1.5.1 Stammdaten und Firmenbasis
Diese Angaben fließen in jedes Dokument, jede E-Mail und jede PDF-Seite, die FlowAssist erzeugt. Prüfen Sie jeden Punkt auf Vollständigkeit und Korrektheit – nicht nur ob das Feld ausgefüllt ist, sondern ob der Inhalt stimmt.
- Firmenname: korrekte Rechtschreibung und vollständiger Name ohne Abkürzungen
- Rechtsform: korrekt ausgewählt (GmbH, UG, Einzelunternehmen etc.)
- Straße und Hausnummer: vollständig, kein Schreibfehler
- PLZ und Stadt: korrekt
- E-Mail-Adresse: gültig, erreichbar, kein Schreibfehler
- Steuernummer: korrekt eingetragen (erscheint auf Rechnungen)
- USt-IdNr.: vorhanden falls zutreffend (DE + 9 Ziffern)
- Umsatzsteuer-Modus: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer – mit Steuerberater abgestimmt
- IBAN: korrekt, geprüft (IBAN-Validierung in der App bestätigt)
- Bankname und BIC: automatisch befüllt und korrekt
- Zahlungsziel: sinnvoll für Ihr Unternehmen (z.B. 14 oder 30 Tage)
1.5.2 Branding und PDF-Ausgabe
Öffnen Sie ein Test-PDF (Angebot oder Rechnung mit Testdaten) und prüfen Sie visuell, ob das Ergebnis professionell wirkt. Gehen Sie dabei jeden visuellen Bereich durch.
- Logo erscheint oben links im PDF – scharf und ohne weißen Rahmen
- Unternehmensfarbe erscheint als Akzent (Linie, Hervorhebung) – korrekte Farbe
- Briefkopf enthält alle Pflichtangaben: Name, Adresse, E-Mail, Steuernummer
- Fußzeile ist vollständig und korrekt (IBAN, ggf. Steuernummer)
- Dokumentnummer folgt dem konfigurierten Nummernkreis
- Ansprechpartner und Kundenadresse erscheinen korrekt
- Positionen, Preise und Summen werden korrekt berechnet und dargestellt
- PDF-Layout wirkt professionell und ist gut lesbar
- Keine Überlappungen oder abgeschnittenen Texte im PDF
Screenshot: Test-PDF vollständige Seite
Zeigen Sie die vollständige erste Seite eines Test-Angebots oder einer Test-Rechnung als PDF, mit sichtbarem Logo, Briefkopf, Positionen und Summen. Dieser Screenshot dient als Referenz für den korrekten Zustand.
1.5.3 E-Mail-Versand und Versandmodale
Das Versandmodal in FlowAssist öffnet sich, wenn Sie ein Dokument per E-Mail versenden. Testen Sie den Versand mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse als Empfänger, bevor Sie echte Kundenmails versenden.
Vor dem ersten echten Versand:
Senden Sie niemals ein echtes Kundendokument ohne vorherigen Test. Schicken Sie sich selbst die erste E-Mail und prüfen Sie Anhang, Betreff, Text und Absender.
1
Versandmodal öffnen
Öffnen Sie ein Testangebot und klicken Sie auf "Versenden". Das Versandmodal öffnet sich.
2
Felder prüfen
Prüfen Sie: Empfänger (aus Kundenstamm vorbelegt), Betreff (korrekt), Begleittext (Textbaustein geladen), Signatur (korrekt), Anhang (PDF vorhanden)
3
Test-Mail senden
Senden Sie die E-Mail an Ihre eigene Adresse. Prüfen Sie, ob die E-Mail ankommt, ob der Anhang korrekt ist, und ob alle Platzhalter durch echte Werte ersetzt wurden.
4
Absender prüfen
Prüfen Sie, ob der Absender korrekt ist (Ihre Geschäfts-E-Mail). Nicht die private E-Mail oder eine Dummy-Adresse.
1.5.4 Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte
Falls mehrere Personen mit FlowAssist arbeiten, sollten Benutzerkonten vor dem Produktivstart eingerichtet sein. Prüfen Sie, ob die richtigen Personen die richtigen Zugriffsrechte haben.
- Superuser ist eingerichtet (Person mit vollständigem Zugriff, inkl. Einstellungen)
- Alle weiteren Mitarbeiter haben eigene Benutzerkonten
- Rollen sind korrekt vergeben: wer darf Rechnungen erstellen, wer Einstellungen ändern
- Jeder Benutzer hat eine eigene E-Mail-Signatur hinterlegt
- Passwörter sind sicher und nicht geteilt
- Benutzer ohne aktiven Zugriff wurden deaktiviert oder gar nicht angelegt
1.5.5 Backup-Funktion einrichten
FlowAssist speichert alle Daten lokal. Ein Datenverlust durch Festplattenausfall oder Gerätewechsel ist ohne Backup nicht rückgängig zu machen. Richten Sie die Backup-Funktion VOR dem ersten produktiven Einsatz ein.
Backup ist Ihre Verantwortung:
FlowAssist erzeugt auf Wunsch Backup-Dateien – aber das Backup liegt auf Ihrer Infrastruktur. Stellen Sie sicher, dass der Backup-Pfad regelmäßig gesichert wird.
1
Backup-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Backup. Dort konfigurieren Sie Backup-Pfad und Häufigkeit.
2
Backup-Pfad wählen
Wählen Sie einen anderen Pfad als den Hauptdatenpfad – idealerweise ein Netzlaufwerk, eine Cloud-Synchronisation (OneDrive, Dropbox) oder ein externes Medium.
3
Erstes Backup erstellen
Klicken Sie auf "Backup jetzt erstellen". Prüfen Sie, ob die Backup-Datei am gewählten Ort gespeichert wurde.
4
Backup-Rhythmus festlegen
Empfehlung: tägliches Backup. Stellen Sie ggf. eine Erinnerung ein, wenn die App kein automatisches Backup unterstützt.
1.5.6 Abschluss: Grünes Licht für den Echtbetrieb
Wenn alle Punkte dieser Seite abgehakt sind, sind Sie bereit für den produktiven Einsatz. Ab jetzt gelten folgende Grundsätze:
Bereit für Kapitel 2:
Nach diesem Kapitel kennen Sie die vollständige Grundkonfiguration. Kapitel 2 erklärt den Kunden- und Vertriebsworkflow: Kundenprofil anlegen, Angebote erstellen, Verträge ableiten und Rechnungen stellen.
- Keine echten Kundendokumente anlegen, ohne vorher das PDF zu prüfen
- Keine E-Mails versenden, ohne den Testversand an die eigene Adresse abgeschlossen zu haben
- Nummernkreise niemals zurücksetzen, nachdem echte Dokumente angelegt wurden
- Regelmäßige Backups durchführen – mindestens einmal pro Woche, besser täglich
- Bei Unsicherheiten zur Steuerlogik (USt., Kleinunternehmer) immer Steuerberater konsultieren
- Branding- und Unternehmensdaten-Änderungen immer sofort mit einem Test-PDF überprüfen
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