2.1 Kundenstamm als zentrale Datenbasis
In FlowAssist beginnt jeder saubere Prozess mit einem vollständigen Kundenprofil.
Dieses Profil wird nicht nur für die Kundenliste verwendet, sondern direkt in Angebote,
Verträge, Rechnungen, Mahnungen und Einsatzplanungen übernommen.
- Kundennummer, Firmenname und Rechtsform bleiben über alle Folgeprozesse konsistent.
- Kontaktdaten, Zahlungslogik und Notizen werden zentral statt mehrfach gepflegt.
- Verknüpfte Dokumente bleiben direkt im Kundenkontext nachvollziehbar.
2.1 Kundenstamm
2.2 Ansprechpartner, Adressen und Kontaktwege
Ansprechpartner, Rechnungsadressen, Einsatzorte und E-Mail-Adressen sollten früh sauber gepflegt werden.
Viele Automatiken der App hängen davon ab, dass diese Daten nicht improvisiert, sondern gezielt aus dem
Kundenprofil ausgewählt werden.
- Ansprechpartner personalisieren Anrede, Versandtexte und Dokumente.
- Mehrere Adressen ermöglichen getrennte Rechnungs- und Leistungsorte.
- Kontaktwege steuern Standardempfänger beim Versand.
- Objektbezeichnungen helfen bei Einsatzplanung, Vertrag und Arbeitsschein.
2.2 Kontakte und Adressen
2.3 Angebote erstellen, prüfen und versenden
Angebote werden in FlowAssist nicht isoliert geschrieben, sondern aus dem Kundenkontext
heraus aufgebaut. Dadurch stehen Ansprechpartner, Adressen, Zahlungsbedingungen, Texte und
Folgeprozesse bereits bereit.
- Leistungspositionen können mit Netto- und Bruttoeinzelpreisen gepflegt werden.
- Einleitung und Abschluss bleiben flexibel bearbeitbar.
- PDF-Vorschau und Versand laufen direkt aus der App.
- Änderungen werden vor dem Speichern sauber zusammengefasst.
2.3 Angebote
2.4 Digitale Angebotsannahme
Wenn die Portal-Annahme aktiviert ist, kann ein Angebot mit direktem Link, Button und optionalem
QR-Code versendet werden. Die Annahme wird im Portal verarbeitet und bei Bedarf wieder in die App
zurückgespielt.
- Annahmelink und QR-Code können im Angebots-PDF gezeigt oder ausgeblendet werden.
- Die E-Mail kann weiterhin einen Annahmebutton enthalten, auch wenn der PDF-Block ausgeblendet ist.
- Bestätigungen an Unternehmen und Kunde laufen über die konfigurierte Portallogik.
- Angenommene Angebote können automatisch in der App übernommen werden.
2.4 Digitale Annahme
2.5 Verträge und Auftragsbestätigungen
Aus einem Angebot kann ein Vertrag oder eine Auftragsbestätigung entstehen. Beide Dokumenttypen
greifen auf gemeinsame Daten zu, unterscheiden sich aber in Aufbau und Aussage: Ein Dienstleistungsvertrag
bildet ein laufendes Verhältnis ab, eine Auftragsbestätigung den bestätigten Einzelauftrag.
- Dokumenttitel, Beschreibung und Nummer werden im PDF korrekt übernommen.
- Leistungsumfang, Ausführungsort und Ausführungszeiten bilden die operative Grundlage.
- Ein Vertrag kann direkt in die Einsatzplanung überführt werden.
- Historie und verknüpfte Folgebelege bleiben sichtbar.
2.5 Verträge und AB
2.6 Rechnungen, Status und Mahnwesen
Rechnungen bauen auf vorhandenen Kunden- und Leistungsdaten auf. Je besser Angebot, Vertrag und
Einsatzdaten vorbereitet sind, desto weniger manuelle Korrekturen sind bei Rechnungsbetrag, Zeitraum
und Text nötig.
- Rechnungspositionen übernehmen strukturierte Leistungsdaten aus dem vorherigen Prozess.
- Versand, Statuswechsel und Mahnwesen bleiben nachvollziehbar.
- Änderungshistorie und Detailseite zeigen, was wann geändert wurde.
- Offene Rechnungen werden später für das Bank-Matching relevant.
2.6 Rechnungen und Mahnungen
