Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.6 Rechnungen, Status und Mahnwesen

Rechnungen sind das finanzielle Kernstück Ihres Unternehmens und müssen korrekt, vollständig und rechtssicher sein. Diese Seite erklärt, wie Sie Rechnungen in FlowAssist erstellen, prüfen, versenden, bezahlt markieren und bei Bedarf mahnen.

2.6.1 Pflichtangaben auf Rechnungen nach §14 UStG

Eine Rechnung in Deutschland muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie steuerrechtlich anerkannt wird. FlowAssist befüllt die meisten dieser Angaben automatisch aus Ihren Stammdaten – aber Sie müssen sicherstellen, dass die Stammdaten vollständig sind.

Fehlerhafte Rechnungen können abgelehnt werden: B2B-Kunden können fehlerhafte Rechnungen ablehnen und den Vorsteuerabzug verweigern. Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand auf vollständige Pflichtangaben.
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (aus Firmeneinstellungen)
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (aus Kundenstamm)
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer (aus dem Nummernkreis)
  • Menge und Art der Leistung (Positionen)
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
  • Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf §19 UStG (Kleinunternehmer)

2.6.2 Rechnung erstellen – Schritt für Schritt

Sie können eine Rechnung auf drei Wegen anlegen: direkt (manuell), aus einem Angebot ableiten oder aus einem Vertrag ableiten. Die Ableitung aus einem Vertrag oder Angebot ist empfohlen, da Positionen und Kundendaten übernommen werden.

Rechnungen aus Verträgen können automatisch erstellt und direkt per E-Mail versendet werden. Die Konfiguration erfolgt unter Einstellungen → Automatisierung (global) oder individuell am Vertrag bzw. im Kundenprofil.

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Aus Vertrag oder Angebot ableiten

Öffnen Sie den Vertrag oder das angenommene Angebot. Klicken Sie auf "Rechnung ableiten". Rechnungsnummer, Kundendaten und Positionen werden übernommen.

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Rechnungsdatum und Leistungsdatum

Rechnungsdatum: heute (Standard). Leistungsdatum: wann die Leistung erbracht wurde (z.B. Monat der Leistungserbringung). Beide Angaben sind Pflicht.

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Positionen prüfen und anpassen

Überprüfen Sie alle übernommenen Positionen. Passen Sie Mengen oder Preise an, falls sich etwas geändert hat.

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Zahlungsziel prüfen

Das Zahlungsziel ist aus den Kundenstammdaten oder den Firmeneinstellungen vorbelegt. Prüfen Sie, ob es korrekt ist.

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PDF prüfen

Öffnen Sie die PDF-Vorschau. Prüfen Sie ALLE Pflichtangaben (siehe Abschnitt 2.6.1). Erst dann versenden.

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Versenden

Klicken Sie "Versenden". Das Versandmodal öffnet sich mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff und Begleittext.

FlowAssist Rechnungsformular mit Kundendaten, Positionen und Zahlungsziel
FlowAssist PDF-Vorschau einer Rechnung mit Positionen und Gesamtsumme

2.6.3 Rechnungsstatus verstehen und verwalten

Jede Rechnung hat einen Status, der zeigt, in welchem Schritt des Zahlungsprozesses sie sich befindet. Der Status kann manuell oder automatisch (durch Bank-Matching) geändert werden.

Neue Rechnungen werden angezeigt: Wenn neue überfällige Rechnungen vorliegen, erscheint in der Sidebar neben "Rechnungen" ein roter Badge mit der Anzahl. So sehen Sie sofort, wenn Handlungsbedarf besteht.
  • "Entwurf": Rechnung angelegt, noch nicht versendet – kann jederzeit geändert werden
  • "Versendet": Rechnung wurde per E-Mail versandt – Versanddatum ist gespeichert
  • "Offen": Fälligkeitsdatum ist noch nicht überschritten, Zahlung ausstehend
  • "Überfällig": Fälligkeitsdatum ist verstrichen ohne Zahlung – wird in der App hervorgehoben
  • "Bezahlt": Zahlung wurde registriert (manuell oder durch Bank-Matching)
  • "Teilbezahlt": Ein Teil des Betrags ist eingegangen
  • "Storniert": Rechnung wurde storniert (eine Stornorechnung wird automatisch erzeugt)
FlowAssist Rechnungsliste mit Statusbadges fuer offene und bezahlte Rechnungen

2.6.4 Mahnwesen: 1. und 2. Mahnung versenden

Wenn eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum nicht bezahlt wurde, können Sie eine Mahnung versenden. FlowAssist unterstützt 1. und 2. Mahnung mit eigenem PDF und Begleittext.

Mahnungen können automatisch erstellt und per E-Mail versendet werden. Aktivieren Sie die automatische Mahnerstellung unter Einstellungen → Automatisierung. Pro Kunde kann der automatische Versand individuell über das Kundenprofil an- oder abgeschaltet werden.

Mahngebühren: FlowAssist unterstützt das Hinzufügen von Mahngebühren (z.B. 5 Euro Bearbeitungsgebühr) im Mahnungs-PDF. Prüfen Sie, ob Sie Mahngebühren erheben dürfen und ob Ihr Textbaustein darauf hinweist.
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Überfällige Rechnung öffnen

Öffnen Sie die überfällige Rechnung. Der Status ist "Überfällig".

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Mahnung erstellen

Klicken Sie auf "Mahnung erstellen". Wählen Sie: 1. Mahnung oder 2. Mahnung. Ein Mahnungs-PDF wird generiert.

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Mahntext prüfen

Der Mahntext wird aus Ihrem Textbaustein geladen. Prüfen Sie ihn und passen Sie ihn bei Bedarf an.

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Mahnung versenden

Klicken Sie "Mahnung versenden". Das Versandmodal öffnet sich. Empfänger, Betreff und Anhang (Mahnungs-PDF) sind vorausgefüllt.

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Status und Protokoll

Nach dem Versand wird die Mahnung in der Rechnungshistorie protokolliert. Status bleibt "Überfällig" bis zur Zahlung.

Screenshot: Mahnung erstellen Zeigen Sie den Dialog "Mahnung erstellen" mit der Auswahl 1. oder 2. Mahnung, dem generierten Mahnungs-PDF in der Vorschau und dem Mahntext.

2.6.5 Rechnungen stornieren und korrigieren

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist und bereits versendet wurde, darf sie nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden. Sie muss storniert und durch eine korrigierte Rechnung ersetzt werden.

Niemals eine versendete Rechnung einfach löschen: Das Löschen einer bereits versendeten Rechnung erzeugt eine Lücke in der Nummernfolge und ist steuerrechtlich problematisch. Immer stornieren, nie löschen.
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Rechnung stornieren

Öffnen Sie die fehlerhafte Rechnung. Klicken Sie auf "Stornieren". Eine Stornorechnung mit negativen Beträgen wird automatisch erstellt.

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Neue Rechnung erstellen

Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Daten. Verweisen Sie im Text auf die stornierte Rechnung (z.B. "Korrektur zu RE-2024-041").

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Beide Dokumente archivieren

Bewahren Sie sowohl die stornierte Rechnung als auch die Stornorechnung in Ihrem Archiv auf. Sie sind Teil des Buchungsprotokolls.