Dokumentation · 7. Export und Compliance

7.3 Archivierung: Dokumente gesetzeskonform aufbewahren

Steuerrelevante Dokumente müssen in Deutschland je nach Typ 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. FlowAssist unterstützt eine revisionssichere Archivierung im lokalen Speicherpfad. Diese Seite erklärt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, wie FlowAssist die Archivierung unterstützt und was Sie zusätzlich tun müssen.

7.3.1 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten in Deutschland

Das Steuerrecht und das Handelsrecht schreiben vor, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Rechnungen 10 Jahre aufbewahren – ohne Ausnahme: Das Löschen von Rechnungen aus FlowAssist ist für steuerrelevante Zeiträume nicht zulässig. Bewahren Sie alle Rechnungen mindestens 10 Jahre auf. Beim Jahreswechsel empfohlen: Export aller Rechnungen des Vorjahres als PDF + CSV auf einem sicheren Medium.
  • 10 Jahre: Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen), Buchungsbelege, Jahresabschlüsse
  • 6 Jahre: Geschäftsbriefe (E-Mails, Angebote, Bestellungen), Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
  • 10 Jahre: elektronisch erfasste Belege (auch digitalisierte Papierbelege)
  • Elektronische Formate: müssen in einem Format aufbewahrt werden, das unveränderbar ist

7.3.2 GoBD: Was das für FlowAssist bedeutet

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) definieren Anforderungen an digitale Buchhaltungssysteme. Relevante Anforderungen für die Archivierung:

FlowAssist erfüllt GoBD-Anforderungen technisch: FlowAssist protokolliert alle Änderungen, verhindert das Löschen versendeter Dokumente und speichert Dokumente mit Zeitstempel. Die technischen Voraussetzungen sind erfüllt – die organisatorische Umsetzung (Backup, Aufbewahrung) liegt beim Nutzer.
  • Unveränderbarkeit: gespeicherte Dokumente dürfen nicht nachträglich geändert werden können
  • Vollständigkeit: alle steuerrelevanten Vorgänge müssen erfasst sein
  • Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen im Audit-Log dokumentiert sein
  • Lesbarkeit: Dokumente müssen jederzeit lesbar sein (auch nach 10 Jahren)
  • Zugänglichkeit: bei Betriebsprüfung muss ein Prüfer Zugriff erhalten können

7.3.3 Archivierung in der Praxis: Was Sie tun müssen

FlowAssist allein reicht nicht aus für eine vollständige GoBD-konforme Archivierung. Sie müssen zusätzliche Maßnahmen ergreifen:

Cloud-Speicher als zusätzliches Archiv: Cloud-Dienste wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder Dropbox sind gute zusätzliche Archivlösungen. Sie bieten Versionsverlauf und geografische Redundanz. Achten Sie auf DSGVO-Konformität: Nutzen Sie europäische Server oder schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
1

Daten im konfigurierten Speicherpfad

FlowAssist speichert alle Daten und Dokumente in dem Pfad, den Sie im Setup-Wizard konfiguriert haben. Dieser Ordner ist Ihr primäres Archiv.

2

Regelmäßige Backups

Täglich automatisches Backup auf externem Medium (USB, NAS) und/oder Cloud-Speicher. Mindestens wöchentlich.

3

Jahresexport

Am Jahresende: Export aller Rechnungen und Buchungsdaten als PDF und CSV. Diese Jahresexporte separat und unveränderbar aufbewahren (z.B. gebrannte CD/DVD oder schreibgeschützter Ordner).

4

Datenträger-Rotation

Backup-Medien regelmäßig erneuern (Festplatten und USB-Sticks haben eine begrenzte Lebensdauer). Nach 3–5 Jahren auf neue Medien kopieren.

5

Format-Zukunftssicherheit

PDFs in PDF/A-Format sind langzeitstabil. Wenn Sie Daten in proprietären Formaten haben, regelmäßig in offene Formate exportieren.

7.3.4 Wann Dokumente gelöscht werden dürfen

Das Löschen von steuerrelevanten Dokumenten ist erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erlaubt und sinnvoll. Davor: niemals.

Nie Rechnungen löschen, die noch nicht 10 Jahre alt sind: Selbst wenn eine Rechnung fehlerhaft war oder storniert wurde – der Datensatz muss 10 Jahre erhalten bleiben. Stornieren Sie, aber löschen Sie nicht.
  • Rechnungen: nach 10 Jahren ab Ende des Erstellungsjahres
  • Angebote (die zu Aufträgen wurden): nach 6 Jahren
  • Angebote (die nicht angenommen wurden): nach 6 Jahren
  • Interne Notizen ohne Steuerrelevanz: keine gesetzliche Frist
  • Empfehlung: Löschungen immer mit dem Steuerberater abstimmen

7.3.5 Archivierungs-Checkliste

Führen Sie diese Checks regelmäßig durch:

  • Täglich: automatisches Backup läuft und erzeugt gültige Dateien
  • Monatlich: Backup-Dateien stichprobenartig öffnen und lesbar prüfen
  • Jährlich: vollständiger Export aller Daten des abgelaufenen Jahres
  • Jährlich: Backup-Medien prüfen, ggf. neue Medien beschaffen
  • Bei Gerätewechsel: vollständigen Daten-Transfer und Verifizierung
  • Bei Softwarewechsel: Daten-Export aus FlowAssist in offenem Format
  • Steuerberater informieren: über Speicherort und Zugriffsweg im Fall einer Betriebsprüfung