Dokumentation · 7. Export und Compliance

7.1 Exportformate: CSV, PDF, JSON und DATEV

FlowAssist kann Daten in verschiedenen Formaten exportieren – für den Steuerberater, für die Buchhaltungssoftware oder für eigene Auswertungen. Diese Seite erklärt alle verfügbaren Exportformate, wofür sie geeignet sind und wie der Export im Detail funktioniert.

7.1.1 Überblick: Welches Format für welchen Zweck?

FlowAssist bietet vier Exportformate, die jeweils für unterschiedliche Zielgruppen und Zwecke optimiert sind. Die Wahl des richtigen Formats hängt davon ab, was Sie mit dem Export machen möchten.

  • PDF: für lesbare Dokumente (Rechnungen, Angebote) – an Kunden senden oder archivieren
  • CSV: für tabellarische Daten (Rechnungslisten, Ausgaben) – in Excel oder LibreOffice öffnen
  • DATEV-CSV: speziell formatiertes CSV für den Import in DATEV-Buchhaltungssoftware
  • JSON: vollständiger Daten-Export für Backups oder Migration zu anderer Software
  • ZIP: mehrere Belege und PDFs in einer komprimierten Datei
Screenshot: Export-Bereich mit Formatauswahl Zeigen Sie den Export-Bereich (z.B. unter "Buchhaltung" → "Export") mit den verschiedenen Export-Optionen als Karten oder Buttons. Jede Option sollte mit dem Format-Icon und einer kurzen Beschreibung gekennzeichnet sein.

7.1.2 CSV-Export: Tabellen für Auswertungen

Der CSV-Export erzeugt eine kommaseparierte Textdatei, die sich in Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc öffnen lässt. Ideal für eigene Auswertungen, Pivot-Tabellen und Ad-hoc-Analysen.

Excel-Tipp: UTF-8 beim Import wählen: Wenn Sie eine FlowAssist-CSV-Datei in Excel öffnen und Umlaute wie ä, ö, ü falsch dargestellt werden, nutzen Sie "Daten" → "Aus Text/CSV" und wählen Sie beim Import Zeichensatz "UTF-8". Das löst das Umlaut-Problem.
1

Bereich wählen

Wählen Sie, was exportiert werden soll: Rechnungen, Angebote, Kunden, Ausgaben, oder alles.

2

Zeitraum eingrenzen

Wählen Sie einen Zeitraum (optional). Ohne Zeitraum werden alle Daten exportiert.

3

Spalten wählen

Wählen Sie die zu exportierenden Spalten (oder alle). Bei Rechnungen z.B.: Nummer, Datum, Kunde, Betrag, Status.

4

Export starten

Klicken Sie "CSV exportieren". Die Datei wird heruntergeladen.

5

In Excel öffnen

Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel. Achten Sie auf die Zeichenkodierung (UTF-8) und Trennzeichen-Einstellungen beim Import-Dialog.

7.1.3 DATEV-Export: Für den Steuerberater

Der DATEV-Export erzeugt eine CSV-Datei im DATEV-Format, die direkt in die DATEV-Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters importiert werden kann. Das spart beiden Seiten Zeit, weil keine manuelle Übertragung nötig ist.

Mit Steuerberater abstimmen: Bevor Sie den ersten DATEV-Export übergeben, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welchen Kontenrahmen er verwendet (SKR03 oder SKR04) und welche DATEV-Version er nutzt. Eine einmalige Abstimmung spart spätere Korrekturen.
  • DATEV Buchungsstapel: für Buchhaltungsbuchungen (Einnahmen, Ausgaben)
  • DATEV Debitoren/Kreditoren: für Kundenstammdaten
  • Format: DATEV-konformes CSV mit korrektem Header
  • Zeitraum wählbar: üblicherweise Quartal oder Geschäftsjahr
  • Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04 (je nach Steuerberater konfigurierbar)

7.1.4 JSON-Export: Vollständiges Daten-Backup

Der JSON-Export erzeugt eine vollständige, maschinenlesbare Kopie aller Daten in FlowAssist. Das Format ist geeignet für Datensicherungen, Migrationen und Integrationen mit anderen Systemen.

JSON-Export enthält alle Daten – mit Vorsicht behandeln: Ein JSON-Export enthält sensible Geschäftsdaten: Kundendaten, Finanzdaten, interne Notizen. Behandeln Sie diese Datei wie ein Backup – verschlüsselt speichern, sicher übertragen und nicht an Unbefugte weitergeben.
  • Vollständig: alle Kunden, Dokumente, Einstellungen, Ausgaben
  • Strukturiert: jeder Datensatz mit allen Feldern und Metadaten
  • Maschinenlesbar: für technische Integrationen oder Weitergabe an Entwickler
  • Nicht für den Steuerberater gedacht: zu technisch für direkte Verwendung
  • Basis für Backup-Wiederherstellung im Setup-Wizard

7.1.5 Qualitätsprüfung nach dem Export

Ein Export ist nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Prüfen Sie vor und nach dem Export:

  • Alle Daten des Zeitraums sind erfasst (keine fehlenden Rechnungen)
  • Ausgaben vollständig und kategorisiert
  • Kein ungematchter Bankumsatz aus dem Zeitraum
  • Export-Datei geöffnet und Stichproben geprüft (stimmen Beträge?)
  • CSV: Umlaute korrekt dargestellt (z.B. ä, ö, ü)
  • DATEV: Datei erfolgreich in DATEV importiert (vom Steuerberater bestätigen lassen)