Dokumentation · 1. Erste Schritte und Einrichtung

1.2 Setup-Wizard Schritt für Schritt

Der Setup-Wizard führt Sie bei der Ersteinrichtung durch 7 Schritte. Diese Seite erklärt jeden Schritt im Detail: was eingegeben wird, warum es wichtig ist, und was nach dem Abschluss passiert.

1.2.1 Was der Setup-Wizard tut und wann er erscheint

Der Setup-Wizard erscheint automatisch beim ersten Start von FlowAssist, wenn noch keine Unternehmensstruktur angelegt wurde. Er führt Sie durch alle notwendigen Grundeinstellungen und legt am Ende die Ordnerstruktur, die Konfigurationsdateien und alle Basis-Einstellungen an.

Wichtig: Der Wizard sollte in einem einzigen Durchgang vollständig abgeschlossen werden. Wer ihn halbfertig verlässt, hinterlässt eine unvollständige Konfiguration, die sich später in fehlenden Feldern, falschen Standardwerten oder leeren PDFs zeigt.

Nicht mittendrin abbrechen: Schließen Sie das Fenster nicht, bis Sie Schritt 7 (Abschluss) erreicht haben. Planen Sie mindestens 10-15 Minuten ein und haben Sie alle Daten aus Abschnitt 1.1 bereit.

1.2.2 Schritt 0: Modus wählen – Neu, Bestehend oder Backup

Der erste Bildschirm des Wizards fragt, wie Sie starten möchten. Es gibt drei Optionen:

1

Neues Unternehmen

Sie richten FlowAssist zum ersten Mal ein. Sie geben alle Firmendaten neu ein und wählen einen Speicherort. Das ist der Standardfall für Neukunden.

2

Bestehendes Unternehmen verknüpfen

Sie haben FlowAssist neu installiert (z.B. nach einem PC-Wechsel), aber der Firmenordner mit allen Daten existiert noch. Sie wählen diesen Ordner aus – FlowAssist verknüpft sich damit. Der Wizard endet sofort und leitet Sie zu den Einstellungen weiter.

3

Backup wiederherstellen

Sie haben eine Backup-Datei (.json) aus einer früheren FlowAssist-Installation. Sie laden diese Datei, FlowAssist spielt alle Grunddaten wieder ein. Auch hier endet der Wizard sofort.

Screenshot: Wizard Schritt 0 – Moduswahl Zeigen Sie den ersten Wizard-Bildschirm mit den drei Auswahlkarten "Neues Unternehmen", "Bestehendes Unternehmen" und "Backup wiederherstellen". Alle drei Karten sollten sichtbar sein.

1.2.3 Schritte 1–2: Firmenname und Adresse

Im ersten Schritt geben Sie den Firmennamen ein. Pflichtfeld: Firmenname (mindestens 2 Zeichen). Optional: Rechtsform aus einer vorgegebenen Liste (z.B. GmbH, UG, Einzelunternehmen).

Im zweiten Schritt folgt die vollständige Unternehmensadresse. Alle drei Felder sind Pflichtfelder: Straße, PLZ und Stadt. Die "Weiter"-Schaltfläche ist erst aktiv, wenn alle drei Felder ausgefüllt sind. Für Straße, PLZ und Ort steht eine Live-Adresssuche zur Verfügung.

  • Firmenname: Geben Sie ihn exakt so ein, wie er auf Briefköpfen und im Handelsregister steht
  • Rechtsform ist optional – wenn angegeben, wird sie in bestimmten Kontexten getrennt vom Firmennamen behandelt
  • Straße: Vollständig mit Hausnummer, z.B. "Musterstraße 12" – kann direkt aus der Live-Suche übernommen werden
  • PLZ: 5-stellig, z.B. "10115"
  • Stadt: z.B. "Berlin"
Screenshot: Wizard Schritt 1 – Firmenname Zeigen Sie Schritt 1 mit ausgefülltem Firmennamen und einer gewählten Rechtsform. Die "Weiter"-Schaltfläche sollte aktiv (nicht ausgegraut) sein.
Screenshot: Wizard Schritt 2 – Adresse Zeigen Sie Schritt 2 mit vollständig ausgefüllter Adresse (Straße, PLZ, Stadt). Gut sichtbar: die drei Pflichtfelder mit Eingabe.

1.2.4 Schritte 3–4: Kontaktdaten und Bankverbindung

Schritt 3 erfasst Kontaktdaten. Pflichtfeld: E-Mail-Adresse. Optional: Telefon, Mobil, Website. Diese Daten erscheinen später im PDF-Briefkopf.

Schritt 4 ist die Bankverbindung – komplett optional. Aber: Wenn Sie etwas eingeben, müssen ALLE drei Felder (IBAN, Bankname, BIC) vollständig und korrekt sein. Die IBAN wird live validiert.

IBAN-Automatik: Geben Sie die IBAN ein und verlassen Sie das Feld – FlowAssist ermittelt bei deutschen IBANs automatisch Bankname und BIC. Sie müssen diese Felder nicht manuell ausfüllen.
  • E-Mail: Pflichtfeld, z.B. "info@musterfirma.de" – erscheint als Absender in Dokumenten
  • IBAN: wird beim Verlassen des Feldes auf Gültigkeit geprüft (Länge, Prüfziffer)
  • Bankname und BIC: werden bei deutschen IBANs automatisch befüllt
  • Fehlermeldung erscheint rot unterhalb des Feldes, wenn IBAN ungültig ist
  • Alternativ: alle Bankfelder leer lassen und erst in den Einstellungen ergänzen
Screenshot: Wizard Schritt 4 – Bankverbindung mit IBAN-Validierung Zeigen Sie Schritt 4 mit einer gültigen IBAN. Die grüne Bestätigung "Bank erkannt: [Bankname] ([BIC])" sollte unter dem IBAN-Feld sichtbar sein.

1.2.5 Schritte 5–6: Steuerdaten und Speicherort

Schritt 5 fragt nach Steuernummer, USt-IdNr. und dem Umsatzsteuer-Modus. Alle Felder sind optional – aber der Umsatzsteuer-Modus hat einen Standard-Vorschlag (Regelbesteuerung) und sollte bewusst gewählt werden.

Schritt 6 ist der letzte Eingabeschritt: Sie wählen den Ordner, in dem FlowAssist alle Daten speichert. Dieser Schritt hat ein Pflichtfeld – ohne Speicherort kann das Unternehmen nicht angelegt werden.

1

Steuernummer eingeben

Format: 12/345/67890 (variiert je nach Bundesland). Erscheint auf Rechnungen. Optional.

2

USt-IdNr. eingeben

Format: DE123456789. Nur relevant, wenn Sie Kleinunternehmer-Regelung NICHT anwenden. Optional.

3

Umsatzsteuer-Modus wählen

Regelbesteuerung: MwSt. wird ausgewiesen (Standard). Kleinunternehmer §19 UStG: Kein MwSt.-Ausweis, kein Vorsteuerabzug.

4

Speicherort wählen

Klicken Sie "Ordner wählen". Ein Dateidialog öffnet sich. Wählen Sie einen stabilen Pfad, z.B. "C:\Unternehmensdaten" oder ein Netzlaufwerk. Im gewählten Ordner wird ein Unterordner mit dem Firmennamen angelegt.

Screenshot: Wizard Schritt 5 – Steuerdaten Zeigen Sie Schritt 5 mit Steuernummer, USt-IdNr. und dem Dropdown "Umsatzsteuer-Modus". Gut sichtbar: der gewählte Modus "Regelbesteuerung" oder "Kleinunternehmer".
Screenshot: Wizard Schritt 6 – Speicherort Zeigen Sie Schritt 6 mit einem bereits ausgewählten Ordnerpfad im Textfeld und der Schaltfläche "Ordner wählen". Die "Unternehmen anlegen"-Schaltfläche sollte aktiv sein.

1.2.6 Schritt 7: Abschluss und was jetzt passiert

Nach dem Klick auf "Unternehmen anlegen" legt FlowAssist die komplette Ordnerstruktur an: Unternehmensordner, Unterordner für Kunden, Dokumente, Backups und PDFs. Außerdem wird die Konfigurationsdatei mit allen eingegebenen Daten gespeichert.

Der Abschlussbildschirm zeigt die Erfolgsmeldung und den Pfad des angelegten Ordners. Klicken Sie auf "Einrichtung abschließen" – Sie werden zur Einstellungsseite weitergeleitet, wo Sie Branding, Nummernkreise, E-Mail-Einstellungen und weitere Details konfigurieren können.

Direkt danach folgt bei einer sauberen Neuinstallation die Einrichtung des ersten lokalen Superusers. Erst danach ist die Firmenumgebung vollständig betriebsbereit.

Was als nächstes folgt: Nach dem Wizard gehen Sie direkt zu Einstellungen → Branding (Logo und Farbe hochladen) und Einstellungen → Nummernkreise (Präfix und Startnummer festlegen). Erst danach sollten Sie das erste echte Dokument anlegen.
Screenshot: Wizard Abschluss Zeigen Sie den Abschlussbildschirm mit der grünen Bestätigung, dem angelegten Pfad und der Schaltfläche "Einrichtung abschließen".

1.2.7 Was nach dem Wizard noch fehlt

Der Setup-Wizard legt nur die Grundstruktur an. Mehrere wichtige Konfigurationen fehlen danach noch und sollten unmittelbar nachgeholt werden:

  • Logo hochladen: Einstellungen → Branding
  • Unternehmensfarbe einstellen: Einstellungen → Branding
  • Nummernkreise konfigurieren: Einstellungen → Nummernkreise
  • E-Mail-Einstellungen einrichten: Einstellungen → E-Mail
  • Signatur anlegen: Einstellungen → Signaturen
  • Backup-Funktion aktivieren: Einstellungen → Backup
  • Erste lokale Benutzer anlegen: Einstellungen → Benutzer (falls mehrere Personen arbeiten)
  • Textbausteine vorbereiten: Einstellungen → Textbausteine