5.3.1 Welche Dokumente der Standarddialog abdeckt
Der zentrale Versanddialog wird aktuell für Angebote, Verträge, Rechnungen, Mahnungen und Arbeitsscheine genutzt. Einsatzpläne an Mitarbeiter laufen ergänzend über einen separaten Planungsdialog.
Voraussetzung:
Ohne aktivierte SMTP-Konfiguration in den E-Mail-Einstellungen bleibt der Versanddialog zwar erreichbar, weist aber direkt auf die notwendige Konfiguration hin.
- Angebot: inklusive optionalem Portallink und Annahme-Button
- Vertrag und Auftragsbestätigung: direkter E-Mail-Versand aus Übersicht oder Detailseite
- Rechnung und Mahnung: Versand mit passender Vorlage und PDF-Anhang
- Arbeitsschein: Versand aus Dokumentkontext, Historie wird protokolliert
5.3.2 Ablauf im Versanddialog
1
Dialog öffnen
Versand über Aktion in Übersicht, Detailseite oder Dokumentenübersicht starten.
2
Empfänger prüfen
Kontakte und E-Mail-Kanäle des Kunden werden, soweit vorhanden, vorgeschlagen. CC, BCC und manuelle Empfänger sind möglich.
3
Vorlage laden
Je Dokumenttyp wird die passende Standardvorlage geladen. Betreff und Inhalt bleiben danach editierbar.
4
Anhang prüfen
Das zum Vorgang gehörige PDF wird automatisch als Anhang verwendet.
5
Versenden
Nach erfolgreichem SMTP-Versand wird die Versandhistorie aktualisiert; bei Angebot, Vertrag und Rechnung zusätzlich der Fachstatus.
Screenshot: Versanddialog mit Empfängern, Historie und PDF-Anhang
Zeigen Sie den Standard-Versanddialog mit Empfängerliste, CC/BCC, Betreff, Rich-Text-Inhalt und dem angehängten PDF.
5.3.3 Was nach dem Versand gespeichert wird
Jeder Versandversuch landet in der Historie mit Zeitpunkt, Empfängern und Erfolg oder Fehler. Bei erfolgreichem Versand aktualisieren Angebot, Vertrag und Rechnung zusätzlich ihre Versandfelder.
- Versandhistorie pro Dokument mit Status sent oder failed
- Fehlermeldung bei fehlgeschlagenem SMTP-Versand
- Angebotsstatus erst nach erfolgreichem E-Mail-Versand auf versendet
- DMS-Ansicht synchronisiert den Versandstatus verknüpfter Angebote, Verträge und Rechnungen nach erfolgreichem Versand
5.3.4 Was der Standarddialog aktuell nicht abbildet
Für die Dokumentation und den Vertrieb ist wichtig: Der Standarddialog ist heute ein sauberer E-Mail-Workflow, kein universelles Versandzentrum für jeden Kanal.
- Kein integrierter WhatsApp-, Fax- oder Postversand im Standarddialog
- Kein separater Download-Transportweg innerhalb dieses Dialogs
- Freie DMS-Dateien und Belege werden nicht über den Standarddialog versendet
- Einsatzplan-Mails an Mitarbeiter laufen über den separaten PlannerSendDialog
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