Dokumentation · 6. Einstellungen und System

6.2 Branding und Layout: Professionelles Erscheinungsbild

Das Branding bestimmt, wie Ihre Dokumente aussehen - Logo, Farben, Schrift und Briefkopf-Layout. Diese Seite erklärt die wichtigsten Branding-Optionen, Anforderungen an Assets und wie Sie das Ergebnis prüfen.

6.2.1 Logo hochladen: Format, Größe und Qualität

Das Firmenlogo erscheint je nach Layout im Kopfbereich Ihrer Dokumente. Ein scharfes, professionelles Logo ist der erste visuelle Eindruck beim Kunden.

FlowAssist akzeptiert PNG-Dateien mit transparentem Hintergrund und SVG-Vektorgrafiken. SVG ist zu bevorzugen, weil es in jeder Größe scharf bleibt.

Kein JPG-Logo verwenden: JPG-Logos haben immer einen Hintergrund und wirken auf farbigen oder hellen PDF-Bereichen schnell unprofessionell. Verwenden Sie ausschliesslich PNG mit Transparenz oder SVG.
  • Empfohlenes Format: SVG
  • Alternativ: PNG mit transparentem Hintergrund
  • PNG sollte ausreichend gross exportiert werden, damit es in PDFs nicht pixelig wirkt
  • Querformatige Logos funktionieren im Briefkopf meist besser als hohe Formate
  • RGB-Farbraum verwenden, nicht CMYK
Branding-Einstellungen in FlowAssist mit Logo-Upload und PDF-Konfiguration
Screenshot: Branding-Einstellungen Die Branding-Einstellungen zeigen Logo-Upload, Farbfeld, Layoutoptionen und die direkte Vorschau auf die PDF-Wirkung.

6.2.2 Primärfarbe und Schriftart

Die Primärfarbe wird für Überschriften, Trennlinien und Akzente im Dokument verwendet. Sie sollte zu Ihrer Corporate Identity passen und auf weissem Hintergrund gut lesbar bleiben.

Kontrast beachten: Sehr helle Farben verlieren auf weissem Papier schnell an Wirkung. Testen Sie die Lesbarkeit immer in der PDF-Vorschau.
1

Branding öffnen

Gehen Sie zu "Einstellungen" und öffnen Sie den Branding-Bereich.

2

Primärfarbe pflegen

Wählen Sie Ihre Markenfarbe oder tragen Sie den Hex-Code direkt ein.

3

Schriftwirkung prüfen

Nutzen Sie die Vorschau, um zu sehen, wie Farbe und Typografie gemeinsam wirken.

4

Speichern und Test-PDF erzeugen

Prüfen Sie das Ergebnis anschliessend direkt in einem realen Dokument.

6.2.3 Briefkopf-Layout und Varianten

Das Briefkopf-Layout bestimmt, wie Logo, Firmenname und Adresse auf dem Dokument angeordnet sind. Entscheidend ist nicht die Theorie, sondern wie sauber das Ergebnis in einem echten PDF wirkt.

  • Logo rechts oder links je nach gewählter Layoutvariante
  • Firmenname und Adresse müssen im Kopfbereich klar lesbar bleiben
  • Abstaende und Seitenumbrueche sollten in mehrseitigen Dokumenten stabil wirken
  • Mehrseitige PDFs reservieren Abstand vor der Fußzeile, damit lange Texte sauber auf die nächste Seite umbrechen
  • Auch Fußzeile und Bankdaten gehören zur Layoutprüfung

6.2.4 Nummernkreise: Dokumentnummern konfigurieren

Nummernkreise definieren, wie Angebote, Verträge und Rechnungen nummeriert werden. Die Nummerierung ist nicht nur organisatorisch, sondern bei Rechnungen auch steuerlich relevant.

Konfigurieren Sie Nummernkreise einmalig zu Beginn und ändern Sie sie nicht mehr mitten im laufenden Betrieb.

Nicht mitten im Jahr ändern: Änderungen an Präfix oder Startnummer können zu Luecken oder Dopplungen fuehren. Solche Anpassungen gehören nur an einen klaren Schnittpunkt wie Jahresbeginn oder Neuaufsetzung.
  • Angebotsnummern, Rechnungsnummern und Vertragsnummern können getrennt konfiguriert werden
  • Präfix, Jahreszahl und Startnummer bestimmen das Format
  • Führende Nullen sorgen für ein gleichmäßiges Erscheinungsbild

6.2.5 Qualitätsprüfung des Brandings

Erstellen Sie nach dem Konfigurieren des Brandings ein Testdokument als PDF und prüfen Sie folgende Punkte:

  • Logo ist scharf und sauber freigestellt
  • Primärfarbe wirkt auf weissem Hintergrund klar und lesbar
  • Firmenname und Adresse im Briefkopf sind korrekt
  • Schrift und Abstaende bleiben gut lesbar
  • Fußzeile mit Bankdaten und Geschäftsführung ist vollständig
  • Lange Dokumenttexte enden sichtbar vor der Fußzeile und überlappen nicht
  • Dokumentnummern werden im gewünschten Format erzeugt