3.2.1 Einen Einzeltermin anlegen
Ein Einzeltermin ist ein einmaliger Einsatz zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit. Er eignet sich für Sonderaufgaben, Ersttermine oder Tätigkeiten, die nicht regelmäßig wiederholt werden.
1
Termin öffnen
Klicken Sie im Planer auf einen leeren Zeitslot in der Tagespalte. Das Erstellungsformular öffnet sich mit dem geklickten Datum vorausgefüllt.
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Kunden und Vertrag wählen
Wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown. Optional: einen zugehörigen Vertrag wählen. Adresse und Leistungsbeschreibung werden automatisch geladen.
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Datum und Uhrzeit
Startdatum, Startzeit und Endzeit eingeben. Der Einsatz erscheint als Block im Kalender.
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Adresse / Leistungsort
Wählen Sie aus den Adressen des Kunden. Oder: "Remote" für Fernleistungen. Die Adresse erscheint später auf dem Arbeitsschein.
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Beschreibung
Tragen Sie eine kurze Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe ein. Mitarbeiter sehen diese Beschreibung auf dem Einsatzplan.
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Mitarbeiter zuordnen
Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus. Ohne Mitarbeiterzuordnung ist der Export- und Versandprozess eingeschränkt.
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Speichern
Klicken Sie "Speichern". Der Termin erscheint als Block im Kalender.
Screenshot: Neuer Einzeltermin – Formular
Zeigen Sie das Termin-Erstellungsformular mit ausgefüllten Feldern: Kunde, Datum, Uhrzeit, Adresse und Mitarbeiter.
3.2.2 Eine Terminserie anlegen
Für regelmäßig wiederkehrende Einsätze (z.B. wöchentliche Reinigung jeden Montag) können Sie eine Terminserie anlegen. Statt 52 einzelne Termine manuell einzutragen, generiert FlowAssist alle Termine automatisch.
Serien erzeugen viele Termine:
Eine wöchentliche Serie über 12 Monate erzeugt ca. 52 Termine. Stellen Sie sicher, dass alle Parameter korrekt sind, bevor Sie die Serie speichern. Das nachträgliche Löschen aller Termine ist aufwändig.
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Serienmodus aktivieren
Im Termin-Formular: Aktivieren Sie den Toggle "Wiederkehrender Termin" oder "Serie erstellen". Zusätzliche Felder erscheinen.
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Frequenz wählen
Wählen Sie die Wiederholungsfrequenz: Täglich, Wöchentlich, 14-tägig, Monatlich, Quartalsweise oder "Bei Bedarf" (Einzeltermin).
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Wochentage wählen (bei wöchentlich)
Bei wöchentlichen Serien: Wählen Sie die Wochentage (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So). Sie können mehrere Wochentage kombinieren.
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Startdatum und Enddatum
Geben Sie das erste Datum und das letzte Datum der Serie ein. Die App generiert automatisch alle Termine in diesem Zeitraum.
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Termine prüfen
Schauen Sie in den Kalender: Alle generierten Termine sollten als Blöcke erscheinen. Prüfen Sie, ob Feiertage oder Sonderfälle berücksichtigt werden müssen.
Screenshot: Terminserie anlegen
Zeigen Sie das Termin-Formular mit aktiviertem Serienmodus: Frequenz-Dropdown (z.B. "Wöchentlich"), Wochentag-Auswahl (mehrere angehakt) und Start/Endedatum.
Screenshot: Kalender mit generierter Terminserie
Zeigen Sie die Wochenansicht des Planers mit mehreren generierten Terminen der Serie als farbige Blöcke an den gleichen Wochentagen.
3.2.3 Einzelne Termine bearbeiten und löschen
Auch innerhalb einer Serie können einzelne Termine unabhängig bearbeitet werden. Sie können z.B. einen Termin in einer wöchentlichen Serie auf einen anderen Tag verschieben oder ihm einen anderen Mitarbeiter zuordnen.
Änderungen in Serien:
Wenn Sie einen Serientermin ändern, wird nur dieser Termin geändert, nicht alle zukünftigen Termine der Serie. Wenn Sie alle zukünftigen Termine ändern möchten, löschen Sie die restliche Serie und legen Sie eine neue an.
- Termin bearbeiten: Klick auf den Termin im Kalender → Bearbeitungsformular öffnet sich
- Termin verschieben: Datum und Uhrzeit im Formular ändern – nur dieser eine Termin wird geändert, nicht die gesamte Serie
- Termin löschen: Mülleimer-Icon im Bearbeitungsformular – löscht nur diesen Termin
- Mitarbeiter wechseln: im Bearbeitungsformular anderen Mitarbeiter wählen
- Serie komplett löschen: nicht direkt im Kalender, sondern über den ursprünglichen Eintrag möglich
3.2.4 Überblick: Verfügbare Frequenzen und Wochentage
FlowAssist unterstützt folgende Planungsfrequenzen – passend zur Vertragslogik:
Frequenz stimmt mit Vertrag überein:
Wenn ein Einsatz aus einem Vertrag abgeleitet wird, übernimmt FlowAssist die Ausführungsfrequenz automatisch aus dem Vertrag. Sie müssen sie nicht manuell eingeben.
- Täglich: Einsatz jeden Werktag oder jeden Kalendertag
- Wöchentlich: frei wählbare Wochentage, z.B. Mo + Mi + Fr
- 14-tägig: alle zwei Wochen, am gleichen Wochentag
- Monatlich: einmal pro Monat, z.B. immer der erste Montag
- Quartalsweise: einmal pro Quartal
- Bei Bedarf / Einmalig: Einzeltermin ohne Wiederholung
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