6.7.1 Globale Automatisierungseinstellungen
Unter Einstellungen → Automatisierung finden Sie drei globale Schalter, die das Verhalten der gesamten App steuern. Diese Einstellungen gelten als Fallback, wenn für einen bestimmten Kunden oder Vertrag keine individuelle Konfiguration gesetzt wurde.
Voraussetzungen für automatischen E-Mail-Versand:
Der automatische E-Mail-Versand funktioniert nur, wenn unter Einstellungen → E-Mail ein SMTP-Server konfiguriert und aktiviert ist, und der jeweilige Kunde eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat (als Kontakt oder im Feld „Standard-Rechnungs-E-Mail").
- Vertragsrechnungen automatisch versenden: Neu erstellte Rechnungen aus Verträgen werden direkt nach der Erstellung per E-Mail an den Kunden gesendet.
- Mahnungen automatisch erstellen: Offene Rechnungen werden nach Ablauf der konfigurierten Fristen automatisch gemahnt. Die Mahngebühren und Fristen konfigurieren Sie unter Einstellungen → Mahnwesen.
- Mahnungen automatisch versenden: Automatisch erstellte Mahnungen werden sofort per E-Mail versandt. Dieser Schalter ist nur aktiv, wenn die automatische Mahnungserstellung ebenfalls eingeschaltet ist.
6.7.2 Prioritätsreihenfolge der drei Ebenen
Die Automatisierung kann auf drei Ebenen gesteuert werden. Wenn mehrere Ebenen aktiv sind, gilt folgende Priorität – von hoch nach niedrig:
Empfohlener Ansatz:
Setzen Sie die globale Konfiguration auf Ihre Standard-Erwartung (z.B. Mahnungen automatisch erstellen = Ja). Für Sonderfälle (bestimmte Kunden sollen nie automatisch kontaktiert werden) nutzen Sie den Kunden-Override. Für einzelne Verträge mit abweichendem Verhalten setzen Sie den Vertrags-Toggle.
- Vertrag (höchste Priorität): Wenn am Vertrag ein explizites autoSend-Flag gesetzt ist, überschreibt dieses alle anderen Einstellungen.
- Kunde (mittlere Priorität): Wenn für den Kunden „Immer versenden" oder „Nie versenden" eingestellt ist, gilt das für alle Dokumente dieses Kunden – außer der Vertrag überschreibt es.
- Global (Fallback): Wenn der Kunde auf „Globale Einstellung übernehmen" (Standard) steht und am Vertrag nichts gesetzt ist, gilt die globale Konfiguration aus Einstellungen → Automatisierung.
6.7.3 Per-Kunde-Override im Kundenprofil
Im Kundenprofil gibt es eine eigene Karte „Automatisierung". Dort können Sie für jeden Kunden individuell festlegen, ob die globale Einstellung gelten soll oder ob der Versand für diesen Kunden immer aktiv oder immer deaktiv ist.
- Globale Einstellung übernehmen (Standard): Der Kunde folgt dem globalen Schalter. Änderungen an den globalen Einstellungen wirken sich sofort auf diesen Kunden aus.
- Immer automatisch versenden: Für diesen Kunden wird immer automatisch versendet – unabhängig von der globalen Einstellung.
- Nie automatisch versenden: Für diesen Kunden wird niemals automatisch versendet – auch wenn global aktiviert. Nützlich für Kunden, die ausschließlich manuell kontaktiert werden möchten.
1
Kundenprofil öffnen
Gehen Sie zu Kunden → gewünschten Kunden auswählen → Kundenprofil öffnen.
2
Karte Automatisierung suchen
Die Karte „Automatisierung" befindet sich unterhalb der Kontaktwege und E-Mail-Einstellungen.
3
Option wählen
Wählen Sie für Rechnungsversand und Mahnungsversand jeweils die gewünschte Option. Die Auswahl wird sofort gespeichert.
6.7.4 Per-Vertrag-Override im Vertragsformular
Im Vertragsformular (Verträge → Vertrag bearbeiten) gibt es im Bereich „Rechnungserstellung" einen zusätzlichen Toggle für den Versand. Dieser erscheint erst, wenn die automatische Rechnungserstellung aktiviert ist.
Wenn kein Versand-Toggle gesetzt ist:
Wenn am Vertrag kein expliziter Versand-Toggle gesetzt wurde (der Schalter wurde nie berührt), gilt die Kunden-Einstellung – und falls auch diese auf „Globale Einstellung übernehmen" steht, die globale Automatisierungs-Konfiguration.
- „Automatische Rechnungserstellung" aktivieren: Rechnungen werden anhand des Abrechnungsintervalls automatisch erstellt.
- „Erstellte Rechnungen automatisch versenden": Erscheint direkt darunter und steuert, ob diese Rechnungen auch sofort per E-Mail gesendet werden.
- Diese Einstellung gilt ausschließlich für diesen Vertrag und hat die höchste Priorität gegenüber Kunden- und globaler Einstellung.
6.7.5 Tipps und Fehlerbehebung
Wenn automatische E-Mails nicht ankommen, gibt es mehrere mögliche Ursachen. Die Checkliste hilft bei der Diagnose.
- SMTP-Einstellungen prüfen: Einstellungen → E-Mail → SMTP-Test durchführen
- E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt Kundenprofil → Kontaktwege oder Standard-Rechnungs-E-Mail
- Globale Automatisierung eingeschaltet Einstellungen → Automatisierung
- Kunden-Override auf „Nie versenden" gesetzt Im Kundenprofil → Automatisierung prüfen
- Sendehistorie kontrollieren: In der jeweiligen Rechnung oder Mahnung unter „Verlauf" → Versandprotokolle
- Backup enthält Automatisierungseinstellungen: Einstellungen → Backup → Gruppe „Automatisierung" auswählen
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