3.4.1 PDF-Export: Einsatzplan als Dokument
Der PDF-Export erzeugt ein druckbares Dokument mit allen Einsätzen der gewählten Woche. Das PDF ist gut strukturiert und kann als Anhang versendet oder ausgedruckt werden.
1
Woche auswählen
Navigieren Sie im Planer zur Woche, die exportiert werden soll.
2
Filter setzen (optional)
Wenn Sie nur die Einsätze eines Mitarbeiters exportieren möchten, setzen Sie zuerst den Mitarbeiter-Filter.
3
PDF exportieren
Klicken Sie oben auf "PDF exportieren" oder "Drucken". Das PDF öffnet sich in einer Vorschau.
4
PDF prüfen
Prüfen Sie: Sind alle Einsätze vollständig? Stimmen Datum, Uhrzeit, Adresse und Mitarbeiter? Ist das Logo korrekt
5
Speichern oder drucken
Speichern Sie das PDF oder drucken Sie es direkt aus.
Screenshot: Einsatzplan PDF
Zeigen Sie die PDF-Ansicht eines Einsatzplans mit Wochenübersicht, Terminen, Uhrzeiten, Adressen und Mitarbeiternamen.
3.4.2 ICS-Export: Kalenderintegration
Das ICS-Format (iCalendar) ist ein Standardformat für Kalenderanwendungen. Es wird von Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und fast allen anderen Kalender-Apps unterstützt. Ein Mitarbeiter kann die ICS-Datei öffnen und alle Einsätze direkt in seinen Kalender importieren.
ICS + PDF kombinieren:
Versenden Sie beim Wochennewsletter an Mitarbeiter sowohl den PDF-Plan als auch die ICS-Datei. So haben Mitarbeiter die Termine sowohl auf Papier als auch im Smartphone-Kalender.
- ICS-Export: Schaltfläche "Als ICS exportieren" im Planer
- Enthält: alle Termine im gewählten Zeitraum (oder gefiltert nach Mitarbeiter)
- Jeder Termin enthält: Titel, Datum, Uhrzeit, Adresse und Beschreibung
- Import beim Mitarbeiter: Doppelklick auf die .ics-Datei öffnet den Kalender-Import
- Vorteil: Mitarbeiter muss keine App installieren – nur seinen bestehenden Kalender öffnen
Screenshot: ICS-Datei in Outlook importieren
Zeigen Sie den Importdialog in Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm mit der geöffneten ICS-Datei und den importierten Terminen.
3.4.3 Einsatzplan per E-Mail an Mitarbeiter versenden
Statt die Exportdateien manuell weiterzusenden, können Sie direkt aus dem Planer heraus E-Mails an Mitarbeiter versenden. Jeder Mitarbeiter erhält dabei nur seinen eigenen gefilterten Plan.
1
"Plan versenden" öffnen
Klicken Sie auf "Plan versenden" in der Toolbar des Planers. Das Versand-Modal öffnet sich.
2
Empfänger auswählen
Wählen Sie "Alle Mitarbeiter" oder nur einen bestimmten Mitarbeiter. Bei "Alle" wird für jeden eine separate E-Mail erstellt.
3
Zeitraum wählen
Wählen Sie die Woche oder den Zeitraum, der versendet werden soll.
4
Anhänge wählen
PDF-Plan und/oder ICS-Datei anhängen.
5
Begleittext anpassen
Der Standard-Begleittext wird aus Ihren Textbausteinen geladen. Passen Sie ihn bei Bedarf an.
6
Senden
Klicken Sie "Senden". Jeder Mitarbeiter erhält eine individuelle E-Mail mit seinem Plan.
Screenshot: Plan-Versand-Modal
Zeigen Sie das vollständige Versand-Modal mit Mitarbeiterauswahl, Zeitraum, Anhang-Toggles (PDF an, ICS an) und Begleittext.
3.4.4 Vor dem Versand prüfen
Prüfen Sie vor jedem Versand diese Punkte, um Fehler in Mitarbeiterplänen zu vermeiden:
- Alle Einsätze der Woche sind vollständig im Planer eingetragen
- Jeder Einsatz hat mindestens einen Mitarbeiter zugeordnet
- Adressen sind vollständig und korrekt (Mitarbeiter müssen den Ort finden)
- Zeiten sind realistisch (kein Einsatz von 07:00-22:00, wenn nur 3h geplant)
- E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter sind im Mitarbeiterstamm hinterlegt
- Begleittext und Signatur sind korrekt
- Zeitraum im Versand-Modal stimmt mit der gewünschten Woche überein
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