Dokumentation · 1. Erste Schritte und Einrichtung

1.3 Unternehmensdaten, Branding und Dokumentbasis

Diese Seite erklärt, wie Sie nach dem Setup-Wizard Ihr Unternehmensprofil vervollständigen, Logo und Farbe einrichten, Nummernkreise festlegen und Textbausteine anlegen - die gemeinsame Basis aller Dokumente in FlowAssist.

1.3.1 Wo die Einstellungen zu finden sind

Alle Konfigurationen in diesem Kapitel finden Sie in FlowAssist unter "Einstellungen". Die Seite ist in mehrere Abschnitte gegliedert - scrollen Sie nach unten, um alle Bereiche zu sehen.

Änderungen in den Einstellungen wirken sich auf alle zukuenftigen Dokumente aus. Bereits erzeugte PDFs werden nicht rueckwirkend aktualisiert. Erledigen Sie die Grundkonfiguration deshalb komplett, bevor Sie das erste echte Dokument anlegen.

Empfohlene Reihenfolge: Zuerst Unternehmensdaten und Branding, dann Nummernkreise und Zahlungsbedingungen, danach E-Mail und Signaturen und zuletzt Textbausteine. Diese Reihenfolge verhindert halb fertige Dokumente.

1.3.2 Unternehmensprofil vollständig ausfüllen

Das Unternehmensprofil ist die zentrale Datenquelle für alle Dokumente. Je vollständiger dieser Bereich ausgefuellt ist, desto weniger manuelle Korrekturen brauchen Sie später in einzelnen Dokumenten.

  • Firmenname: exakt wie rechtlich korrekt, erscheint auf allen PDFs
  • Rechtsform: z. B. GmbH, Einzelunternehmen oder UG
  • Strasse, PLZ und Stadt: vollständige Anschrift für den PDF-Briefkopf
  • E-Mail: Absenderadresse für ausgehende Dokumente und Mails
  • Telefon und Mobil: optional, aber für Briefkopf und Signatur sinnvoll
  • Steuernummer und USt-IdNr.: relevant für Rechnungen und B2B-Faelle
  • Umsatzsteuer-Modus: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer
  • IBAN, BIC und Bankname: erscheinen auf Rechnungen für die Zahlungsabwicklung
  • Zahlungsziel in Tagen: Standard für Rechnungen
Screenshot: Einstellungen - Unternehmensdaten Zeigen Sie die ausgefuellte Einstellungsseite für Unternehmensdaten mit Firmenname, Adresse, E-Mail, Steuernummer und Umsatzsteuer-Modus.

1.3.3 Branding: Logo, Farbe und PDF-Layout

Das Branding-Modul bestimmt, wie Ihre Dokumente aussehen. Die wichtigsten Stellschrauben sind Logo, Unternehmensfarbe und PDF-Layout.

Logo-Format beachten: Laden Sie kein Logo mit weissem Hintergrundrechteck hoch. Verwenden Sie PNG mit Transparenz oder SVG.
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Logo hochladen

Laden Sie ein PNG mit Transparenz oder ein SVG hoch. Das Logo erscheint im PDF-Briefkopf.

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Unternehmensfarbe einstellen

Pflegen Sie den Hex-Code Ihrer Markenfarbe. Diese Farbe wird für Trennlinien, Akzente und Hervorhebungen genutzt.

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PDF-Layout wählen

Wählen Sie zwischen den verfügbaren Layoutvarianten und prüfen Sie, welche am besten zu Ihrem Außenauftritt passt.

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Vorschau prüfen

Erzeugen Sie danach ein Test-PDF und kontrollieren Sie Briefkopf, Logo-Position, Akzentfarbe und Fußzeile.

FlowAssist Branding-Einstellungen für PDF mit Logo, Farben und Layoutoptionen
Screenshot: Branding-Einstellungen Die Branding-Einstellungen enthalten Logo, Farbwert, Layoutauswahl und Dokumentvorschau in einem gemeinsamen Bereich.
Screenshot: PDF-Vorschau mit Branding Zeigen Sie eine Angebots- oder Rechnungs-PDF-Vorschau mit korrektem Briefkopf, Logo und Akzentfarbe.

1.3.4 Nummernkreise konfigurieren

Nummernkreise steuern, welche Dokumentnummer FlowAssist beim Erstellen eines neuen Angebots, Vertrags oder einer Rechnung automatisch vergibt. Diese Konfiguration sollte vor dem ersten echten Dokument abgeschlossen sein.

Rechnungsnummern nicht zurücksetzen: Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig bleiben. Ändern Sie die Startnummer nicht mehr, wenn bereits echte Rechnungen erzeugt wurden.
  • Jeder Dokumenttyp hat seinen eigenen Nummernkreis
  • Präfix: z. B. ANG-, VT-, AB-, AS- oder RE-
  • Trennzeichen: optional zwischen Präfix und Zahl
  • Jahreszahl: auf Wunsch als Teil des Formats
  • Startnummer und Mindeststellenanzahl definieren die laufende Nummer
  • Mehr Stellen schaffen mehr Spielraum für viele Dokumente pro Jahr
Screenshot: Einstellungen - Nummernkreise Zeigen Sie die Nummernkreis-Einstellungen mit konfigurierten Präfixen für Angebote, Rechnungen, Verträge und Arbeitsscheine.

1.3.5 Textbausteine anlegen

Textbausteine sind vordefinierte Texte, die Sie in Angeboten, Verträgen und E-Mails wiederverwenden. Sie sparen Zeit und sorgen für einheitliche Kommunikation.

  • Angebotseinleitung und Angebotsabschluss
  • Rechnungsbegleittext
  • E-Mail-Begleittexte für Angebote und Rechnungen
  • Mahntexte für wiederkehrende Schritte
  • Platzhalter wie Kundename, Dokumentnummer oder Betrag können automatisch ersetzt werden
Screenshot: Textbausteine-Verwaltung Zeigen Sie die Textbausteine-Übersicht mit mehreren Bausteinen und einem sichtbaren Platzhalter wie {{Kundename}}.

1.3.6 Checkliste: Ist die Dokumentbasis vollständig?

Prüfen Sie diese Liste vollständig, bevor Sie das erste operative Dokument anlegen.

  • Unternehmensprofil vollständig: Firmenname, Adresse, E-Mail und Steuernummer
  • IBAN und Bankverbindung sind eingetragen oder bewusst weggelassen
  • Umsatzsteuer-Modus ist korrekt gewählt
  • Logo ist hochgeladen und im Test-PDF korrekt dargestellt
  • Unternehmensfarbe und PDF-Layout sind geprüft
  • Nummernkreise für alle Dokumenttypen sind konfiguriert
  • Mindestens ein Textbaustein für Angebote und Rechnungen ist vorhanden
  • Test-PDF wurde erzeugt und optisch geprüft
  • E-Mail-Einstellungen und Signaturen sind vorbereitet