Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.2 Ansprechpartner, Adressen und Kontaktwege

Ansprechpartner und Adressen sind mehr als Hilfsdaten – sie steuern, wer auf Dokumenten erscheint, wohin E-Mails gehen und welcher Leistungsort auf Verträgen und Arbeitsscheinen steht. Diese Seite erklärt den richtigen Umgang mit Kontakten und Adressen in FlowAssist.

2.2.1 Warum Kontakte und Adressen so wichtig sind

In FlowAssist sind Ansprechpartner und Adressen keine optionalen Zusatzdaten. Sie steuern direkt: welcher Name in der Anrede eines Angebots erscheint, an welche E-Mail-Adresse das Versandmodal vorschlägt, und welche Lieferanschrift auf Arbeitsscheinen und Einsatzplänen steht.

Viele Fehler in der Praxis entstehen dadurch, dass Kontakte fehlen oder veraltet sind: E-Mails gehen an die falsche Person, Rechnungen haben eine falsche Adresse, oder Arbeitsscheine zeigen keinen Ansprechpartner. Investieren Sie beim Anlegen eines Kunden einige Minuten in vollständige Kontaktdaten.

2.2.2 Ansprechpartner anlegen und verwalten

Jeder Kunde kann mehrere Ansprechpartner haben. Gehen Sie zur Kundendetailseite und klicken Sie im Block "Ansprechpartner" auf das Plus-Icon.

1

Name eingeben

Vorname und Nachname des Ansprechpartners. Erscheint in der Anrede von Angeboten und E-Mails.

2

Anrede wählen

Herr, Frau oder ohne Anrede. Wird in Dokumenten und E-Mails als "Sehr geehrter Herr [Name]" verwendet.

3

E-Mail und Telefon

E-Mail des Ansprechpartners: erscheint als vorgeschlagener Empfänger im Versandmodal. Telefon optional.

4

Rolle (optional)

z.B. "Einkauf", "Buchhaltung", "Geschäftsführung". Dient der internen Orientierung.

5

Standardkontakt

Markieren Sie einen Ansprechpartner als Standard. Dieser wird beim Erstellen neuer Dokumente automatisch vorausgewählt.

FlowAssist Formular zum Anlegen eines Ansprechpartners

2.2.3 Adressen anlegen: Rechnungsadresse und Leistungsort

Ein Kunde kann mehrere Adressen haben. Die häufigsten Typen sind die Rechnungsadresse (wohin die Rechnung geht) und der Leistungsort (wo die Leistung erbracht wird). Beide können voneinander abweichen.

  • Rechnungsadresse: erscheint im Adressfeld von Rechnungen und Angeboten
  • Leistungsort / Objektadresse: erscheint auf Arbeitsscheinen und Einsatzplänen
  • Mehrere Adressen pro Kunde sind möglich (z.B. verschiedene Filialen)
  • Eine Adresse kann als "Standard-Rechnungsadresse" oder "Standard-Lieferadresse" markiert werden
  • Objektbezeichnung: z.B. "Gebäude A, 3. OG" – erscheint auf Arbeitsscheinen
  • Fremdschlüsselbezeichnung: ein interner Name für das Objekt (z.B. "Objekt Berlin-Mitte")
FlowAssist Formular zum Anlegen einer Kundenadresse

2.2.4 Wie Kontakte in Dokumenten verwendet werden

Beim Erstellen eines Angebots, Vertrags oder einer Rechnung können Sie aus den hinterlegten Ansprechpartnern und Adressen wählen. Die App schlägt automatisch den Standard-Ansprechpartner und die Standard-Rechnungsadresse vor.

Kontakte direkt aus Dokumenten anlegen: Wenn Sie beim Erstellen eines Angebots merken, dass ein Ansprechpartner fehlt, können Sie ihn direkt im Formular anlegen – ohne das Dokument verlassen zu müssen.
  • Ansprechpartner-Auswahl: im Formular erscheint ein Dropdown mit allen Ansprechpartnern des Kunden
  • Adressauswahl: ein Dropdown mit allen Adressen des Kunden (Rechnungsadresse, Lieferadresse)
  • Neu hinzufügen: direkt aus dem Dokument-Formular heraus können neue Kontakte oder Adressen angelegt werden, ohne die Dokumenterstellung zu unterbrechen
  • Anrede wird automatisch befüllt: "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Sehr geehrte Frau Schmidt"
  • Im Versandmodal: E-Mail des gewählten Ansprechpartners wird als Standardempfänger eingetragen

2.2.5 Häufige Fehler bei Kontakten und Adressen

Diese Fehler treten in der Praxis häufig auf und lassen sich durch kurze Sorgfalt beim Anlegen vermeiden:

Adressen nie im Dokument überschreiben: Wenn Sie eine Adresse im Dokument manuell korrigieren, wird der Kundenstamm NICHT aktualisiert. Korrigieren Sie Adressen immer direkt im Kundenprofil, damit alle zukünftigen Dokumente korrekt sind.
  • E-Mail-Adressen mit Tippfehler: führen zu nicht zugestellten Versandmails ohne Fehlermeldung
  • Kein Standardkontakt gesetzt: App wählt keinen Empfänger vor – manuelle Auswahl bei jedem Dokument nötig
  • Falsche Adresse als Rechnungsadresse: z.B. Lieferadresse statt Rechnungsadresse verwendet
  • Adressen im Dokument manuell übertippt: Änderungen bleiben nur im Dokument, nicht im Kundenstamm
  • Veraltete Ansprechpartner: Person ist nicht mehr zuständig, aber noch als Standard markiert

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