6.1.1 Warum die Firmenbasis so wichtig ist
Alle Pflichtangaben auf Rechnungen nach §14 UStG kommen aus der Firmenbasis: Firmenname, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. Wenn diese Daten fehlen oder falsch sind, sind Ihre Rechnungen steuerrechtlich nicht korrekt – und Ihr Kunde kann keine Vorsteuer geltend machen.
Die Firmenbasis ist der einzige Ort, an dem Sie diese Daten pflegen müssen. Alle Dokumente greifen automatisch darauf zu. Eine Änderung hier wirkt sich auf alle zukünftigen Dokumente aus.
Firmenbasis ist keine optionale Einstellung:
Ohne korrekte Firmenbasis können Sie in FlowAssist keine rechtsgültigen Rechnungen erzeugen. Richten Sie die Firmenbasis als absolut erstes ein – noch vor dem ersten Angebot.
6.1.2 Pflichtfelder der Firmenbasis
Folgende Felder sind für die Nutzung von FlowAssist zwingend erforderlich:
Steuernummer vs. USt-IdNr:
Die Steuernummer (z.B. 123/456/78901) wird vom Finanzamt vergeben und ist für inländische Rechnungen ausreichend. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr, z.B. DE123456789) ist für EU-Auslandsgeschäfte nötig. Haben Sie beides, tragen Sie beides ein.
- Firmenname: offizieller Name Ihres Unternehmens (wie im Handelsregister oder Gewerbeschein)
- Straße und Hausnummer: vollständige Adresse
- PLZ und Ort: Postleitzahl und Ortsname
- Land: Sitzland des Unternehmens
- Steuernummer ODER USt-IdNr: mind. eine muss vorhanden sein
- E-Mail-Adresse: Ihre geschäftliche Kontakt-E-Mail (erscheint in Fußzeile)
- Telefon: Telefonnummer für Dokumente (optional, aber empfohlen)
6.1.3 Bankverbindung korrekt eintragen
Die Bankverbindung erscheint in der Rechnungs-Fußzeile und ist notwendig, damit Kunden überweisen können. FlowAssist unterstützt die automatische Befüllung von Bankname und BIC anhand der IBAN.
1
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Unternehmen" → "Bankverbindung".
2
IBAN eingeben
Geben Sie Ihre IBAN ein (z.B. DE89 3704 0044 0532 0130 00). FlowAssist validiert das Format und befüllt automatisch BIC und Bankname.
3
BIC prüfen
Prüfen Sie den automatisch befüllten BIC. Falls er falsch ist, korrigieren Sie ihn manuell.
4
Kontoinhaber eintragen
Tragen Sie den Kontoinhaber ein (häufig identisch mit dem Firmennamen, aber nicht immer).
5
Speichern
Klicken Sie "Speichern". Die Bankverbindung erscheint ab sofort in der Rechnungs-Fußzeile.
Screenshot: Bankverbindung einrichten
Zeigen Sie das Formular für die Bankverbindung mit IBAN-Feld (bereits eingetragen), automatisch befülltem BIC und Bankname, und dem Kontoinhaber-Feld. Ein "Gespeichert"-Feedback oder ein Häkchen-Badge wäre ideal.
6.1.4 Optionale Felder und gesetzliche Besonderheiten
Je nach Unternehmensform gibt es weitere Felder, die auf Rechnungen erscheinen müssen:
Kleinunternehmer: richtig konfigurieren:
Wenn Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG sind, müssen Sie in FlowAssist die Kleinunternehmerregelung aktivieren. Dann werden keine Mehrwertsteuerbeträge ausgewiesen und stattdessen der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf §19 UStG eingefügt.
- Rechtsform: optional; wenn keine gewählt ist, wird in PDFs auch keine Rechtsform ausgegeben
- Handelsregisternummer: Pflicht für GmbH, AG, OHG, KG (z.B. HRB 12345)
- Registergericht: z.B. "Amtsgericht München"
- Geschäftsführer: bei GmbH Pflicht auf Rechnungen; in FlowAssist als Ansprechpartner mit Rolle Geschäftsführung hinterlegen
- Dokumentfußzeile: Es wird nur die hinterlegte Geschäftsführung ausgegeben, operative Ansprechpartner stehen im Info-/Adressbereich des Dokuments
- Kleinunternehmerregelung: aktivieren, wenn §19 UStG gilt – dann keine MwSt auf Rechnungen
- Umsatzsteuersatz Standard: 19% (Standard) oder 7% (ermäßigt) – je nach Branche
- Website: erscheint optional in Fußzeile
6.1.5 Qualitätsprüfung der Firmenbasis
Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie die erste Rechnung erstellen:
- Firmenname korrekt und vollständig (wie im Gewerbeschein)
- Vollständige Adresse eingetragen
- Steuernummer oder USt-IdNr vorhanden
- IBAN korrekt und validiert
- BIC und Bankname stimmen zur IBAN
- E-Mail-Adresse gültig
- Unternehmens-Ansprechpartner mit Vorname und Nachname getrennt gepflegt
- Geschäftsführung als Kontaktrolle gepflegt und für Dokumentfußzeilen markiert
- Bei GmbH: Handelsregisternummer, Registergericht und Geschäftsführer eingetragen
- Bei Kleinunternehmer: §19-Modus aktiviert
- Eine Proberechnung als PDF vorschau geprüft – sind alle Angaben korrekt
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