Dokumentation · 3. Einsatzplanung und Arbeitsscheine

3.3 Mitarbeiterzuordnung und Sichtbarkeit

Die Mitarbeiterzuordnung bestimmt, welche Einsätze ein Mitarbeiter sieht, erhält und bestätigt. Diese Seite erklärt, wie Mitarbeiter angelegt werden, wie Sie Einsätze zuweisen, wie die Filterung funktioniert und wie die Versandlogik für Mitarbeiterpläne arbeitet.

3.3.1 Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter müssen in FlowAssist unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter" angelegt sein, um im Planer zugeordnet werden zu können. Gehen Sie zu "Mitarbeiter" → "Neuer Mitarbeiter".

  • Vorname und Nachname: erscheinen auf Einsatzplänen und Arbeitsscheinen
  • E-Mail: wird für den Versand von Einsatzplänen benötigt
  • Telefon: optional, hilft bei Rückfragen
  • Rolle / Position: z.B. "Reinigungskraft", "Techniker" – erscheint auf Arbeitsscheinen
  • Notizen: intern, erscheint nicht auf Dokumenten
Screenshot: Mitarbeiter anlegen Zeigen Sie das Formular zur Mitarbeiteranlage mit ausgefüllten Feldern: Name, E-Mail, Telefon und Rolle.

3.3.2 Mitarbeiter einem Einsatz zuordnen

Die Mitarbeiterzuordnung erfolgt direkt im Termin-Formular. Sie können einem Einsatz einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen.

1

Termin öffnen

Öffnen Sie den Termin im Planer (neuer Termin oder bestehenden bearbeiten).

2

Mitarbeiter-Dropdown öffnen

Klicken Sie auf das Mitarbeiter-Auswahlfeld. Eine Liste aller angelegten Mitarbeiter erscheint.

3

Mitarbeiter auswählen

Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter. Bei mehreren Mitarbeitern werden alle für denselben Einsatz eingeplant.

4

Speichern

Klicken Sie "Speichern". Der Termin erscheint jetzt mit dem Mitarbeiternamen im Kalender.

Screenshot: Mitarbeiter-Zuordnung im Termin Zeigen Sie das Termin-Formular mit dem Mitarbeiter-Dropdown geöffnet und einem oder mehreren ausgewählten Mitarbeitern.

3.3.3 Den Planer nach Mitarbeiter filtern

Wenn viele Einsätze im Planer eingetragen sind, hilft der Mitarbeiter-Filter. Er zeigt nur die Einsätze eines bestimmten Mitarbeiters an und macht den Planer übersichtlich.

Planungskontrolle pro Mitarbeiter: Nutzen Sie den Filter, um zu prüfen, ob ein Mitarbeiter zu viele oder zu wenige Einsätze in einer Woche hat. Das ist besonders nützlich bei mehrköpfigen Teams.
  • Filter oben im Planer: "Mitarbeiter"-Dropdown
  • Wählen Sie einen Mitarbeiter: nur seine Einsätze werden angezeigt
  • "Alle Mitarbeiter" zurückwählen: wieder Gesamtansicht
  • Filter bleibt aktiv beim Wochenwechsel – nützlich für die wöchentliche Planung

3.3.4 Einsatzpläne an Mitarbeiter versenden

Der Planer ermöglicht es, Einsatzpläne direkt aus der App heraus an Mitarbeiter zu versenden. Jeder Mitarbeiter erhält nur seinen eigenen Plan – nicht die Pläne der Kollegen.

1

Versand-Dialog öffnen

Klicken Sie im Planer auf "Plan versenden" (Schaltfläche oben). Das Versand-Modal öffnet sich.

2

Mitarbeiter auswählen

Wählen Sie, an welchen Mitarbeiter (oder alle Mitarbeiter) die Pläne gesendet werden sollen.

3

Zeitraum wählen

Wählen Sie den Zeitraum: aktuelle Woche, nächste Woche oder benutzerdefinierter Bereich.

4

Anhang wählen

Wählen Sie PDF-Plan und/oder ICS-Datei (Kalenderformat). Beide können kombiniert werden.

5

Text und Signatur prüfen

Begleittext und Signatur werden aus den Einstellungen geladen. Passen Sie sie bei Bedarf an.

6

Versenden

Klicken Sie "Senden". Jeder Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit dem gefilterten Plan.

Screenshot: Plan-Versand-Dialog Zeigen Sie das Versand-Modal für den Einsatzplan mit Mitarbeiterauswahl, Zeitraum, Anhang-Optionen (PDF/ICS) und Begleittext.