Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.4 Digitale Angebotsannahme

FlowAssist ermöglicht es, Angebote digital annehmen zu lassen. Der Kunde erhält einen Link, klickt auf "Angebot annehmen" und die Annahme wird automatisch in der App verarbeitet. Diese Seite erklärt, wie das funktioniert, was einzurichten ist und worauf man achten muss.

2.4.1 Was die digitale Angebotsannahme ist und wann sie sinnvoll ist

Die digitale Angebotsannahme ermöglicht es Kunden, ein Angebot online zu bestätigen – ohne Unterschrift, Rückruf oder E-Mail-Antwort. Dazu wird ein eindeutiger Annahmelink generiert, den Sie im PDF oder in der Begleit-E-Mail mitschicken.

Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie viele Angebote versenden und schnelle Rückmeldungen brauchen. Der Kunde klickt auf "Angebot annehmen", gibt optional eine Nachricht ein, und die Annahme wird direkt in FlowAssist registriert.

Portal-Voraussetzung: Die digitale Annahme erfordert, dass das FlowAssist-Portal konfiguriert ist (Server, URL und API-Schlüssel). Richten Sie das unter Einstellungen → Portal ein, bevor Sie diese Funktion nutzen.

2.4.2 Portal-Einstellungen für die digitale Annahme

Damit die digitale Annahme funktioniert, müssen in den Einstellungen folgende Portal-Parameter konfiguriert sein:

1

Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen → Digitale Angebotsannahme (oder Portal-Einstellungen).

2

Portal-URL eintragen

Tragen Sie die URL Ihres FlowAssist-Portals ein (z.B. https://portal.meinefirma.de). Diese URL erscheint im Annahmelink.

3

API-Schlüssel eintragen

Tragen Sie den API-Schlüssel ein, der vom Portal bereitgestellt wird. Dieser sichert die Kommunikation zwischen App und Portal ab.

4

Annahme-Verhalten konfigurieren

Wählen Sie, was bei einer Annahme passieren soll: Nur benachrichtigen, oder automatisch Angebotsstatus auf "Angenommen" setzen.

5

Testverbindung prüfen

Klicken Sie auf "Verbindung testen". Die App meldet, ob die Verbindung erfolgreich ist.

FlowAssist Portal-Einstellungen fuer digitale Angebotsannahme mit Verbindungsstatus

2.4.3 Annahmelink im Angebot aktivieren

Wenn die Portal-Einstellungen konfiguriert sind, können Sie bei jedem Angebot die digitale Annahme aktivieren. Das geht direkt im Angebotsformular.

1

Angebot öffnen oder anlegen

Öffnen Sie das Angebotsformular. Scrollen Sie zum Abschnitt "Digitale Angebotsannahme" oder "Portal-Einstellungen".

2

Annahme aktivieren

Schalten Sie den Toggle "Digitale Annahme aktivieren" auf Ein. Ein eindeutiger Annahmelink wird generiert.

3

QR-Code im PDF

Optional: Aktivieren Sie den Toggle "QR-Code im PDF anzeigen". Der QR-Code erscheint dann auf der letzten Seite des PDFs.

4

Annahmebutton in E-Mail

Im Versandmodal können Sie einen "Angebot annehmen"-Button in der E-Mail aktivieren. Dieser Button führt direkt zum Portal.

5

Annahmelink manuell kopieren

Sie können den Annahmelink auch manuell kopieren und z.B. in eine WhatsApp-Nachricht einfügen.

FlowAssist Angebotsformular mit Einstellungen zur digitalen Annahme
FlowAssist Angebots-PDF mit QR-Code fuer digitale Annahme

2.4.4 Was beim Kunden passiert – der Annahmeprozess

Wenn der Kunde auf den Annahmelink klickt oder den QR-Code scannt, öffnet sich das FlowAssist-Portal in seinem Browser. Dort sieht er das Angebot und kann es annehmen.

1

Portal öffnet sich

Der Kunde sieht das Angebot auf einer übersichtlichen Portalseite mit Firmennamen, Angebotsnummer, Positionen und Gesamtbetrag.

2

Prüfen und annehmen

Der Kunde kann das Angebot prüfen und auf "Angebot annehmen" klicken. Optional kann er eine Nachricht eingeben (z.B. "Bitte bis Ende der Woche starten").

3

Bestätigung

Der Kunde erhält eine Bestätigungsseite. Optional: automatische Bestätigungs-E-Mail an den Kunden.

4

Benachrichtigung an Sie

Sie werden per E-Mail über die Annahme informiert. Der Angebotsstatus in FlowAssist wechselt auf "Angenommen".

Screenshot: Portalansicht – Angebotsannahme Zeigen Sie die Portalseite, die der Kunde sieht: Angebotsnummer, Firmenname, Positionen, Gesamtbetrag und der Button "Angebot annehmen". Diese Seite sollte professionell und klar strukturiert wirken.

2.4.5 Annahme in der App verarbeiten

Nach einer digitalen Annahme erhalten Sie eine Benachrichtigung und sehen den aktualisierten Status in der Angebotsliste. Sie können dann direkt aus dem angenommenen Angebot einen Vertrag oder eine Auftragsbestätigung ableiten.

Schneller Folgeschritt: Direkt nach der Annahme können Sie auf der Angebotsdetailseite auf "In Vertrag umwandeln" oder "Rechnung erstellen" klicken. Alle Daten werden übernommen.
  • Angebotsstatus wechselt auf "Angenommen" – sichtbar in der Angebotsliste
  • Annahmedatum und optionale Kundennachricht sind auf der Angebotsdetailseite sichtbar
  • Aus dem angenommenen Angebot heraus kann direkt ein Vertrag, eine AB oder eine Rechnung erstellt werden
  • Verknüpfte Dokumente bleiben im Kundenkontext nachvollziehbar