Dokumentation · 7. Export und Compliance

7.4 Prüfbarkeit und Audit: Bereit für die Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann unangenehm werden, wenn Daten fehlen oder nicht auffindbar sind. FlowAssist ist so konzipiert, dass alle prüfungsrelevanten Daten strukturiert vorliegen. Diese Seite erklärt, was Prüfer erwarten, wie Sie sich vorbereiten und wie FlowAssist den Prüfprozess erleichtert.

7.4.1 Was ein Betriebsprüfer erwartet

Bei einer Betriebsprüfung (Steuerprüfung, Lohnsteuerprüfung oder Umsatzsteuernachschau) hat der Prüfer das Recht, Zugang zu allen steuerrelevanten Daten zu erhalten. Das umfasst nicht nur die Papier-Dokumente, sondern auch die elektronische Buchhaltung.

Gemäß §147 AO und den GoBD kann der Prüfer verlangen, dass die Daten in maschinell auswertbarer Form vorliegen – also nicht nur als PDFs, sondern als strukturierte Datensätze.

Prüfer kann keine App bedienen müssen: Der Prüfer hat keinen Anspruch auf Zugang zur FlowAssist-App selbst. Sie müssen die Daten als exportierte Dateien bereitstellen – als PDF, CSV oder DATEV-Export. Bereiten Sie das vor, bevor der Prüfer kommt.
  • Vollständigkeit: alle Einnahmen und Ausgaben des geprüften Zeitraums
  • Lückenlosigkeit: keine Rechnungsnummernlücken, keine fehlenden Belege
  • Nachvollziehbarkeit: jede Buchung muss einem Beleg zuzuordnen sein
  • Lesbarkeit: Daten müssen sofort verständlich und auffindbar sein
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Export als DATEV oder GDPdU/GoBD-Datensatz

7.4.2 Betriebsprüfung vorbereiten: Schritt-für-Schritt-Checkliste

Wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird (das passiert üblicherweise einige Wochen vorher), haben Sie Zeit zur Vorbereitung. Nutzen Sie sie:

1

Zeitraum bestimmen

Welcher Zeitraum wird geprüft? Meist die letzten 3 Geschäftsjahre. Stellen Sie alle Daten für genau diesen Zeitraum bereit.

2

Rechnungsexport

Exportieren Sie alle Ausgangsrechnungen des Prüfungszeitraums als PDF und CSV. Prüfen Sie Vollständigkeit und Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern.

3

Ausgaben-Export

Exportieren Sie alle Ausgaben mit Kategorien, Belegen und Belegscan-Dateien als ZIP.

4

Bankbelege

Bereiten Sie die Kontoauszüge (Original-PDF der Bank) für den gesamten Zeitraum bereit.

5

EÜR-Berichte

Exportieren Sie die EÜR-Berichte für jedes Jahr als PDF.

6

Steuerberater einbeziehen

Informieren Sie Ihren Steuerberater über die Prüfung. Er kann die Vorbereitung koordinieren und mit dem Prüfer kommunizieren.

7

Audit-Log exportieren

Exportieren Sie das Audit-Log für den Prüfungszeitraum als CSV oder PDF – als Nachweis der Änderungsdokumentation.

Screenshot: Vollständiger Export-Satz für Betriebsprüfung Zeigen Sie einen Windows-Ordner oder eine Dateiliste mit den verschiedenen Export-Dateien, die für eine Betriebsprüfung bereitgestellt werden: Rechnungen-2023.pdf, Rechnungen-2023.csv, Ausgaben-2023.zip, EÜR-2023.pdf, AuditLog-2023.csv. Strukturierte, benannte Dateien sind das Ziel.

7.4.3 Rechnungsnummernlücken: Wie sie entstehen und was zu tun ist

Eine häufige Frage bei Betriebsprüfungen ist: "Warum fehlt Rechnungsnummer 17?" Rechnungsnummern müssen lückenlos sein. Jede Lücke muss erklärt werden.

In FlowAssist können Lücken entstehen durch: gelöschte Rechnungsentwürfe (Nummer wurde vergeben aber nicht verwendet), Stornierungen (Stornorechnung hat eigene Nummer, die Original-Nummer bleibt), oder Fehler bei der Nummerierung.

Stornierte Rechnungen erklären können: Eine stornierte Rechnung hinterlässt immer eine "Lücke" in der Nummernfolge (die Stornorechnung hat eine neue Nummer). Das ist in Ordnung – solange die Stornorechnung vorhanden ist und auf die Original-Rechnung verweist. FlowAssist erstellt Stornorechnungen automatisch mit korrektem Rückbezug.
  • Lücken sind erklärbar: Stornorechnungen, Testentwürfe – das ist akzeptiert wenn dokumentiert
  • Lücken sind problematisch: wenn sie nicht erklärt werden können
  • FlowAssist zeigt im EÜR-Bereich eine Lückenliste: alle Nummern ohne Rechnung
  • Empfehlung: Keine Rechnungsentwürfe mit echter Nummer – erst nummerieren wenn die Rechnung fertig ist

7.4.4 Datenzugriff für den Prüfer bereitstellen

Der Prüfer hat nach §147 Abs. 6 AO drei Möglichkeiten der Dateneinsicht: Lesezugriff direkt am System (Z1), maschinell verwertbarer Datenträger (Z2), oder Papierausdruck (Z3). FlowAssist unterstützt Z2 und Z3.

  • Z2-Datenträger: DATEV-Export, CSV-Export auf USB-Stick für den Prüfer
  • Z3-Papierausdruck: alle Rechnungen und Belege als PDF gedruckt
  • Kein Pflicht-Z1-Zugriff: Sie müssen dem Prüfer keinen Zugang zur App selbst geben
  • Format-Anforderung: Daten müssen in GoBD-konformer Form vorliegen (maschinell lesbar, vollständig)