Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.1 Kundenstamm als zentrale Datenbasis

In FlowAssist beginnt jeder saubere Prozess mit einem vollständigen Kundenprofil. Diese Seite erklärt, wie ein Kundendatensatz aufgebaut ist, welche Felder für die Erstanlage wirklich relevant sind, wie Sie Kunden suchen und verwalten und warum eine gute Datenbasis alle Folgeprozesse vereinfacht.

2.1.1 Warum der Kundenstamm die Basis aller Folgeprozesse ist

Jedes Angebot, jeder Vertrag, jede Rechnung und jeder Einsatz in FlowAssist ist mit einem Kunden verknüpft. Die Daten des Kunden - Firmenname, Adresse, Ansprechpartner und spätere Zahlungslogik - werden direkt in Folgeprozesse übernommen.

Wenn Kundendaten unvollständig oder falsch sind, entstehen Folgeprobleme in PDFs, E-Mails und Abrechnungen. Eine falsch geschriebene Adresse erscheint auf jeder Rechnung. Ein fehlender Ansprechpartner fuehrt zu unpersoenlichen Versandtexten. Investieren Sie daher beim Anlegen eines Kunden lieber frueh in saubere Stammdaten.

Erst anlegen, dann dokumentieren: Legen Sie den Kunden sauber an, bevor Sie das erste Angebot erstellen. Nachtraegliche Änderungen am Kundenprofil aktualisieren bereits erzeugte PDFs nicht rueckwirkend.

2.1.2 Neuen Kunden anlegen - Schritt für Schritt

Gehen Sie in der Seitenleiste auf "Kunden" und klicken Sie oben rechts auf "Neuer Kunde". Im Neuanlage-Dialog erfassen Sie heute zuerst die grundlegenden Stammdaten und die Adresse. Zahlungslogik und Notizen gehören nicht mehr zu diesem ersten Schritt.

Aktueller Stand: Die Kundennummer wird bei der Neuanlage automatisch erzeugt, ist später aber nicht mehr dauerhaft gesperrt. Im Bearbeiten-Dialog kann sie angepasst werden, solange kein Duplikat entsteht.
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Kundentyp wählen

Wählen Sie zuerst, ob Sie einen Firmenkunden oder eine Privatperson anlegen. Danach werden die passenden Felder für Firmenname oder Vorname und Nachname eingeblendet.

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Stammdaten erfassen

Pflegen Sie Firmenname oder Personenname sowie optionale Angaben wie E-Mail, Telefon, Mobilnummer, Website, Branche und Umsatzsteuer-ID. Diese Basis wird später in Angebote, Verträge und Rechnungen übernommen.

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Adresse übernehmen oder manuell ergaenzen

Sie können über die Adresssuche einen Vorschlag laden oder Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land direkt selbst eintragen. Die Rechnungsadresse sollte vor dem ersten Dokument vollständig sein.

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Kunden speichern

Klicken Sie auf "Erstellen". Erst beim Speichern wird die Kundennummer erzeugt und der Datensatz in der Kundenliste sichtbar.

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Details später erweitern

Zahlungsbedingungen, öffentliche Notizen, interne Notizen und weitere Detailangaben pflegen Sie anschliessend in der Kundendetailseite oder im Bearbeiten-Dialog. Auch die Kundennummer ist dort inzwischen änderbar, solange sie eindeutig bleibt.

FlowAssist Dialog zum Anlegen eines neuen Kunden mit Stammdaten und Adresse

2.1.3 Kunden suchen, filtern und verwalten

Die Kundenliste zeigt alle angelegten Kunden. Sie können über das Suchfeld nach Name, Kundennummer oder Adresse suchen. Klicken Sie auf einen Kunden, um zur Detailseite zu gelangen.

  • Suchfeld oben: Freitextsuche nach Firmenname, Adresse oder Kundennummer
  • Kartenansicht vs. Listenansicht: umschaltbar über das Icon oben rechts
  • Sortierung: nach Name oder zuletzt bearbeitet
  • Klick auf Kundenkarte: öffnet die vollständige Kundenseite
  • Bearbeiten: über das Stift-Icon auf der Kundenkarte oder den Bearbeiten-Button auf der Detailseite
  • Löschen: nur möglich, wenn keine verknüpften Dokumente vorhanden sind
FlowAssist Kundenliste mit Suchfeld und Kundenkarten

2.1.4 Die Kundendetailseite verstehen

Die Kundendetailseite ist die zentrale Übersicht für einen Kunden. Sie zeigt Stammdaten, Ansprechpartner, Adressen, Notizen, Zahlungslogik und darunter alle verknüpften Dokumente wie Angebote, Verträge, Rechnungen und Einsätze.

  • Stammdaten-Block: Firmenname, Adresse, Kontaktdaten und bearbeitbare Kundennummer
  • Ansprechpartner-Block: Liste aller Ansprechpartner mit Name, Rolle, E-Mail und Telefon
  • Adressen-Block: Rechnungsadresse und optionale Leistungsadressen
  • Notizen und Zahlungslogik: öffentliche und interne Hinweise sowie kundenbezogene Zahlungsvorgaben
  • Dokumente-Block: alle verknüpften Angebote, Verträge, Rechnungen und Einsätze
  • Aktionsbuttons: Angebot, Vertrag oder Rechnung direkt aus dem Kundenkontext anlegen
FlowAssist Kundendetailseite mit Stammdaten, Kontakten und verknüpften Dokumenten
Screenshot: Kundendetailseite Die Kundendetailseite zeigt Stammdaten, Ansprechpartner, Adressen und die verknüpfte Dokumentenhistorie in einem gemeinsamen Kontext.

2.1.5 Merkmale eines sauberen Kundendatensatzes

Ein vollständiger Kundendatensatz ermöglicht es, Dokumente ohne manuelle Korrekturen zu erstellen. Prüfen Sie für jeden Kunden folgende Punkte:

  • Firmenname oder Personenname ist korrekt geschrieben
  • Mindestens eine vollständige Rechnungsadresse ist hinterlegt
  • Mindestens ein Ansprechpartner mit Name und E-Mail ist gepflegt
  • Zahlungslogik ist gesetzt oder bewusst auf Standard belassen
  • Keine doppelten Kundendatensätze wurden angelegt
  • Öffentliche und interne Notizen sind nur dort gepflegt, wo sie wirklich nötig sind
  • Verknüpfte Dokumente bleiben nachvollziehbar und vollständig