Dokumentation · 3. Einsatzplanung und Arbeitsscheine

3.1 Planungslogik und Datenquelle

Die Einsatzplanung in FlowAssist ist kein isolierter Kalender, sondern ein integrierter Bestandteil des Gesamtworkflows. Diese Seite erklärt, wie die Planung aus Verträgen und Kunden gespeist wird, welche Daten vorhanden sein müssen und wie der Planer grundsätzlich funktioniert.

3.1.1 Was der Planer kann und was er nicht kann

Der Planer in FlowAssist ist ein Wochenkalender, in dem Sie Einsätze anlegen, bearbeiten, Mitarbeiter zuordnen und exportieren können. Er ist bewusst einfach gehalten: kein KI-Routing, keine automatische Optimierung – dafür vollständige Kontrolle über jeden Termin.

Der Planer zeigt Einsätze als farbige Blöcke in einer Wochenansicht. Links können Sie zwischen Wochen wechseln, nach Kunden oder Mitarbeitern filtern und Termine direkt bearbeiten.

  • Wochenansicht: eine Woche pro Seite, jeder Tag als Spalte
  • Tagesblöcke: Einsätze erscheinen als Karten mit Uhrzeit, Kundenname und Mitarbeiter
  • Navigation: Pfeile links und rechts, oder direkt eine Woche eingeben
  • Filter: nach Mitarbeiter, Kunde oder Vertrag filterbar
  • Neuer Termin: Klick auf einen leeren Slot öffnet das Erstellungsformular
  • Bearbeiten: Klick auf einen Termin öffnet das Bearbeitungsformular
  • Export: Schaltflächen oben für PDF- und ICS-Export der aktuellen Ansicht
Wochenansicht des Einsatzplaners mit farbigen Einsatzkarten, Kundenname, Uhrzeiten und zugewiesenen Mitarbeitern auf mehreren Tagen.

3.1.2 Was vorher angelegt sein muss

Damit die Einsatzplanung wirklich nützlich ist, sollten bestimmte Stammdaten bereits vorhanden sein. Ohne diese Grundlage müssen Sie jeden Termin manuell mit allen Details befüllen.

Aus dem Vertrag planen spart Zeit: Wenn Sie einen Vertrag mit wöchentlicher oder monatlicher Ausführungsfrequenz haben, können Sie aus diesem Vertrag automatisch eine Terminreihe generieren. Ohne Vertragsbasis müssen Sie jeden Termin einzeln anlegen.
  • Kunden mit vollständiger Adresse (Leistungsort): erscheint auf Arbeitsscheinen und Einsatzplänen
  • Ansprechpartner vor Ort: optional, aber hilfreich für Mitarbeiter
  • Mitarbeiter angelegt: Name und Kontaktdaten (für Zuordnung und Versand)
  • Verträge (wenn aus Verträgen geplant wird): Ausführungsfrequenz, Leistungsort, Leistungsbeschreibung
  • E-Mail-Einstellungen: wenn Einsatzpläne per Mail an Mitarbeiter versendet werden

3.1.3 Datenquellen für den Planer

Der Planer verbindet verschiedene Module der App. Verstehen Sie diese Verbindungen, bevor Sie mit der Planung beginnen:

1

Quelle: Vertrag

Ein Vertrag enthält Kunde, Leistungsort, Ausführungsfrequenz (täglich, wöchentlich, monatlich) und Leistungsbeschreibung. Aus dem Vertrag heraus können automatisch Terminserien generiert werden.

2

Quelle: Kunde

Ohne Vertrag können Sie auch direkt einen Kunden im Planer auswählen und manuell einen Termin anlegen. Adresse und Ansprechpartner werden aus dem Kundenstamm geladen.

3

Manueller Einsatz

Sie können auch vollständig manuell einen Einsatz anlegen – ohne Vertrag, mit freiem Text für Beschreibung, Adresse und Mitarbeiter.

4

Mitarbeiterstamm

Mitarbeiter müssen in FlowAssist unter "Mitarbeiter" angelegt sein, um im Planer zugeordnet werden zu können.

3.1.4 Im Planer navigieren und filtern

Der Planer hat eine Wochennavigation und Filterfunktionen, die Sie schnell zur richtigen Ansicht bringen.

  • Wochenwechsel: Pfeile links/rechts oder direkten Zeitraum eingeben
  • Filter "Mitarbeiter": zeigt nur Einsätze des gewählten Mitarbeiters
  • Filter "Kunde": zeigt nur Einsätze für den gewählten Kunden
  • Filter "Vertrag": zeigt nur Einsätze eines bestimmten Vertrags
  • Mehrere Filter kombinierbar: z.B. Mitarbeiter + Woche
  • Zurück zur aktuellen Woche: "Heute"-Button in der Navigation
Screenshot: Planer mit aktivem Mitarbeiter-Filter Zeigen Sie den Planer mit einem aktivierten Mitarbeiter-Filter. Nur die Einsätze des gefilterten Mitarbeiters sollten sichtbar sein.