5.1.1 Was in der Übersicht erscheint
Die Dokumentenübersicht ist keine eigene fachliche Dokumentdatenbank. Sie aggregiert vorhandene Quellen: manuell importierte Dateien im Firmenordner sowie PDFs und Belegdateien aus den Fachmodulen.
Dadurch sehen Sie in einer Ansicht sowohl frei abgelegte DMS-Dateien als auch verknüpfte Dokumente aus Belegen, Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Arbeitsscheinen.
Wichtig für das Verständnis:
Die Übersicht bündelt nur den Zugriff. Fachstatus, Bearbeitungsregeln und Löschlogik bleiben im Ursprungsmodul.
- DMS-Dateien unter Dokumente/Belege, Rechnungen, Angebote, Verträge, Arbeitsscheine und Sonstiges
- Belege aus der Buchhaltung inklusive Dateireferenz
- Rechnungs-, Angebots- und Vertrags-PDFs aus den jeweiligen Modulen
- Arbeitsscheine mit vorhandener PDF-Datei
5.1.2 Bedienung der Ansicht
Sie können zwischen Kachel- und Listenmodus wechseln. Im Kachelmodus steht zusätzlich ein Zoom-Regler zur Verfügung, damit große Dokumentmengen trotzdem lesbar bleiben.
1
Ansicht wählen
Zwischen großer Symbolansicht und Liste umschalten.
2
Suche nutzen
Das Suchfeld filtert nach Dateinamen. Besonders hilfreich, wenn Dokumentnummern im PDF-Namen enthalten sind.
3
Kategorie filtern
Über den Filter lassen sich Belege, Rechnungen, Angebote, Verträge, Arbeitsscheine oder Sonstiges eingrenzen.
4
Sortierung anpassen
Sortierung nach Datum, Name oder Dateigröße, jeweils auf- oder absteigend.
5
Dokument öffnen
Doppelklick öffnet den Ursprungsdatensatz oder die Datei direkt im Standardprogramm.
5.1.3 Welche Aktionen verfügbar sind
Die Aktionen hängen vom Dokumenttyp ab. Verknüpfte Fachdokumente und frei importierte DMS-Dateien werden bewusst unterschiedlich behandelt.
Löschen ist absichtlich eingeschränkt:
Verknüpfte Rechnungen, Angebote, Verträge und Belege werden nicht direkt in der Dokumentenübersicht gelöscht. Dafür bleibt das jeweilige Fachmodul zuständig, damit keine halben Datensätze entstehen.
- Öffnen: direkt in Detailseite oder Dateivorschau/Standardprogramm
- Versenden: für Dokumente mit Kundenbezug wie Angebot, Vertrag, Rechnung oder Arbeitsschein
- Löschen: nur für manuell importierte DMS-Dateien in der Dokumentenübersicht
- Importieren: PDFs, Bilder sowie ausgewählte Office- und Archivformate in eine DMS-Kategorie kopieren
5.1.4 Aktuelle Grenzen der Übersicht
Die Dokumentenübersicht ist bewusst operativ gehalten und ersetzt keine Volltextsuche über alle Fachfelder.
- Suche filtert aktuell nach Dateiname, nicht nach allen Kunden- oder Statusfeldern
- Es gibt keinen globalen Dokumentstatus-Baum über alle Typen hinweg
- Versand für freie DMS-Dateien und Belege ist nicht Teil des Standarddialogs
- Die vollständige PDF-Prüfung erfolgt weiterhin am besten in der jeweiligen Detailseite oder Vorschau
Weiterführende Seite
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