Dokumentation · 5. Dokumente, Versand und digitale Freigaben

5.2 PDF-Erzeugung und Dokumentvorschau

FlowAssist erzeugt aus jedem Dokument ein professionelles PDF – auf Basis Ihrer Firmendaten, Ihres Logos, der Layoutauswahl und der konfigurierten Dokumenttexte. Diese Seite erklärt, wie die PDF-Erzeugung funktioniert, was das Layout beeinflusst, wie die Live-Vorschau zu nutzen ist und wo häufige Fehler liegen.

5.2.1 Wie FlowAssist ein PDF erzeugt

Wenn Sie in FlowAssist ein Dokument als PDF speichern oder versenden, erzeugt die Anwendung das PDF lokal auf Ihrem Rechner – ohne Server, ohne Internet. Branding, Layoutvariante, Dokumentdaten und Texte werden dabei direkt in derselben lokalen PDF-Engine zusammengesetzt.

Das bedeutet: Die Vorschau in Erstellmasken, Detailseiten und im Versandpfad basiert auf demselben Dokumentstand. Es gibt keine absichtlich getrennte „Vorschau-Version“ und „Final-Version“ des Dokuments.

Lokale PDF-Erzeugung = maximale Kontrolle: Weil PDFs lokal erzeugt werden, haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente – auch ohne Internet. Die PDFs werden im konfigurierten Speicherpfad abgelegt und sind unabhängig von der App lesbar.
  • PDF wird lokal erzeugt – kein Upload auf externe Server
  • Layout basiert auf Ihrer Firmenvorlage (Logo, Farben, Schrift)
  • Inhalt kommt aus dem Datensatz (Positionen, Preise, Kundendaten, Texte)
  • Dokumenttexte und Vorlagen steuern Einleitungs-, Abschnitts- und Abschlusstexte
  • Kopf- und Fußzeile automatisch aus Firmenbasis-Daten
  • Fußzeile zeigt die Geschäftsführung aus den Unternehmensdaten, nicht den operativen Ansprechpartner
  • Rich-Text-Formatierungen wie fett, kursiv und unterstrichen werden direkt in die PDF-Ausgabe übernommen
  • Pflichtfelder nach §14 UStG werden automatisch befüllt

5.2.2 Dokumentvorschau nutzen – bevor Sie senden

Bevor Sie ein Dokument versenden, sollten Sie immer die Vorschau prüfen. Die Vorschau zeigt das exakt gleiche PDF, das der Empfänger sehen würde – aber noch ohne tatsächlichen Versand.

1

Dokument öffnen

Öffnen Sie das Dokument in der Erstellmaske oder in der Detailansicht.

2

Vorschau öffnen

Nutzen Sie die integrierte Vorschau oder den PDF-Button. Die Vorschau wird lokal neu gerendert und basiert auf dem aktuellen Formularstand.

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Checkliste abarbeiten

Prüfen Sie: Kundendaten korrekt Positionen vollständig? Preise stimmen Mehrwertsteuer korrekt Texte vollständig? Logo vorhanden

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Bei Fehlern: zurück und korrigieren

Schließen Sie die Vorschau, korrigieren Sie den Datensatz und öffnen Sie die Vorschau erneut. Die Vorschau wird immer frisch erzeugt.

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PDF speichern (optional)

Sie können die Vorschau auch direkt als PDF herunterladen oder speichern, ohne den Versandprozess zu starten.

Screenshot: PDF-Vorschau einer Rechnung Zeigen Sie die PDF-Vorschau einer Rechnung mit erkennbarem Firmenlogo oben rechts, Kundendaten links, Positionen in der Tabelle mit Einzelpreisen und Gesamtbetrag, und der Mehrwertsteueraufschlüsselung am Ende. Idealerweise auf einem Beispieldokument mit realistischen Daten.

5.2.3 PDF-Layout konfigurieren: Logo, Farben, Schrift

Das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente wird in den Einstellungen unter "Branding" festgelegt. Änderungen dort wirken sich auf alle neuen PDFs aus – bereits erzeugte PDFs bleiben unverändert.

Logo-Qualität ist entscheidend: Ein verpixeltes oder kleines Logo sieht im PDF unprofessionell aus. Verwenden Sie immer ein Logo mit mindestens 300 dpi Auflösung oder – noch besser – ein SVG-Logo (vektorbasiert, beliebig skalierbar). PNG mit transparentem Hintergrund funktioniert gut.
  • Logo: PNG oder SVG hochladen, empfohlen mind. 300×100 Pixel, transparenter Hintergrund
  • Primärfarbe: Akzentfarbe für Überschriften und Trennlinien im Dokument
  • Schrift: Standardschrift für den gesamten Dokumententext
  • Briefkopf-Layout: Varianten für Firmenname-Position (links/rechts/zentriert)
  • Fußzeile: Bankdaten, Steuernummer, Geschäftsführung und USt-IdNr. automatisch aus Firmenbasis
  • Seitenränder: DIN A4 Standard, optional anpassbar
Screenshot: Branding-Einstellungen für PDF Zeigen Sie die Branding-Einstellungsseite mit dem Logo-Upload-Feld, der Farbauswahl für die Primärfarbe und einer Mini-Vorschau, wie das Briefkopf-Layout aussieht. Zeigen Sie auch einen Vorher-Nachher-Vergleich wenn möglich.

5.2.4 Häufige PDF-Fehler und wie Sie sie beheben

Gelegentlich sieht ein PDF nicht so aus wie erwartet. Hier sind die häufigsten Ursachen und Lösungen:

Gesendetes PDF ist die rechtsverbindliche Version: Sobald ein PDF an einen Kunden versendet wurde, ist diese Version rechtsverbindlich. Auch wenn Sie danach Einstellungen ändern oder Daten korrigieren – das bereits versendete PDF bleibt unverändert. Prüfen Sie daher immer die Vorschau BEVOR Sie senden.
  • Logo fehlt im PDF: Logo noch nicht hochgeladen, ungeeignetes Dateiformat oder beschädigte Branding-Datei – PNG oder SVG verwenden
  • Schrift falsch oder Box-Zeichen: System-Font nicht gefunden – App neu starten oder Schrift in Einstellungen wechseln
  • Positionen laufen über Seitenrand: sehr lange Positionsbeschreibungen oder zu viele Spalten – Texte kürzen
  • Text läuft in die Fußzeile: App aktualisieren und Vorschau neu öffnen; aktuelle Layouts reservieren zusätzlichen Abstand vor dem Footer
  • Mehrwertsteuer fehlt: Steuersatz nicht an der Position eingetragen oder Netto-Modus aktiv
  • Kundendaten fehlen: Kunde hat keine vollständige Adresse – in der Kundenverwaltung ergänzen
  • Fußzeile unvollständig: Firmenbasis unvollständig – Bankdaten oder Steuernummer fehlen
  • PDF öffnet sich nicht: Vorschau oder PDF.js-Umgebung wurde noch nicht neu geladen – Dokumentansicht oder App kurz neu öffnen

5.2.5 Qualitätscheckliste für das PDF

Bevor Sie ein Dokument versenden, prüfen Sie die PDF-Vorschau anhand dieser Checkliste:

  • Firmenlogo ist vorhanden und scharf dargestellt
  • Firmenname, Adresse und Kontaktdaten im Briefkopf korrekt
  • Kundendaten vollständig und korrekt (Name, Adresse, ggf. Kundennummer)
  • Dokument-Nummer und Datum stimmen
  • Alle Positionen sind vollständig und korrekt beschrieben
  • Einzelpreise, Mengen und Gesamtpreise stimmen
  • Mehrwertsteuersatz korrekt (19%, 7% oder 0% bei Kleinunternehmer)
  • Gesamtbetrag ist korrekt
  • Zahlungskonditionen / Fälligkeitsdatum vorhanden (bei Rechnungen)
  • Textbausteine vollständig und ohne Platzhalter wie "[NAME]"
  • Abschlusstext hat vor „Mit freundlichen Grüßen," genau einen Leerabsatz
  • Kombinierte Formatierungen wie fett + kursiv + unterstrichen wirken korrekt
  • Fußzeile mit Bankdaten und Steuernummer vollständig

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