1.4.1 Warum ein Testdurchlauf unverzichtbar ist
Der Setup-Wizard und die Firmenbasis-Konfiguration legen die Grundlagen – aber erst ein vollständiger Testprozess zeigt, ob alles wirklich zusammenspielt. Viele Probleme werden erst sichtbar, wenn man ein echtes Angebot aufmacht und das PDF prüft: Logo sitzt falsch, Steuernummer fehlt, Ansprechpartner-Adresse stimmt nicht.
Führen Sie diesen Test bewusst durch und verwenden Sie ausschließlich fiktive Testdaten. So stellen Sie sicher, dass keine unvollständigen Dokumente in echten Kundenkommunikationen landen.
Keine echten Kundendaten im Test verwenden:
Legen Sie für den Testdurchlauf einen Kunden mit dem Namen "Testfirma GmbH" oder "Musterkunde" an. Verwenden Sie keine realen E-Mail-Adressen – Sie könnten versehentlich echte E-Mails versenden.
1.4.2 Schritt 1: Testkunden vollständig anlegen
Gehen Sie in FlowAssist zu "Kunden" und legen Sie einen neuen Kunden an. Füllen Sie alle wichtigen Felder aus – das zeigt Ihnen, welche Angaben später in Dokumenten erscheinen.
1
Grunddaten eingeben
Firmenname: "Testfirma GmbH", Rechtsform: "GmbH", Kundennummer wird automatisch vergeben.
2
Ansprechpartner anlegen
Name, E-Mail, Telefon eines fiktiven Ansprechpartners hinzufügen. Dieser erscheint später auf Angeboten und Rechnungen.
3
Rechnungsadresse eingeben
Vollständige Adresse des Testkunden eingeben – Straße, PLZ, Stadt. Diese Adresse erscheint im Adressfeld des PDFs.
4
Zahlungsbedingungen prüfen
Prüfen Sie, ob das Zahlungsziel korrekt vorbelegt ist (aus den Firmeneinstellungen). Sie können es hier überschreiben.
Screenshot: Neuanlage Testkunde
Zeigen Sie die Kundenanlage-Maske mit ausgefüllten Pflichtfeldern: Firmenname, Adresse und einem Ansprechpartner. Ideal: der Speichern-Button ist aktiv.
1.4.3 Schritt 2: Testangebot erstellen und PDF prüfen
Legen Sie ein neues Angebot an. Wählen Sie den Testkunden aus und fügen Sie 2-3 Positionen hinzu. Öffnen Sie danach die PDF-Vorschau und prüfen Sie das Ergebnis genau.
Split-View nutzen:
FlowAssist hat eine Live-Vorschau, die das PDF in Echtzeit aktualisiert, während Sie bearbeiten. Aktivieren Sie den Split-View mit dem "Vollbild"-Icon oben rechts im Formular.
1
Angebot anlegen
Klicken Sie auf "Angebote" → "Neues Angebot". Wählen Sie den Testkunden im Suchfeld. Angebotsnummer wird automatisch vergeben.
2
Positionen hinzufügen
Fügen Sie 2-3 Leistungspositionen ein: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, MwSt.-Satz. Prüfen Sie, ob Netto- und Bruttosummen korrekt berechnet werden.
3
Einleitung und Abschluss
Fügen Sie einen Textbaustein als Einleitung und Abschluss ein. Prüfen Sie, ob der Textbaustein korrekt geladen wird.
4
PDF-Vorschau öffnen
Klicken Sie auf das Vorschau-Icon. Das PDF öffnet sich entweder als Split-View oder in einem separaten Fenster.
5
PDF kontrollieren
Prüfen Sie: Logo korrekt Adresse vollständig? Ansprechpartner korrekt Positionen und Summen stimmen Steuernummer sichtbar Fußzeile vorhanden
Screenshot: Angebotsformular mit Positionen
Zeigen Sie das ausgefüllte Angebotsformular mit 2-3 Positionen, korrekter Summenzeile und dem Testkunden als Empfänger.
Screenshot: PDF-Vorschau des Testangebots
Zeigen Sie die PDF-Vorschau des Testangebots mit Logo, Briefkopf, Positionen und Summen. Gut sichtbar: korrekte Adresse und Angebotnummer.
1.4.4 Schritt 3: Folgedokumente ableiten
Ein wichtiger Teil des Tests ist das Ableiten von Folgedokumenten: Aus einem Angebot wird ein Vertrag, aus einem Vertrag eine Rechnung. So prüfen Sie, ob die Datenübernahme korrekt funktioniert.
1
Angebot in Vertrag umwandeln
Öffnen Sie das Testangebot und klicken Sie auf "In Vertrag umwandeln" oder "Als Auftragsbestätigung anlegen". Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt übernommen wurden.
2
Rechnung aus Vertrag ableiten
Öffnen Sie den Testvertrag und leiten Sie eine Rechnung davon ab. Prüfen Sie Rechnungsnummer, Positionen und Gesamtbetrag.
3
Rechnung als PDF prüfen
Öffnen Sie die PDF-Vorschau der Testrechnung. Prüfen Sie besonders: IBAN im Fußbereich, Zahlungsziel, Rechnungsnummer, Steuernummer.
4
Testdaten löschen (optional)
Nach dem Test können Sie den Testkunden und alle Testdokumente löschen, damit sie nicht in der produktiven Liste erscheinen.
Screenshot: Rechnung aus Vertrag ableiten
Zeigen Sie die Detailseite eines Vertrags mit der Schaltfläche "Rechnung ableiten" oder "Neue Rechnung erstellen" deutlich sichtbar.
Screenshot: PDF-Vorschau Testrechnung
Zeigen Sie die PDF-Vorschau der Testrechnung mit korrekter Rechnungsnummer, Positionen, IBAN im Fußbereich und Zahlungsziel.
1.4.5 Schritt 4: Einsatzplanung testen (falls genutzt)
Wenn Sie die Einsatzplanung nutzen möchten, testen Sie auch diesen Bereich mit dem Testkunden. Legen Sie einen manuellen Termin an, ordnen Sie einen Mitarbeiter zu und prüfen Sie die PDF-Ausgabe des Plans.
- Gehen Sie zu "Einsatzplanung" und legen Sie einen Termin an
- Wählen Sie den Testkunden und einen Mitarbeiter
- Prüfen Sie, ob der Termin korrekt im Kalender erscheint
- Exportieren Sie den Plan als PDF und prüfen Sie das Ergebnis
- Optional: Einen Arbeitsschein aus dem Termin ableiten
1.4.6 Was nach dem Test feststehen sollte
Nach einem vollständigen Testdurchlauf sollten Sie folgende Punkte mit "Ja" beantworten können:
- Logo erscheint korrekt im PDF (scharf, kein weißer Rahmen)
- Firmenname und Adresse sind korrekt im Briefkopf
- Steuernummer erscheint auf der Rechnung
- IBAN erscheint korrekt im Fußbereich der Rechnung
- Angebotsnummer und Rechnungsnummer folgen dem konfigurierten Nummernkreis
- Positionen, Mengen und Preise werden korrekt berechnet (Netto, Brutto, MwSt.)
- Textbausteine werden korrekt geladen
- Folgedokumente übernehmen Daten vollständig (Angebot → Vertrag → Rechnung)
- Das Versandmodal öffnet sich und befüllt Empfänger und Text korrekt vor
- Kein Feld auf dem PDF sieht leer oder falsch aus
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