5.5.1 Was ist die digitale Angebotsannahme?
Die digitale Angebotsannahme ist ein moderner Workflow, der den alten Prozess (Angebot ausdrucken → unterschreiben → zurückfaxen oder -mailen) ersetzt. Sie als Anbieter senden einen Link, der Kunde klickt darauf, liest das Angebot und bestätigt mit einem Klick oder digitaler Unterschrift.
Das funktioniert auf jedem Gerät: Desktop-PC, Tablet, Smartphone. Der Kunde braucht keinen Account und keine App – nur einen Browser.
Voraussetzung: Portal-Hosting:
Die digitale Angebotsannahme nutzt das FlowAssist-Portal, das auf einem Webserver (Ihrem eigenen oder dem Shared-Hosting) betrieben wird. Ohne aktives Portal kann diese Funktion nicht verwendet werden. Einrichten des Portals: siehe Einstellungen → Portal-Konfiguration.
- Für den Kunden: kein Drucken, kein Scannen, kein Zurücksenden
- Für Sie: sofortige Benachrichtigung und automatische Statusänderung
- Rechtssicherheit: Zeitstempel der Annahme wird gespeichert
- Optionale digitale Unterschrift: Kunde kann per Maus oder Touch unterschreiben
- Link ist zeitlich begrenzt und einmalig personalisiert (kein allgemeiner öffentlicher Link)
5.5.2 Ablauf für den Anbieter (Sie)
So funktioniert der Prozess aus Ihrer Perspektive:
1
Angebot fertigstellen
Erstellen Sie das Angebot vollständig: alle Positionen, Preise, Texte. Prüfen Sie die PDF-Vorschau.
2
Versand-Modal öffnen
Klicken Sie auf "Senden" oder "Freigabe-Link erstellen".
3
Digitale Annahme wählen
Wählen Sie "Digitale Angebotsannahme" oder "Link teilen". FlowAssist generiert einen einmaligen, signierten Link.
4
Gültigkeitsdauer festlegen
Legen Sie fest, wie lange der Link gültig ist (Standard: 30 Tage). Nach Ablauf kann der Kunde nicht mehr annehmen.
5
Link senden
Kopieren Sie den Link oder versenden Sie ihn direkt per E-Mail aus FlowAssist. Sie können auch einen QR-Code generieren.
6
Auf Annahme warten
Sobald der Kunde das Angebot annimmt, erhalten Sie eine Benachrichtigung (E-Mail oder Push). Der Angebotsstatus wechselt automatisch auf "Angenommen".
7
Weiterverarbeiten
Wandeln Sie das angenommene Angebot in einen Vertrag oder eine Auftragsbestätigung um.
Screenshot: Freigabe-Link erstellen
Zeigen Sie das Versand-Modal mit dem Bereich "Digitale Angebotsannahme". Sichtbar sein sollte: der generierte Link (als maskierter URL), ein "Link kopieren"-Button, ein QR-Code, und das Ablaufdatum-Feld. Optional: Button "Per E-Mail senden".
5.5.3 Ablauf für den Kunden (Empfänger)
Der Kunde erhält einen Link – per E-Mail, WhatsApp, QR-Code oder auf anderem Weg. Was passiert, wenn er den Link öffnet:
1
Link öffnen
Der Kunde öffnet den Link im Browser. Keine Anmeldung, kein Account notwendig.
2
Angebot ansehen
Das Angebot wird als PDF im Browser dargestellt (Vorschau oder Einbettung). Der Kunde kann es vollständig lesen und bei Bedarf herunterladen.
3
Annehmen oder Ablehnen
Am Ende der Seite sind zwei Buttons: "Angebot annehmen" und "Angebot ablehnen". Der Kunde klickt auf die zutreffende Option.
4
Optionale Unterschrift
Wenn konfiguriert, erscheint vor der Annahme ein Unterschrifts-Pad: Der Kunde kann mit der Maus oder dem Finger (Touch) eine Unterschrift leisten.
5
Bestätigung
Nach der Annahme sieht der Kunde eine Bestätigungsseite: "Vielen Dank – Ihr Angebot wurde angenommen." Optional: automatisch gesendete Bestätigungs-E-Mail an den Kunden.
Screenshot: Kundenansicht der Angebotsannahme
Zeigen Sie die Portal-Seite aus Kundenperspektive: Das Angebot ist als eingebettetes PDF sichtbar, darunter zwei Buttons "Angebot annehmen" (grün) und "Ablehnen" (rot/grau). Optional: Unterschrifts-Feld darunter. Zeigen Sie außerdem die Bestätigungsseite nach der Annahme.
5.5.4 Benachrichtigungen und Statusupdates
Nach einer Annahme oder Ablehnung durch den Kunden informiert FlowAssist Sie sofort. Gleichzeitig wird der Dokumentstatus automatisch aktualisiert.
Nachfassen bei abgelaufenen Links:
Wenn ein Angebot nach Ablauf des Links immer noch nicht beantwortet wurde, können Sie einen neuen Link generieren. Das Angebot selbst bleibt erhalten – nur der Link-Token wird erneuert.
- Sofort-Benachrichtigung: E-Mail an Ihre konfigurierte Benachrichtigungsadresse
- In-App-Benachrichtigung: Benachrichtigungsicon in FlowAssist (beim nächsten Start)
- Angebotsstatus: wechselt automatisch von "Versendet" auf "Angenommen" oder "Abgelehnt"
- Zeitstempel: Datum und Uhrzeit der Annahme werden gespeichert
- Unterschrift: wenn vorhanden, als Bild im Angebots-Datensatz gespeichert
- Kunden-Bestätigung: optional automatische Bestätigungs-E-Mail an den Kunden
5.5.5 Sicherheit und Rechtssicherheit
Die digitale Angebotsannahme ist technisch sicher und für geschäftliche Verwendung geeignet. Folgendes wird protokolliert und gespeichert:
Kein Ersatz für notariell beglaubigte Unterschriften:
Die digitale Angebotsannahme ist für normale Geschäftsangebote geeignet. Für Verträge, die eine qualifizierte elektronische Signatur (QES nach eIDAS) erfordern, reicht dieses Verfahren NICHT aus. Fragen Sie im Zweifel Ihren Rechtsanwalt.
- IP-Adresse des Annehmenden (als Nachweis der Interaktion)
- Zeitstempel der Annahme (UTC)
- Verwendeter Browser und Gerät (User-Agent)
- Angebots-Version: exakt das PDF, das der Kunde gesehen hat
- Digitale Unterschrift (wenn vorhanden) als Bild
- Portal ist konfiguriert und erreichbar (URL testen)
- Angebot vollständig und als Vorschau geprüft
- Link-Gültigkeitsdauer sinnvoll gesetzt (nicht zu kurz)
- Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse korrekt konfiguriert
- Nach Annahme: zeitnah in Vertrag/AB umwandeln
- Abgelehnte Angebote: Kundengespräch zur Klärung führen
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