Dokumentation · 6. Einstellungen und System

6. Einstellungen, Benutzer und System

Diese Seite dokumentiert die Bereiche, die den Rahmen für alle anderen Module setzen: Unternehmensdaten, Branding, lokale Benutzer, Rollen, Signaturen, Historie, Audit und Sicherung.

6.1 Unternehmensdaten als verbindliche Basis

Die Unternehmensdaten steuern weite Teile der App. Deshalb sollten sie nur durch berechtigte Personen gepflegt werden. Fehler in Firmennamen, Bankdaten oder Pflichtangaben wirken sich direkt auf PDFs, E-Mails und Portalansichten aus.

  • Firmendaten werden in Dokumenten, Signaturen und PDF-Layouts verwendet.
  • Bankverbindungen und Rechnungslogik sollten nur durch berechtigte Personen geändert werden.
  • Ein sauber gepflegtes Unternehmensprofil verhindert Folgeschäden in allen Modulen.
6.1 Unternehmensdaten

6.2 Branding, Layouts und Dokumentwirkung

Branding beeinflusst nicht nur Farben, sondern den gesamten professionellen Eindruck Ihrer Dokumente. Deshalb sollten Logo, Farbwelt, Layoutauswahl und Typografie als zusammenhängender Bereich gedacht werden.

  • Branding wirkt in PDF-Vorlagen, Portal-Annahme und Vorschau.
  • Layouts sollten vor dem Produktiveinsatz mit realen Dokumenten getestet werden.
  • Auch Fußzeilen, Seitenumbrüche und Nummernköpfe gehören zur Qualitätsprüfung.
6.2 Branding und Layout

6.3 Lokale Benutzer und Rollen

FlowAssist kann lokal mit mehreren Benutzerprofilen pro Gerät arbeiten. Damit wird nachvollziehbar, wer welche Vorgänge erstellt, geändert oder versendet hat. Gleichzeitig bleiben Daten lokal auf dem Gerät.

  • Superuser verwalten System, Firmendaten, lokale Nutzer und sicherheitsrelevante Einstellungen.
  • Normale Nutzer arbeiten operativ mit Kunden, Dokumenten und Versand.
  • Jeder Nutzer hat eigene Zugangsdaten und kann eine eigene Signatur verwenden.
Rollenprinzip: Operative Arbeit darf breit möglich sein. Kritische Stammdaten und Systemlogik sollten nur der Superuser ändern können.
6.3 Benutzer und Rollen

6.4 Signaturen, E-Mail-Absender und Standardtexte

E-Mail-Versand funktioniert am besten, wenn Signatur, Standardtexte und Platzhalter zentral gepflegt sind. Die globale Signatur kann dabei automatisch Nutzerdaten wie Name, E-Mail und Telefon ergänzen.

  • Die globale Signatur wird durch Nutzerdaten ergänzt.
  • Standardtexte werden in den Versanddialogen automatisch geladen.
  • Textbausteine erleichtern konsistente Kommunikation nach außen.
6.4 Signaturen und Mail

6.5 Änderungshistorie und Audit-Trail

FlowAssist dokumentiert Änderungen nicht nur als Statuswechsel, sondern zunehmend feldbezogen. So lässt sich nachvollziehen, wer welche Inhalte wann verändert hat.

  • Detailseiten zeigen relevante Änderungsinformationen an.
  • Ein Audit-Trail dient dem Superuser als übergreifende Kontrollsicht.
  • Besonders wichtig ist das bei Rechnungen, Verträgen und revisionsnahen Prozessen.
6.5 Audit und Historie

6.6 Backup, Systempflege und lokale Stabilität

Weil FlowAssist lokal arbeitet, sind saubere Backups, strukturierte Speicherorte und eine klare Gerätepflege entscheidend. Nur so bleiben Daten bei Gerätewechsel, Wartung oder Störung geschützt.

  • Backup-Routine festlegen und regelmäßig prüfen.
  • Datenexport vor Gerätewechsel durchführen.
  • Superuser-Zugang sicher dokumentieren.
  • System- und App-Versionen nachvollziehbar halten.
6.6 Backup und Systempflege

6.7 Automatisierung

Rechnungs- und Mahnungsversand automatisch steuern – global, pro Kunde oder pro Vertrag. Ein flexibles Prioritätssystem sorgt dafür, dass Ausnahmen die Regel nicht brechen.

  • Globale Versand-Schalter für Rechnungen und Mahnungen
  • Prioritätssystem: Vertrag > Kunde > Global
  • Individuelle Overrides im Kundenprofil
6.7 Automatisierung