1.1 Vorbereitung vor dem ersten Start - FlowAssist Dokumentation

1.1.1 Warum eine gute Vorbereitung so wichtig ist

Viele Nutzer starten den Setup-Wizard direkt, ohne vorher zu wissen, welche Daten sie gleich eingeben müssen. Das Ergebnis: halbfertige Firmendaten, falsche Nummernkreise oder ein Speicherort, der später geändert werden muss. Solche nachträglichen Korrekturen ziehen sich durch Angebote, Verträge und Rechnungen und kosten unverhältnismäßig viel Zeit.

FlowAssist ist so aufgebaut, dass viele Bereiche der App direkt auf die Grundkonfiguration zugreifen – auf Firmennamen, Adresse, Steuernummer, IBAN, Logo und Dokumentlayouts. Wer diese Grundlagen solide legt, hat in den nächsten Wochen kaum Nacharbeit. Wer improvisiert, merkt das spätestens beim ersten echten Angebot.

Faustregel: Wenn Sie diese Vorbereitungsseite konsequent abgearbeitet haben, sollte der Setup-Wizard nur noch Eingaben bestätigen – nicht neue Entscheidungen erfordern.

1.1.2 Unternehmensdaten bereitstellen

Diese Angaben erscheinen auf jedem PDF, jeder E-Mail und jedem Dokument, das Sie mit FlowAssist erstellen. Legen Sie sie daher verbindlich fest – am besten aus dem Impressum oder Briefkopf Ihres Unternehmens.

Wichtig: Der Umsatzsteuer-Modus beeinflusst, ob in Angeboten und Rechnungen Mehrwertsteuer ausgewiesen wird. Falsch gesetzt kann das steuerrechtliche Konsequenzen haben. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Firmenname: genau wie er rechtlich korrekt lautet (z.B. "Muster GmbH & Co. KG")
Rechtsform: z.B. GmbH, Einzelunternehmen, UG (haftungsbeschränkt)
Vollständige Anschrift: Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt
Geschäftliche E-Mail-Adresse: die Absenderadresse für alle Dokumente und Mails
Telefon und/oder Mobilnummer (optional, erscheint im PDF-Briefkopf)
Website-URL (optional)
Steuernummer (Format: z.B. 12/345/67890)
USt-IdNr. (falls vorhanden, Format: DE123456789)
Umsatzsteuer-Modus: Regelbesteuerung (mit MwSt.) oder Kleinunternehmer (§19 UStG, ohne MwSt.)

1.1.3 Bankverbindung und Zahlungslogik klären

Die Bankverbindung erscheint auf Rechnungen und wird für das spätere Bank-Matching benötigt. FlowAssist prüft IBAN-Nummern automatisch und ergänzt Bankname und BIC bei deutschen IBANs selbständig. Trotzdem: Halten Sie die Daten bereit.

Hinweis: Bankdaten sind optional. Sie können den Setup-Wizard auch ohne Bankverbindung abschließen und diese später in den Einstellungen unter "Bank & Steuern" nachtragen.

IBAN Ihres Geschäftskontos (Format: DE89 3704 0044 0532 0130 00)
BIC/SWIFT-Code Ihrer Bank (wird bei deutschen IBANs automatisch ermittelt)
Bankname (wird bei deutschen IBANs automatisch aus der IBAN abgeleitet)
Zahlungsziel in Tagen (Standard: 14 oder 30 – beeinflusst den Fälligkeitstext auf Rechnungen)

1.1.4 Logo und Branding vorbereiten

FlowAssist erlaubt es, ein eigenes Logo in PDFs und E-Mails einzubinden. Außerdem können Sie eine Hauptfarbe Ihres Unternehmens hinterlegen, die das visuelle Erscheinungsbild der Dokumente beeinflusst.

Bereiten Sie Folgendes vor, damit Sie es direkt nach dem Setup in den Einstellungen ergänzen können:

Ihr Firmenlogo als PNG oder SVG-Datei, möglichst mit transparentem Hintergrund (kein weißes Rechteck)
Empfohlene Mindestbreite: 400 px, damit es im PDF scharf erscheint
Ihre Unternehmensfarbe als Hex-Code (z.B. #1a2b3c) – fragen Sie ggf. bei Ihrer Agentur nach
Entscheidung zum PDF-Layout: Modern (serifenlos, cleaner Look) oder Classic (strukturierter Briefkopf)

1.1.5 Nummernkreise und Dokumentlogik festlegen

Nummernkreise bestimmen, wie Ihre Dokumente nummeriert werden. FlowAssist erzeugt daraus automatisch fortlaufende Nummern für Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen, Arbeitsscheine und Rechnungen.

Legen Sie VOR dem ersten produktiven Dokument fest, wie Ihre Nummernstruktur aussehen soll. Eine spätere Änderung erzeugt Lücken oder Doppelungen – und kann bei Rechnungen steuerrechtlich problematisch sein.

1

Startnummer definieren

Legen Sie fest, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnt. Für ein neues System empfiehlt sich z.B. AN-2024-001 oder RE-001. Führen Sie ein bestehendes System fort, setzen Sie den Stand weiter.

2

Präfix wählen

Präfixe wie AN- (Angebot), VT- (Vertrag), AB- (Auftragsbestätigung), AS- (Arbeitsschein), RE- (Rechnung) helfen, Dokumenttypen auf einen Blick zu unterscheiden.

3

Jahreszahl integrieren

Viele Betriebe nummerieren pro Jahr: RE-2024-001. Das macht Sortierung und Archivierung leichter. Entscheiden Sie das jetzt – ein späterer Wechsel ist aufwändig.

4

Stellenanzahl festlegen

Drei Stellen (001, 002...) reichen für bis zu 999 Dokumente pro Jahr. Vier Stellen (0001) geben mehr Spielraum. Wählen Sie so, dass auch Dokument Nr. 250 noch ordentlich aussieht.

1.1.6 Speicherort und Backup-Strategie festlegen

FlowAssist speichert alle Daten lokal auf Ihrem Computer oder in einem Netzlaufwerk Ihrer Wahl. Es gibt keinen Cloud-Zwang. Das bedeutet: Sie sind verantwortlich für die Sicherung Ihrer Daten.

Datenverlust-Risiko: FlowAssist speichert Daten lokal. Wenn Ihr PC ausfällt und kein Backup existiert, sind alle Daten verloren. Richten Sie die Backup-Funktion direkt nach dem Setup-Wizard ein.

Wählen Sie einen Speicherort, der täglich gesichert wird (z.B. OneDrive, Dropbox, NAS, externes Laufwerk)
Vermeiden Sie den Desktop oder "Downloads"-Ordner als Hauptspeicherort – diese sind selten gesichert
Stellen Sie sicher, dass der Ordner auch nach einem PC-Neustart noch verfügbar ist (keine temporären Pfade)
Planen Sie regelmäßige Backups: FlowAssist hat eine eingebaute Backup-Funktion, die eine JSON-Datei erzeugt
Entscheiden Sie, wer als Superuser der App eingerichtet wird (Person mit vollständigem Zugriff auf alle Einstellungen)

Screenshot: Speicherort-Auswahl Zeigen Sie den Schritt im Setup-Wizard, in dem der Basisordner gewählt wird – mit dem Ordner-Auswahl-Dialog offen und einem eingegebenen Pfad im Textfeld.

1.1.7 Checkliste: Vor dem ersten Start

Prüfen Sie diese Liste, bevor Sie den Setup-Wizard starten. Wenn alle Punkte abgehakt sind, können Sie den Wizard ohne Unterbrechung in einem Durchgang abschließen.

Firmenname und Rechtsform liegen schriftlich vor
Vollständige Geschäftsadresse ist bekannt
Geschäftliche E-Mail-Adresse ist festgelegt
Steuernummer und/oder USt-IdNr. liegen vor
Umsatzsteuer-Modus ist mit Steuerberater abgestimmt (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer)
IBAN des Geschäftskontos ist bekannt (oder bewusst weggelassen)
Logo-Datei (PNG/SVG) ist vorbereitet
Unternehmensfarbe als Hex-Code ist bekannt
Nummernkreis-Logik ist festgelegt (Präfix, Startzahl, Stellen)
Speicherort ist ausgewählt und wird regelmäßig gesichert
Superuser-Person ist intern festgelegt

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