1.1 Vorbereitung vor dem ersten Start
Vor dem ersten Start sollten Sie festlegen, wer die App einrichtet, wo die Daten liegen
und welche Unternehmensdaten verbindlich verwendet werden. Diese Vorbereitung spart später
viel Korrekturaufwand in Angeboten, Verträgen und Rechnungen.
- Firmenname, Anschrift, Steuernummer, Kontaktdaten und Website bereitlegen.
- Logo, Unternehmensfarben und gewünschtes PDF-Layout festlegen.
- Nummernkreise für Angebot, Vertrag, Arbeitsschein und Rechnung definieren.
- Speicherort für Daten, Sicherungen und Dokumente festlegen.
- Entscheiden, wer als Superuser eingerichtet wird.
1.1 Vorbereitung
1.2 Setup-Wizard Schritt für Schritt
Der Setup-Wizard legt die Basis für alle späteren Funktionen. Arbeiten Sie ihn in Ruhe durch
und brechen Sie ihn nicht mit halbfertigen Daten ab. Viele Folgemodule greifen direkt auf
diese Grundkonfiguration zu.
1
Modus auswählen
Sie können ein neues System anlegen, bestehende Daten verknüpfen oder eine Sicherung zurückspielen.
2
Unternehmen einrichten
Tragen Sie Firmendaten, Standardkontakt, Zahlungsinformationen und Dokumentenangaben vollständig ein.
3
Systemoptionen prüfen
Legen Sie Speicherort, Backup-Verhalten, Layout-Basis und aktivierte Module fest.
4
Abschlusskontrolle
Prüfen Sie, ob Pflichtfelder, Nummernlogik und Standardtexte plausibel vorbelegt sind.
1.2 Setup-Wizard
1.3 Unternehmensdaten, Branding und Dokumentbasis
FlowAssist übernimmt Unternehmensdaten, Layouts und Standardtexte in viele Bereiche der App.
Je sauberer diese Angaben hinterlegt sind, desto konsistenter wirken PDFs, E-Mails und Portalansichten.
- Unternehmensdaten steuern Absender, Kontaktdaten und Pflichtangaben in Dokumenten.
- Branding legt Farben, Logo, Schriftwirkung und PDF-Anmutung fest.
- Nummernkreise steuern die spätere Dokumentlogik und die Nachvollziehbarkeit.
- Textbausteine sparen Zeit und sorgen für gleichbleibende Formulierungen.
Praxisempfehlung: Legen Sie zuerst die formalen Grundlagen fest und erstellen Sie
erst danach operative Dokumente. Sonst müssen Sie alte PDFs und Vorlagen später oft erneut anfassen.
1.3 Firmenbasis
1.4 Erster Testdurchlauf
Vor dem produktiven Einsatz sollten Sie einen vollständigen Testprozess anlegen. So sehen Sie,
ob Dokumenttitel, Layouts, Ansprechpartner, Beträge, Vorlagen und Verknüpfungen sauber zusammenarbeiten.
- Testkunden mit Ansprechpartner und Rechnungsadresse anlegen.
- Ein Testangebot mit mehreren Positionen erzeugen.
- Optional eine digitale Angebotsannahme vorbereiten.
- Ein Angebot in Vertrag oder Auftragsbestätigung überführen.
- Einen Rechnungsentwurf daraus ableiten und als PDF prüfen.
- Einen Testeinsatz planen, falls Sie Einsatzplanung nutzen.
1.4 Testdurchlauf
1.5 Qualitätscheck vor dem Live-Betrieb
Nutzen Sie diesen Abschlusscheck, bevor echte Kundendaten, echte Rechnungen oder produktive
Versandprozesse angestoßen werden.
- Alle Firmendaten sind vollständig und korrekt geschrieben.
- Logo, Farbwelt und gewünschte PDF-Layouts sind hinterlegt.
- Nummernkreise erzeugen sauber fortlaufende Dokumentnummern.
- Test-PDFs wirken korrekt und überlappen keine Kopf- oder Fußbereiche.
- Versandmodale laden Standardtexte, Signatur und Empfänger richtig.
- Backups, Archivpfade und lokale Benutzer sind eingerichtet.
1.5 Qualitätscheck
