Dokumentation · 6. Einstellungen und System

6.8 Postfach verbinden – Fehlerbehebung

Warum ein E-Mail-Konto sich nicht verbindet, obwohl die Anmeldung geklappt hat – und wie Sie die häufigsten Fälle lösen: IMAP im Postfach aktivieren, Outlook/Google mit 2-Faktor (moderne Anmeldung), fehlende Zugangsdaten und der Absender bei mehreren Konten.

6.8.1 „Anmeldung ok, aber der Zugriff wurde abgelehnt" (IMAP nicht aktiviert)

Symptom: Die Anmeldung beim Anbieter war erfolgreich (bei Outlook/Google öffnet sich das Login-Fenster und meldet Erfolg), der Postausgang (SMTP) funktioniert sogar – aber der Posteingang (IMAP) lässt sich nicht verbinden. In FlowAssist erscheint der Hinweis „Anmeldung ok, aber IMAP ist für dieses Postfach nicht aktiviert" bzw. der Serverfehler „User is authenticated but not connected".

Ursache: In Ihrem Postfach ist der IMAP-Zugriff für Apps abgeschaltet. Das betrifft besonders private Microsoft-Konten (outlook.com, outlook.de, hotmail, live). Die Anmeldung (OAuth) ist dabei völlig in Ordnung – nur der IMAP-Kanal ist gesperrt. Deshalb funktioniert SMTP, IMAP aber nicht.

Kurz gesagt: SMTP geht, IMAP nicht + „authenticated but not connected" = IMAP im Postfach aktivieren. Das ist eine Einstellung bei Ihrem E-Mail-Anbieter, nicht in FlowAssist.
1

Bei Outlook.com im Web anmelden

Öffnen Sie outlook.com im Browser und melden Sie sich mit dem betroffenen Konto an.

2

Einstellungen öffnen

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen) und wählen Sie den Bereich „E-Mail".

3

„E-Mail synchronisieren" wählen

Öffnen Sie „E-Mail" → „E-Mail synchronisieren". Dort gibt es den Abschnitt „POP und IMAP".

4

IMAP erlauben

Stellen Sie „Geräten und Apps die Verwendung von IMAP erlauben" auf JA und speichern Sie. (POP können Sie aus lassen.)

5

In FlowAssist neu anmelden

Zurück in FlowAssist: Einstellungen → Mailkonto bearbeiten → „Neu anmelden". Die Umstellung greift oft erst nach einigen Minuten.

6.8.2 Outlook / Google mit Zwei-Faktor-Anmeldung (moderne Anmeldung)

Bei Microsoft- und Google-Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung hilft KEIN normales Passwort und auch nicht das Eintragen der Serverdaten. Diese Anbieter verlangen die „moderne Anmeldung" (OAuth) – Sie melden sich einmal im offiziellen Anbieter-Fenster an, FlowAssist speichert danach ein sicheres Token statt eines Passworts.

FlowAssist erkennt solche Konten automatisch und bietet die Anmeldung an: beim Anlegen im Assistenten und nachträglich im Konto-Editor über „Bei Microsoft/Google anmelden".

Kein App-Passwort nötig: Mit der modernen Anmeldung brauchen Sie kein „App-Passwort" mehr zu erzeugen – die Anmeldung übernimmt das sicher im Hintergrund.
1

Konto-Editor öffnen

Einstellungen → E-Mail → gewünschtes Mailkonto → „Bearbeiten".

2

Sichere Anmeldung starten

Im Bereich „Sichere Anmeldung über Microsoft/Google" auf „Bei … anmelden" klicken und den Login abschließen.

3

IMAP nicht vergessen

Falls der Posteingang danach weiter meldet, dass der Zugriff abgelehnt wurde, zusätzlich IMAP im Postfach aktivieren (siehe 6.8.1).

6.8.3 „Zugangsdaten noch nicht hinterlegt"

Ein Postfach kann in der Mail-Übersicht erscheinen (weil Ihnen der Zugriff erlaubt wurde), obwohl die Server-Zugangsdaten noch nie eingetragen wurden. FlowAssist zeigt das Konto dann bewusst mit dem Hinweis „Zugangsdaten noch nicht hinterlegt" an, statt es zu verstecken.

Richten Sie das Postfach in den Mail-Einstellungen ein: klassische Konten mit Server/Benutzer/Passwort, Outlook/Google mit der modernen Anmeldung (siehe 6.8.2).

6.8.4 „Zugangsdaten unvollständig – bitte Passwort eingeben"

Bei klassischen Konten (kein OAuth) kann das Passwort fehlen oder abgelaufen sein – etwa nach einer Passwortänderung beim Anbieter. FlowAssist fragt dann gezielt das Passwort ab, ohne die restlichen Servereinstellungen zu verändern.

Bei Anbietern mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, die noch kein OAuth anbieten, tragen Sie hier ein „App-Passwort" ein, das Sie im Sicherheitsbereich Ihres Anbieters erzeugen.

6.8.5 Welcher Absender wird verwendet?

Wenn mehrere Postfächer eingerichtet sind, wählt FlowAssist den Absender abhängig von der Aktion:

Rechte an einer Stelle: Wer welches Postfach nutzen darf (Lesen/Senden, Standard-Postfach/-Absender), wird zentral unter „Nutzer & Personen" pro Nutzer vergeben. In den Mail-Einstellungen sehen Sie dazu eine Übersicht mit Absprung.
  • Neue E-Mail: Ihr persönlicher „Standard-Absender" (pro Nutzer in „Nutzer & Personen" einstellbar).
  • Antworten / Weiterleiten: das Postfach, das die ursprüngliche Nachricht empfangen hat.
  • Entwurf öffnen: das Konto, in dessen Entwürfe-Ordner der Entwurf liegt.
  • Dokumentversand (Rechnung/Angebot/Vertrag/Mahnung): das in den Mail-Einstellungen hinterlegte Routing-Konto.