6.4.1 Warum SMTP konfiguriert werden muss
FlowAssist versendet E-Mails nicht über eigene Server – Sie verwenden Ihren eigenen SMTP-Server (z.B. Ihren Hosting-Anbieter, Google Workspace, Microsoft 365 oder einen eigenen Mailserver). Das hat den Vorteil, dass E-Mails immer von Ihrer eigenen Domäne kommen und in Ihrem eigenen Postausgang erscheinen.
Ohne SMTP-Konfiguration kann FlowAssist keine E-Mails versenden. Das Versand-Modal bietet dann nur die Option "PDF herunterladen".
SMTP ist Ihr eigener Mailserver:
Sie brauchen keinen speziellen Mailserver. Jeder E-Mail-Account, der SMTP unterstützt, funktioniert: GMX, Web.de, Google Workspace, Microsoft 365, Ionos, Strato usw. Die SMTP-Zugangsdaten finden Sie im Bereich "Einstellungen" oder "Sicherheit" Ihres E-Mail-Anbieters.
6.4.2 SMTP einrichten – Schritt für Schritt
Die SMTP-Konfiguration erfolgt in den Einstellungen unter "E-Mail / SMTP".
1
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "E-Mail" oder "SMTP". Das Konfigurationsformular öffnet sich.
2
SMTP-Host eingeben
Tragen Sie den SMTP-Server Ihres Anbieters ein. Beispiele: smtp.gmail.com (Google), smtp.office365.com (Microsoft), smtp.ionos.de (Ionos).
3
Port wählen
Wählen Sie den SMTP-Port. Standard: 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS). Fragen Sie Ihren Anbieter, welcher Port korrekt ist.
4
Verschlüsselung wählen
Wählen Sie die Verschlüsselungsmethode: STARTTLS (Port 587, empfohlen) oder SSL/TLS (Port 465). Niemals "Keine Verschlüsselung" für echte Postfächer.
5
Benutzername eingeben
Meist Ihre vollständige E-Mail-Adresse (z.B. info@meinefirma.de). Bei manchen Anbietern ist es nur der lokale Teil ohne @-Domain.
6
Passwort eingeben
Das Passwort Ihres E-Mail-Accounts. Bei Google/Microsoft mit 2FA: App-spezifisches Passwort generieren und hier eintragen.
7
Absender-Adresse
Die E-Mail-Adresse, die als Absender erscheint (z.B. rechnung@meinefirma.de). Muss mit dem Login-Account übereinstimmen oder als Alias eingerichtet sein.
8
Testversand
Klicken Sie "Testmail senden". FlowAssist sendet eine Test-E-Mail an die Absenderadresse. Überprüfen Sie ob sie angekommen ist. Bei Fehler: Fehlermeldung lesen und Zugangsdaten prüfen.
Screenshot: SMTP-Konfigurationsformular
Zeigen Sie das SMTP-Einstellungsformular mit ausgefüllten Feldern: SMTP-Host, Port (587), Verschlüsselung (STARTTLS), Benutzername und Passwort (als Punkte maskiert), Absenderadresse. Zeigen Sie außerdem den "Testmail senden"-Button und ein grünes Erfolgs-Feedback darunter.
6.4.3 Häufige SMTP-Probleme und Lösungen
Wenn die Testmail nicht ankommt oder eine Fehlermeldung erscheint, sind das die häufigsten Ursachen:
Google Workspace: App-Passwort verwenden:
Wenn Sie Google Workspace oder Gmail mit 2-Faktor-Authentifizierung verwenden, funktioniert das normale Passwort nicht für SMTP. Gehen Sie in Ihrem Google-Konto zu "Sicherheit" → "App-Passwörter" → Neues App-Passwort für "Mail" erstellen. Dieses 16-stellige Passwort tragen Sie in FlowAssist ein.
- "Authentication failed": falsches Passwort oder falscher Benutzername – bei Google/Microsoft App-Passwort verwenden
- "Connection refused" oder "Timeout": falscher Port oder Firewall blockiert – Port 587 und 465 testen
- "TLS handshake failed": falsche Verschlüsselungseinstellung – STARTTLS statt SSL oder umgekehrt versuchen
- "Sender address rejected": Absenderadresse stimmt nicht mit dem Login-Account überein
- "Relay not permitted": Ihr SMTP-Server erlaubt keine Mails für diese Domäne – Anbieter kontaktieren
- Mails kommen als Spam an: SPF/DKIM für Ihre Domäne nicht konfiguriert – beim Hosting-Anbieter einrichten lassen
6.4.4 E-Mail-Signatur anlegen
Die E-Mail-Signatur erscheint am Ende jeder ausgehenden E-Mail von FlowAssist. Sie sollte Ihre Kontaktdaten enthalten und rechtlich vollständige Angaben (ähnlich wie ein Briefkopf).
Gesetzliche Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur:
Bei gewerblichen E-Mails (B2B) muss die Signatur in Deutschland dieselben Pflichtangaben enthalten wie ein Briefkopf: Firmenname, Adresse, Rechtsform, bei GmbH: Geschäftsführer und Handelsregisternummer. Das ist im HGB und im TDG geregelt.
1
Signatur-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "E-Mail" → "Signatur".
2
Signatur verfassen
Schreiben Sie den Signaturtext. Empfohlener Inhalt: Firmenname, Name des Absenders, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, Handelsregisterangaben.
3
HTML-Formatierung (optional)
Die Signatur unterstützt einfaches HTML für Fettschrift (<strong>), Links (<a href>) und Zeilenumbrüche (<br>). Halten Sie es einfach.
4
Vorschau prüfen
Klicken Sie auf "Vorschau", um die Signatur so zu sehen, wie sie im E-Mail-Client des Empfängers erscheinen wird.
5
Speichern
Klicken Sie "Speichern". Die Signatur wird ab sofort an alle ausgehenden E-Mails angehängt.
6.4.5 Qualitätsprüfung E-Mail-Konfiguration
Testen Sie die E-Mail-Konfiguration vollständig, bevor Sie das erste echte Dokument versenden:
- SMTP-Testmail erfolgreich versendet und angekommen
- Absenderadresse erscheint korrekt im Empfänger-Posteingang
- Testmail ist nicht im Spam gelandet
- Signatur ist vollständig und enthält alle Pflichtangaben
- Ein echtes Dokument probeweise versendet und den Empfang bestätigt
- CC-Adresse (z.B. eigene Buchaltungs-Mail) falls gewünscht konfiguriert
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