6.5.1 Was das Audit-Log protokolliert
Das Audit-Log ist eine chronologische Liste aller sicherheitsrelevanten und datenverändernden Aktionen in FlowAssist. Es hilft bei der Fehlersuche ("Wer hat diese Rechnung geändert?") und ist bei Betriebsprüfungen relevant.
Das Log wird lokal gespeichert und ist nur für Admin-Benutzer einsehbar.
Audit-Log kann nicht bearbeitet werden:
Das Audit-Log ist bewusst nicht editierbar – auch nicht für Admins. Das dient der Manipulationssicherheit. Wenn Sie einen Eintrag als "Irrtum" betrachten, können Sie eine Notiz beim zugehörigen Dokument hinterlassen, aber den Log-Eintrag selbst nicht löschen.
- Dokument-Ereignisse: erstellt, bearbeitet, gelöscht, versendet, storniert
- Statusänderungen: z.B. "Rechnung RE-2024-0042 auf Bezahlt gesetzt"
- Benutzeraktionen: Login, Logout, Passwortänderung
- Einstellungsänderungen: z.B. "SMTP-Konfiguration geändert"
- Systemereignisse: Backup erstellt, Daten importiert
- Fehlgeschlagene Login-Versuche
6.5.2 Das Audit-Log lesen und durchsuchen
Das Audit-Log finden Sie unter "Einstellungen" → "Audit-Log" oder "Protokoll". Es zeigt eine chronologische Liste aller Ereignisse.
1
Audit-Log öffnen
Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Audit-Log". Die Log-Liste öffnet sich mit den neuesten Einträgen zuerst.
2
Nach Benutzer filtern
Wählen Sie einen Benutzer aus dem Filter, um nur dessen Aktionen anzuzeigen.
3
Nach Zeitraum filtern
Wählen Sie einen Zeitraum (z.B. "Letzte 7 Tage" oder ein benutzerdefiniertes Datum), um die Ansicht einzuschränken.
4
Nach Ereignistyp filtern
Filtern Sie nach Typ: nur Rechnungsänderungen, nur Login-Ereignisse, nur Einstellungsänderungen.
5
Eintrag aufklappen
Klicken Sie auf einen Eintrag, um Details zu sehen: Zeitstempel, Benutzer, geänderte Felder, Vorher-/Nachher-Werte.
Screenshot: Audit-Log Übersicht
Zeigen Sie die Audit-Log-Liste mit mehreren Einträgen. Jeder Eintrag sollte zeigen: Zeitstempel, Benutzername, Ereignistyp (z.B. "Rechnung geändert"), und kurze Beschreibung (z.B. "RE-2024-0042: Status → Bezahlt"). Filter-Dropdowns für Benutzer, Zeitraum und Typ sollen sichtbar sein.
6.5.3 Dokumentenhistorie: Änderungen an einzelnen Dokumenten
Neben dem globalen Audit-Log gibt es für jedes Dokument eine individuelle Änderungshistorie. Diese ist direkt im Dokument einsehbar und zeigt alle Änderungen an genau diesem Datensatz.
Änderungshistorie bei Kundengesprächen nutzen:
Wenn ein Kunde behauptet, das Angebot habe früher einen anderen Preis gehabt, können Sie die Änderungshistorie des Angebots öffnen und exakt zeigen, wann und von wem welche Änderung vorgenommen wurde.
- Wann und von wem das Dokument erstellt wurde
- Alle Feldänderungen mit Vorher- und Nachher-Wert (z.B. Preis geändert von 100 auf 120 Euro)
- Wann das Dokument versendet wurde und an wen
- Statusübergänge (z.B. Entwurf → Versendet → Bezahlt)
- Kommentare und interne Notizen
Screenshot: Dokumentenhistorie
Zeigen Sie die Änderungshistorie eines einzelnen Dokuments (z.B. einer Rechnung) als Timeline oder Liste. Einträge sollten Zeitstempel, Benutzername und die Art der Änderung zeigen, z.B. "Preis von 500 auf 550 Euro geändert" oder "Status: Offen → Bezahlt".
6.5.4 Audit-Log exportieren
Das Audit-Log kann als CSV exportiert werden. Das ist nützlich für die Steuerberater-Übergabe oder bei Betriebsprüfungen.
GoBD und Protokollierungspflicht:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) schreiben vor, dass nachträgliche Änderungen an steuerrelevanten Daten nachvollziehbar sein müssen. Das Audit-Log in FlowAssist unterstützt dabei, diese Anforderung zu erfüllen.
- Export als CSV: vollständiges Log oder gefilterter Zeitraum
- Export als PDF: druckbare Version für Behörden oder Prüfer
- Felder im Export: Zeitstempel, Benutzer, Ereignis, Details
- Zeitraum wählbar: z.B. alle Änderungen des letzten Geschäftsjahres
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