6.6.1 Warum Backups existenziell wichtig sind
FlowAssist ist eine lokale Anwendung – Ihre Daten liegen auf Ihrem Rechner, nicht in der Cloud. Das hat viele Vorteile (Datenschutz, Offline-Betrieb, volle Kontrolle), aber einen wichtigen Nachteil: wenn die Festplatte ausfällt, das Gerät gestohlen wird oder ein Betriebssystem-Fehler auftritt, sind alle Daten weg – sofern kein Backup existiert.
Behandeln Sie Backups wie eine Versicherung: Sie hoffen, sie nie zu brauchen, aber wenn der Fall eintritt, retten sie Ihr Unternehmen.
Keine Cloud-Synchronisation = kein automatisches Backup:
FlowAssist synchronisiert Daten NICHT automatisch in die Cloud. Sie müssen aktiv für Backups sorgen. Mindestens ein tägliches Backup auf einem externen Medium (USB, NAS, Cloud-Speicher) ist dringend empfohlen.
6.6.2 Manuelles Backup erstellen
Ein manuelles Backup kann jederzeit aus FlowAssist heraus erstellt werden. Es erzeugt eine komprimierte Datei (ZIP oder JSON) mit allen Daten der Anwendung.
Gruppe „Automatisierung" im Einstellungs-Backup:
Das Einstellungs-Backup enthält die Gruppe „Automatisierung" – darin sind alle Konfigurationen für den automatischen Rechnungs- und Mahnungsversand gesichert. Stellen Sie sicher, dass diese Gruppe beim Backup ausgewählt ist, wenn Sie Ihre Automatisierungsregeln sichern möchten.
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Backup-Funktion öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Backup" → "Backup erstellen".
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Backup-Typ wählen
Vollständiges Backup: alle Daten inkl. Dateien (Belege, Logos, PDFs). Daten-Backup: nur Datenbankdaten ohne Anhänge (kleiner, schneller).
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Speicherort wählen
Wählen Sie, wo das Backup gespeichert wird: im Datenpfad von FlowAssist, auf einem externen Laufwerk, oder in einem Cloud-Sync-Ordner (z.B. Dropbox, OneDrive).
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Backup starten
Klicken Sie "Backup erstellen". Der Fortschritt wird angezeigt. Bei großen Datenmengen kann es mehrere Minuten dauern.
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Backup verifizieren
Prüfen Sie, dass die Backup-Datei im Zielordner vorhanden ist und eine plausible Dateigröße hat (nicht 0 Bytes).
Screenshot: Backup erstellen
Zeigen Sie die Backup-Seite mit Optionen: Backup-Typ (Vollständig / Nur Daten), Speicherort-Auswahl, und dem "Backup erstellen"-Button. Darunter eine Liste vorhandener Backups mit Datum, Größe und einem "Herunterladen"-Button für jedes.
6.6.3 Automatische Backups konfigurieren
FlowAssist kann so konfiguriert werden, dass automatisch in regelmäßigen Abständen ein Backup erstellt wird. Das Backup wird im konfigurierten Backup-Pfad gespeichert.
3-2-1-Backup-Regel:
Professionelle Datensicherheit folgt der 3-2-1-Regel: 3 Kopien der Daten, auf 2 unterschiedlichen Medientypen, davon 1 Kopie extern/off-site. Für FlowAssist: lokal auf dem Rechner + externe Festplatte + Cloud-Ordner.
- Häufigkeit: täglich, wöchentlich oder monatlich (täglich empfohlen)
- Zeitpunkt: z.B. täglich um 23:00 Uhr (wenn die App noch läuft)
- Aufbewahrung: wie viele Backup-Versionen behalten werden (z.B. letzte 7 Tage)
- Backup-Pfad: frei wählbar – idealerweise ein Cloud-Sync-Ordner
- Benachrichtigung: optional E-Mail bei Backup-Fehler
6.6.4 Backup wiederherstellen
Im Notfall (neuer Rechner, defekte Festplatte, versehentliche Datenlöschung) können Sie ein Backup wiederherstellen. Dabei werden die aktuellen Daten durch die Backup-Daten ersetzt.
Wiederherstellung überschreibt alle aktuellen Daten:
Die Wiederherstellung eines Backups löscht alle aktuellen Daten unwiderruflich und ersetzt sie durch den Backup-Stand. Erstellen Sie vor einer Wiederherstellung immer ein aktuelles Backup des aktuellen Zustands – auch wenn er fehlerhaft erscheint. Prüfen Sie danach zusätzlich lokale Nutzer, Speicherpfad und Firmendaten.
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Backup-Wiederherstellung öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Backup" → "Backup wiederherstellen". Oder: beim Setup-Wizard die Option "Aus Backup wiederherstellen" wählen.
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Backup-Datei wählen
Klicken Sie auf "Backup-Datei auswählen". Navigieren Sie zur gewünschten Backup-Datei (ZIP oder JSON).
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Vorschau prüfen
FlowAssist zeigt eine Vorschau: welches Datum hat das Backup, wie viele Datensätze enthält es. Prüfen Sie, ob es das richtige Backup ist.
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Wiederherstellung bestätigen
Klicken Sie "Wiederherstellen". ACHTUNG: alle aktuellen Daten werden überschrieben. Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen.
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App neu starten
Nach der Wiederherstellung muss FlowAssist neu gestartet werden. Danach sind alle wiederhergestellten Daten verfügbar.
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Lokalen Zugriff prüfen
Prüfen Sie nach dem Neustart sofort, ob der erwartete lokale Benutzerzugang verfügbar ist. Bei komplett neuer Einrichtung wird der erste lokale Superuser wieder im Setup angelegt.
6.6.4a Hinweis: Firmenordner bei PC-Wechsel
Das Einstellungs-Backup sichert Ihre Konfiguration und Stammdaten (JSON). Es enthält jedoch keine PDF-Dokumente, Belege oder sonstige Dateien aus dem Firmenordner. Bei einem Gerätewechsel muss der Firmenordner separat gesichert und übertragen werden.
Firmenordner nicht vergessen beim PC-Wechsel:
Der Firmenordner mit allen Rechnungs-PDFs, Belegen und Kontoauszügen wird nicht im Einstellungs-Backup gespeichert. Kopieren Sie den Firmenordner manuell auf den neuen Rechner. Beim Einrichten der App auf dem neuen Gerät wählen Sie diesen Ordner im Setup-Wizard unter „Bestehendes Unternehmen" aus – alle Daten und Einstellungen sind dann sofort verfügbar.
6.6.5 App-Updates: Aktuelle Version verwenden
FlowAssist wird regelmäßig mit Verbesserungen, Fehlerbehebungen und neuen Funktionen aktualisiert. Updates werden über den integrierten Update-Mechanismus installiert.
- Update-Benachrichtigung: FlowAssist zeigt beim Start an, wenn eine neue Version verfügbar ist
- Update herunterladen: direkt aus der App, ohne Browser oder externe Downloads
- Vor dem Update: automatisch ein Backup erstellen lassen (empfohlen)
- Changelogs: jedes Update enthält eine Liste der Änderungen
- Beta-Updates: optional Zugang zu Pre-Release-Versionen aktivierbar
- Wöchentlich prüfen, ob eine neue Version verfügbar ist
- Vor jedem Update ein manuelles Backup erstellen
- Changelog lesen: gibt es Migrationssteps oder Breaking Changes?
- Nach dem Update eine Probefunktion testen (z.B. eine Rechnung öffnen)
- Backup-Pfad zeigt auf sicheres Ziel (extern oder Cloud)
- Automatische Backups sind aktiviert und laufen täglich
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