3.5.1 Was ein Arbeitsschein ist und wozu er dient
Ein Arbeitsschein ist ein Nachweis über einen geleisteten Einsatz. Er enthält: Wer war wo, wann, und hat was gemacht. In manchen Branchen ist er Pflichtnachweis gegenüber dem Kunden (z.B. Gebäudereinigung, Facility Management, Wartung).
In FlowAssist wird ein Arbeitsschein aus der Einsatzplanung abgeleitet. Er enthält automatisch alle relevanten Daten des Einsatzes: Kundename, Leistungsort, Mitarbeiter, Datum und Leistungsbeschreibung.
- Kundename und Kundenadresse (Leistungsort)
- Mitarbeiter: wer den Einsatz durchgeführt hat
- Datum und Uhrzeit: Beginn und Ende des Einsatzes
- Leistungsbeschreibung: was wurde gemacht
- Vertragsbezug: zu welchem Vertrag gehört dieser Einsatz
- Arbeitsschein-Nummer: aus dem konfigurierten Nummernkreis
- Unterschriftenfeld: optional für Kundenunterschrift vor Ort
3.5.2 Arbeitsschein anlegen oder aus Einsatz ableiten
Es gibt zwei Wege, einen Arbeitsschein zu erstellen: direkt über den Menüpunkt "Arbeitsscheine" oder abgeleitet aus einem Einsatz im Planer.
1
Aus dem Planer ableiten (empfohlen)
Öffnen Sie einen Termin im Planer. Klicken Sie auf "Arbeitsschein erstellen". Alle Daten des Einsatzes werden übernommen.
2
Direkt anlegen
Gehen Sie zu "Arbeitsscheine" → "Neuer Arbeitsschein". Wählen Sie Kunden, Datum, Mitarbeiter und beschreiben Sie die Leistung manuell.
3
Leistungsbeschreibung ergänzen
Tragen Sie ein, was genau geleistet wurde. Je präziser, desto besser als Nachweis.
4
Zeiten eintragen
Startzeit und Endzeit des Einsatzes. Werden für spätere Stundenauswertungen benötigt.
5
Speichern
Arbeitsschein speichern. Er erhält eine automatische Nummer aus dem Nummernkreis.
Screenshot: Arbeitsschein-Formular
Zeigen Sie das Formular zur Arbeitsschein-Anlage mit Kundenwahl, Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit und Leistungsbeschreibung.
3.5.3 Arbeitsschein als PDF prüfen und versenden
Nach dem Speichern kann der Arbeitsschein als PDF geöffnet werden. Das PDF kann dem Kunden als Nachweis zugesendet oder intern archiviert werden.
- PDF öffnen: Klick auf das Vorschau-Icon auf der Arbeitsschein-Detailseite
- Inhalt prüfen: alle Daten vollständig? Leistungsbeschreibung korrekt
- Versenden: über das Versandmodal als E-Mail an Kunden oder intern
- Drucken: PDF drucken für physische Archivierung oder Unterschrift vor Ort
- Archivierung: Arbeitsschein wird automatisch im Archiv unter dem Kunden gespeichert
Screenshot: Arbeitsschein PDF
Zeigen Sie das PDF eines Arbeitsscheins mit Firmenlogo, Kundendaten, Mitarbeitername, Datum, Uhrzeit und Leistungsbeschreibung. Optional: Unterschriftenfeld unten.
3.5.4 Arbeitsscheine verwalten und auswerten
Alle Arbeitsscheine sind unter dem Menüpunkt "Arbeitsscheine" aufgelistet. Sie können nach Kunde, Mitarbeiter, Zeitraum und Status filtern.
- Listenansicht: alle Arbeitsscheine mit Datum, Kundename und Mitarbeiter
- Filter nach Kunde: alle Arbeitsscheine eines bestimmten Kunden
- Filter nach Mitarbeiter: alle Einsätze einer Person in einem Zeitraum
- Filter nach Datum: nützlich für Monatsberichte
- Status: Offen, Abgeschlossen, Versendet
- Verknüpfte Dokumente: von einem Arbeitsschein direkt zum Vertrag oder zur Rechnung springen
- Alle Einsätze der Woche haben einen Arbeitsschein
- Leistungsbeschreibungen sind konkret und nachvollziehbar
- Zeiten (Start/Ende) sind eingetragen
- Arbeitsscheine wurden dem Kunden als PDF zugesendet (falls vereinbart)
- Monatliche Arbeitsscheine sind vollständig und stimmig mit den Rechnungen
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