7.2 E-Rechnung und ZUGFeRD: Strukturierte elektronische Rechnungen

7.2.1 Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine gescannte oder per E-Mail versendete PDF-Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – zusätzlich oder statt des reinen Bildformats. Das ermöglicht die automatische Verarbeitung beim Empfänger ohne manuelles Eintippen.

In Deutschland gibt es zwei Hauptformate: XRechnung (reines XML, kein PDF) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). FlowAssist unterstützt ZUGFeRD, weil es gleichzeitig lesbar (als PDF) und maschinenlesbar (als XML) ist – damit ist es für die meisten Unternehmen das praktischste Format.

E-Rechnungspflicht ab 2025: Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz) bzw. 2028 (alle anderen) müssen auch E-Rechnungen ausgestellt werden. Prüfen Sie die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

PDF/A-3: das Containerformat, das die PDF-Rechnung und das XML enthält
XML-Einbettung: ZUGFeRD-XML ist im PDF als Anhang eingebettet
Lesbar: wie eine normale PDF-Rechnung für Menschen
Maschinenlesbar: ERP/Buchhaltungssysteme können das XML automatisch verarbeiten
Standard: basiert auf der europäischen Norm EN 16931

7.2.2 ZUGFeRD-Rechnung in FlowAssist erstellen

FlowAssist kann Rechnungen als ZUGFeRD-PDF erzeugen. Der Prozess ist identisch mit dem normalen PDF-Versand – Sie wählen lediglich das ZUGFeRD-Format.

ZUGFeRD sieht aus wie eine normale PDF: Eine ZUGFeRD-Datei ist optisch nicht von einer normalen PDF zu unterscheiden. Der Unterschied liegt im Dateiinneren: das XML ist als versteckter Anhang eingebettet. Sie können die ZUGFeRD-PDF wie jede andere PDF öffnen, drucken und versenden.

1

Rechnung öffnen

Öffnen Sie eine fertige Rechnung in FlowAssist.

2

ZUGFeRD-Export wählen

Klicken Sie auf "Exportieren" oder "Senden" → wählen Sie "ZUGFeRD PDF" statt normales PDF.

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Profil wählen

Wählen Sie das ZUGFeRD-Profil: MINIMUM, BASIC oder EN16931 (Comfort). Für die meisten Unternehmen reicht BASIC. EN16931 ist für öffentliche Auftraggeber empfohlen.

4

Generieren

Klicken Sie "Generieren" oder "Herunterladen". Die ZUGFeRD-PDF wird erstellt.

5

Versenden

Versenden Sie die ZUGFeRD-PDF wie eine normale PDF-Rechnung per E-Mail. Der Empfänger kann das XML automatisch verarbeiten.

FlowAssist Rechnungserstellung mit ZUGFeRD-Optionen und Profil-Auswahl — **Screenshot: ZUGFeRD-Optionen in der Rechnungserstellung** Die Rechnungserstellung zeigt die verfuegbaren E-Rechnungsoptionen direkt im Export- und Erstellprozess.

7.2.3 ZUGFeRD-Profile: MINIMUM, BASIC, EN16931

ZUGFeRD definiert mehrere Konformitätsstufen (Profile), die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:

Welches Profil soll ich verwenden: Für normale B2B-Rechnungen: BASIC. Für Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber: EN16931 (Comfort). Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater oder den Kunden, welches Profil er erwartet.

MINIMUM: nur Pflichtfelder – für einfache Rechnungen ohne Detailpositionen
BASIC WL: ohne Positionsdetails – für Summenrechnungen
BASIC: mit Positionsdetails – Standard für die meisten Unternehmen
EN16931 (Comfort): vollständig normkonform – für öffentliche Auftraggeber (Pflicht für öffentliche Ausschreibungen)
EXTENDED: sehr detailliert – für spezielle Anforderungen

7.2.4 E-Rechnungen empfangen

Sie müssen nicht nur E-Rechnungen senden, sondern ab 2025 auch empfangen können. Das bedeutet: Ihr System muss in der Lage sein, XML-Rechnungen zu verarbeiten – entweder automatisch oder zumindest zu öffnen und zu lesen.

FlowAssist unterstützt das Importieren von ZUGFeRD-PDFs und XRechnungs-XMLs als Ausgabe-Datensätze. Die strukturierten Daten werden automatisch ausgelesen und als Ausgabe vorausgefüllt.

Import: ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML in die Ausgabenliste importieren
Automatisches Auslesen: Betrag, Datum, Lieferant aus dem XML
Prüfung: wie bei OCR – immer manuell prüfen, bevor die Ausgabe gespeichert wird
Archivierung: die Originaldatei bleibt als Beleg erhalten

7.2.5 Qualitätsprüfung für ZUGFeRD-Rechnungen

ZUGFeRD-Rechnungen müssen technisch korrekt sein. Fehlerhafte XML-Daten führen zu Importproblemen beim Empfänger.

Rechnung hat alle Pflichtfelder nach §14 UStG
Steuernummer oder USt-IdNr ist korrekt eingetragen
Bankverbindung (IBAN) ist in den Firmendaten vorhanden
ZUGFeRD-PDF kann in einem ZUGFeRD-Viewer korrekt gelesen werden (z.B. Mustang Viewer)
XML-Einbettung vorhanden: Datei hat mehr als erwartet Kilobytes (XML ist eingebettet)
Empfänger bestätigt, dass Import funktioniert hat

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