Dokumentation · 2. Kunden- und Vertriebsworkflow

2.3 Angebote erstellen, prüfen und versenden

Angebote sind das erste verbindliche Kommunikationsdokument gegenüber einem Kunden. Diese Seite erklärt den vollständigen Angebotsworkflow in FlowAssist: vom Öffnen des Formulars über Positionen, Texte und PDF-Prüfung bis zum Versand.

2.3.1 Ein neues Angebot anlegen

Sie können ein neues Angebot auf zwei Wegen anlegen: Entweder über den Menüpunkt "Angebote" → "Neues Angebot" oder direkt aus der Kundendetailseite heraus über den Button "Angebot erstellen". Der zweite Weg ist empfohlen, weil der Kunde dann automatisch vorausgewählt ist.

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Kunden wählen

Tippen Sie den Kundennamen oder die Kundennummer in das Suchfeld. Der Kunde erscheint als Vorschlag – klicken Sie ihn an. Ansprechpartner und Adresse werden automatisch vorbelegt.

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Angebotsnummer prüfen

Die Nummer wird automatisch aus dem konfigurierten Nummernkreis erzeugt (z.B. AN-2024-042). Lassen Sie sie in der Regel unverändert.

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Datum und Gültigkeit

Angebotsdatum (Standard: heute) und Gültigkeitsdatum eintragen. Das Gültigkeitsdatum erscheint im PDF.

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Ansprechpartner wählen

Wählen Sie aus dem Dropdown den richtigen Ansprechpartner. Die Anrede wird automatisch generiert.

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Adresse prüfen

Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsadresse korrekt ist – sie erscheint im Adressfeld des PDFs.

FlowAssist Angebotsformular mit Kundenauswahl, Angebotsnummer, Datum und Ansprechpartner

2.3.2 Leistungspositionen eintragen

Der Positionsblock ist das Herzstück des Angebots. Hier tragen Sie jede einzelne Leistung mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis ein. FlowAssist berechnet Summen automatisch.

Kleinunternehmer-Modus: Wenn in den Firmeneinstellungen "Kleinunternehmer §19 UStG" aktiviert ist, wird bei jeder neuen Position automatisch MwSt. 0% gesetzt. Die Rechnung enthält dann keine Steuerausweisung.
  • Bezeichnung: Kurztext der Leistung, erscheint im PDF als Positionstitel
  • Beschreibung: optionaler Langtext für mehr Details zur Position
  • Menge: numerischer Wert (z.B. 1, 5, 0.5)
  • Einheit: z.B. "Stk.", "Std.", "m²", "pauschal"
  • Einzelpreis (Netto): Preis pro Einheit ohne MwSt.
  • MwSt.-Satz: 19% (Standard), 7% (ermäßigt) oder 0% (bei Kleinunternehmer automatisch 0%)
  • Gesamtpreis: wird automatisch berechnet (Menge × Einzelpreis)
  • Positionsreihenfolge: per Drag-and-Drop änderbar
  • Position hinzufügen: Plus-Button unter der letzten Position
  • Position löschen: Mülleimer-Icon rechts neben der Position
FlowAssist Angebotsformular mit Leistungspositionen und Summenberechnung

2.3.3 Einleitung, Abschluss und Textbausteine

Oberhalb und unterhalb der Positionstabelle können Sie Fließtexte eintragen: eine Einleitung (z.B. Dankesformulierung, Leistungsbeschreibung) und einen Abschlusstext (z.B. Gültigkeitsdauer, Kontaktaufforderung). Nutzen Sie Textbausteine, um häufig verwendete Texte einzufügen.

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Textbaustein einfügen

Klicken Sie im Textfeld auf das Baustein-Icon. Ein Dropdown zeigt Ihre gespeicherten Textbausteine. Wählen Sie einen aus – der Text wird eingefügt.

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Text anpassen

Nach dem Einfügen können Sie den Text im Formular noch anpassen. Änderungen im Dokument wirken sich nicht auf den gespeicherten Baustein aus.

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Rich Text nutzen

Der Einleitungstext unterstützt einfache Formatierungen wie Fett, Kursiv und Listen. Nutzen Sie die Toolbar über dem Textfeld.

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Platzhalter

Wenn Ihr Textbaustein Platzhalter enthält (z.B. {{Datum}}), ersetzen Sie diese vor dem Speichern durch echte Werte.

2.3.4 PDF prüfen vor dem Versand

Öffnen Sie die PDF-Vorschau IMMER, bevor Sie ein Angebot versenden oder final speichern. Selbst kleine Fehler – eine falsche Adresse, ein fehlender Ansprechpartner, eine falsche Summe – werden erst im PDF sichtbar.

  • Logo erscheint korrekt oben links
  • Angebotsnummer entspricht dem Nummernkreis
  • Datum und Gültigkeitsdatum korrekt
  • Kundenadresse vollständig und korrekt
  • Ansprechpartner mit korrekter Anrede
  • Alle Positionen vollständig mit Menge, Preis und MwSt.
  • Netto-, MwSt.- und Bruttosumme korrekt
  • Einleitungs- und Abschlusstext vollständig
  • Steuernummer und ggf. USt-IdNr. sichtbar
  • Kein Feld ist leer oder zeigt einen Platzhalter statt echtem Inhalt
FlowAssist PDF-Vorschau eines Angebots mit Briefkopf, Positionen und Summen

2.3.5 Angebot versenden und Status verwalten

Nach der PDF-Prüfung können Sie das Angebot per E-Mail versenden. Klicken Sie auf "Versenden". Das Versandmodal öffnet sich.

  • Status "Entwurf": Angebot angelegt, noch nicht versendet
  • Status "Versendet": E-Mail wurde abgeschickt
  • Status "Angenommen": Kunde hat das Angebot angenommen (manuell oder digital)
  • Status "Abgelehnt": Angebot wurde manuell auf abgelehnt gesetzt
  • Status "Abgelaufen": Gültigkeitsdatum ist verstrichen
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Empfänger prüfen

Der Ansprechpartner des Angebots wird als Empfänger vorgeschlagen. Ergänzen oder ändern Sie ggf. die E-Mail-Adresse.

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Betreff und Text

Betreff ist vorbelegt (z.B. "Ihr Angebot AN-2024-042"). Begleittext aus Textbaustein wird automatisch geladen. Passen Sie ihn bei Bedarf an.

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Anhang prüfen

Das PDF wird automatisch als Anhang hinzugefügt. Prüfen Sie, ob der richtige Anhang hinterlegt ist.

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Signatur prüfen

Ihre persönliche Signatur wird automatisch eingefügt. Prüfen Sie Name, Titel und Kontaktdaten.

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Versenden

Klicken Sie "Senden". Status des Angebots ändert sich auf "Versendet". Sie sehen den Versandzeitstempel auf der Detailseite.

2.3.6 Angebotsvorlagen für Wiederverwendung

Wenn Sie ähnliche Angebote häufig erstellen (z.B. immer die gleichen Standardleistungen), können Sie ein Angebot als Vorlage speichern. Beim nächsten Mal wählen Sie einfach die Vorlage aus und passen nur Kunde und Datum an.

  • Vorlage speichern: im Angebotsformular → "Als Vorlage speichern"
  • Vorlage laden: beim Erstellen eines neuen Angebots → "Aus Vorlage erstellen"
  • Vorlagen werden im Vorlagen-Manager unter Einstellungen verwaltet
  • Positionen und Texte werden übernommen, Kundendaten müssen neu gewählt werden
FlowAssist Vorlagen-Manager mit gespeicherten Angebotsvorlagen