4.3.1 Wie das automatische Matching funktioniert
FlowAssist vergleicht importierte Banktransaktionen mit offenen Rechnungen und berechnet eine Übereinstimmungswahrscheinlichkeit. Diese basiert auf: Betrag (gleich oder ähnlich?), Verwendungszweck (enthält die Rechnungsnummer?), Datum (passt zur Fälligkeit?) und Kundenname (stimmt der Überweiser überein?).
Je mehr dieser Kriterien übereinstimmen, desto höher der Prozentsatz. 100% bedeutet: Betrag exakt und Rechnungsnummer im Verwendungszweck gefunden.
Keine blinde Automatik:
Ein 100%-Vorschlag ist eine Empfehlung, kein Fakt. Skonto, Teilzahlungen oder falsch eingegebene Rechnungsnummern können einen scheinbar perfekten Treffer erzeugen, der trotzdem falsch ist.
- 100%: Betrag exakt und Rechnungsnummer erkannt → fast sicher korrekt, aber trotzdem prüfen
- 80-99%: Betrag stimmt, Rechnungsnummer nicht erkennbar → meist korrekt, kurz prüfen
- 60-79%: Betrag ähnlich oder Rechnungsnummer erkannt, Betrag abweichend → kritisch prüfen
- Unter 60%: schwache Übereinstimmung → manuell prüfen oder ablehnen
4.3.2 Matching durchführen – Schritt für Schritt
Das Matching findet statt, wenn importierte Transaktionen noch als "Unmatched" stehen. Gehen Sie in den Matching-Bereich der Buchhaltung.
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Matching öffnen
Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Matching" oder klicken Sie auf eine "Unmatched"-Transaktion. Die Matching-Ansicht öffnet sich.
2
Vorschläge prüfen
FlowAssist zeigt Matching-Vorschläge mit Prozentwert. Prüfen Sie: Ist der Betrag korrekt Ist der Kunde erkennbar Passt die Rechnungsnummer?
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Vorschlag annehmen
Wenn der Vorschlag korrekt ist: Klicken Sie "Annehmen" oder "Zuordnen". Die Transaktion wird der Rechnung zugeordnet, Rechnungsstatus wechselt auf "Bezahlt".
4
Vorschlag ablehnen
Wenn der Vorschlag falsch ist: Klicken Sie "Ablehnen". Sie können manuell eine andere Rechnung suchen.
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Manuell zuordnen
Wenn kein Vorschlag passt: Suchen Sie manuell nach der Rechnung (Rechnungsnummer oder Kundenname). Wählen Sie die Rechnung aus und bestätigen Sie.
6
Teilzahlung markieren
Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt wurde: Wählen Sie "Teilzahlung" und tragen Sie den bezahlten Betrag ein.
Screenshot: Matching-Ansicht mit Vorschlägen
Zeigen Sie die Matching-Ansicht mit einer Transaktion links und Vorschlägen rechts. Gut sichtbar: Prozentwert, Rechnungsnummer, Betrag und "Annehmen/Ablehnen"-Buttons.
4.3.3 Teilzahlungen und Skonto
In der Praxis weichen Zahlungen manchmal vom Rechnungsbetrag ab. Häufige Ursachen:
Skonto-Differenzen korrekt behandeln:
Wenn ein Kunde Skonto abzieht, weicht der Zahlungsbetrag von der Rechnung ab. Markieren Sie in FlowAssist die Teilzahlung und notieren Sie die Differenz als "Skonto gewährt". Ihr Steuerberater bucht das korrekt.
- Skonto: Kunde hat Skonto abgezogen (z.B. 2% Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen)
- Teilzahlung: Kunde hat nur einen Teil der Rechnung bezahlt
- Überzahlung: Kunde hat zu viel bezahlt (Rückerstattung nötig)
- Aufrechnung: Kunde hat eine eigene Forderung verrechnet
- Rundungsabweichung: minimale Differenz durch Bankrundung
4.3.4 Qualitätsprüfung nach dem Matching
Nach einem Matching-Durchgang sollten Sie folgende Prüfungen durchführen:
- Alle Zahlungseingänge des Zeitraums sind gematcht oder als "nicht zuweisbar" markiert
- Rechnungsstatus korrekt: bezahlte Rechnungen sind als "Bezahlt" markiert
- Keine falschen Zuordnungen: Betrag und Rechnungsnummer stimmen überein
- Teilzahlungen sind korrekt dokumentiert
- Transaktionen ohne Rechnungsbezug (Miete, Gehalt, Lieferantenrechnungen) sind als Ausgaben markiert
- Offene Posten-Liste stimmt mit der tatsächlichen Situation überein
Screenshot: Abgeschlossenes Matching
Zeigen Sie die Transaktionsliste nach dem Matching mit Status-Badges: "Gematcht" (grün), "Teilzahlung" (orange), "Nicht zuweisbar" (grau). Keine "Unmatched"-Einträge mehr.
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