5.4.1 Welche Vorlagentypen es gibt
Die Vorlagenverwaltung arbeitet dokumenttypbezogen. Dadurch können Dokumenttexte und Mail-Inhalte für jedes Modul separat gepflegt werden.
Standardvorlagen:
Pro Typ kann eine Vorlage als Standard markiert werden. Diese wird beim Öffnen des Versanddialogs automatisch geladen.
- Angebotstexte (Einleitung, Leistungsbeschreibung, Abschluss)
- Vertragstexte inklusive Nummer und Überschrift je Abschnitt
- Rechnungstexte für Einleitung und Abschluss
- Angebotsversand
- Vertragsversand
- Rechnungsversand
- Zahlungserinnerung sowie Mahnstufe 1 bis 3
- Einsatzplanung an Mitarbeiter
- Arbeitsschein an Mitarbeiter oder Kunden
5.4.2 Platzhalter-Syntax und Datenquellen
Platzhalter werden kontextabhängig ersetzt. Mail-Vorlagen nutzen doppelte geschweifte Klammern wie {{kundenname}}. Dokumenttexte nutzen die in der jeweiligen Verwaltung eingeblendeten Dokument-Platzhalter.
Exakte Schreibweise nötig:
Verwenden Sie die Platzhalter exakt wie in der Vorlagenverwaltung angezeigt. Abweichende Schreibweisen werden nicht automatisch korrigiert.
- {{anrede}}, {{kundenname}}, {{dokumentnummer}}, {{datum}}
- {{betrag}} sowie {{fälligkeitsdatum}} für Rechnungen
- {{user_name}}, {{user_formal_name}}, {{user_email}}, {{user_phone}} aus dem angemeldeten lokalen Nutzer
- {{signatur}} aus den E-Mail-Einstellungen inklusive optionalem Logo
- {{annahmelink}}, {{annahmelink_button}} und {{annahme_qr}} speziell für Angebote
- Dokumenttexte zeigen ihre verfügbaren Platzhalter direkt im jeweiligen Editor oder Vorlagenmanager
5.4.3 HTML, Signatur und Absenderdaten
Mail-Vorlagen unterstützen HTML-Inhalte. Dokumenttexte für Angebot, Vertrag und Rechnung unterstützen zusätzlich Rich-Text. Fett, kursiv und unterstrichen können kombiniert werden; neue Dokumenttexte starten standardmäßig in Schwarz. Wenn ein lokaler Nutzer eigene Absenderdaten gepflegt hat, überschreiben diese beim Versand den globalen Standard.
Die ab Werk hinterlegten Abschlusstexte für Angebote und Rechnungen verwenden vor "Mit freundlichen Grüßen," genau einen Leerabsatz. So bleibt der Abstand zwischen letztem Textsatz und Grußformel in der PDF-Ausgabe einheitlich.
1
Dokumenttyp wählen
In den Einstellungen zwischen Angebotstexten, Vertragstexten, Rechnungstexten oder Versandvorlagen wechseln.
2
Vorlage bearbeiten
Betreff und HTML-Inhalt direkt in der Vorlagenverwaltung anpassen oder Dokumenttexte als Rich-Text pflegen.
3
Signatur einfügen
Über {{signatur}} die zentrale Signatur samt optionalem Logo einbinden.
4
Benutzerbezug nutzen
Für persönliche Ansprechpartner {{user_name}} oder {{user_formal_name}} einsetzen.
5
In Vorschau oder Versand prüfen
Vor dem Senden bzw. Speichern wird die fertige Mail oder das PDF mit allen ersetzten Werten sichtbar.
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