aufgehoben
  • Verknüpfte Dokumente: Rechnungen, Einsätze und Arbeitsscheine bleiben direkt erreichbar
Vertragsdetailseite in FlowAssist mit Statusbadges und verknüpften Dokumenten
Screenshot: Vertragsdetailseite mit Status und verknüpften Dokumenten Die Vertragsdetailseite zeigt Status, Versandinformationen und die verknüpften Folgebelege direkt im selben Verlauf.