4.4.1 Was OCR kann und was nicht
OCR (Optical Character Recognition) liest Text aus Bildern. In FlowAssist wird OCR verwendet, um Datum, Betrag und Lieferantenname aus einem Foto oder Scan eines Belegs automatisch zu erkennen.
OCR funktioniert gut bei: klaren, geraden, gut belichteten Bildern; typischen Kassenbon-Strukturen; gedrucktem Text. OCR funktioniert schlecht bei: verwackelten oder dunklen Fotos; handgeschriebenen Belegen; stark verknittertem Papier; besonders kleinem Schrift auf Thermobelegen.
OCR-Ergebnisse immer prüfen:
Vertrauen Sie OCR-Ergebnissen niemals blind. Ein erkannter Betrag von "128.50 €" kann in Wirklichkeit "12.850 €" sein. Prüfen Sie IMMER: Betrag, Datum und Lieferantenname gegen den Original-Beleg.
4.4.2 Beleg einreichen – Schritt für Schritt
Belege können als Foto (Smartphone) oder als gescannte PDF-Datei in FlowAssist eingespeist werden.
1
Belegerfassung öffnen
Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Belegerfassung" oder "Belege". Klicken Sie auf "Neuer Beleg".
2
Datei hochladen
Wählen Sie ein Foto (JPG, PNG) oder eine PDF-Datei des Belegs. Tipp: Foto bei guter Beleuchtung aufnehmen, Beleg gerade hinlegen.
3
OCR abwarten
Die App analysiert das Bild und zeigt erkannte Werte an: Datum, Betrag, Lieferantenname. Dieser Schritt dauert wenige Sekunden.
4
OCR-Ergebnisse prüfen
Vergleichen Sie die erkannten Werte mit dem Original. Korrigieren Sie falsche Werte manuell.
5
Kategorie wählen
Wählen Sie die Ausgaben-Kategorie (z.B. "Fahrtkosten", "Büromaterial", "Bewirtung"). Diese Information ist wichtig für die EÜR.
6
Speichern
Klicken Sie "Speichern". Der Beleg ist jetzt in der Belege-Liste und kann einer Ausgabe zugeordnet werden.
Screenshot: Belegerfassung mit OCR
Zeigen Sie die Belegerfassungsseite mit einem hochgeladenen Belegfoto links und den erkannten OCR-Daten rechts (Datum, Betrag, Lieferant). Mindestens ein Feld sollte als "korrigiert" markiert sein, um zu zeigen, dass manuelle Korrekturen nötig sein können.
4.4.3 Kategorien für Belege und Ausgaben
Die Ausgabenkategorie bestimmt, wie ein Beleg in der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ausgewiesen wird. Häufige Kategorien:
Immer vollständig erfassen:
Jeder Beleg über 250 Euro braucht einen Vermerk, welche Geschäftsbeziehung dahinter steckt (z.B. bei Bewirtung: Namen der Teilnehmer und Anlass). Notieren Sie das direkt im Beleg-Notizfeld.
- Büromaterial: Papier, Druckerpatronen, Schreibwaren
- Fahrtkosten: Benzin, Parkgebühren, ÖPNV-Tickets
- Bewirtung: Restaurantbelege für Geschäftsessen (nur 70% abzugsfähig)
- Software / Lizenzen: monatliche Abonnements, Software-Käufe
- Werkzeug und Arbeitsmittel: branchenspezifisches Material
- Sonstiges: für nicht eindeutig zuordenbare Belege
4.4.4 Qualitätsprüfung für Belege
Prüfen Sie jeden Beleg nach dem OCR-Scan auf folgende Punkte:
- Datum korrekt (kein Scanzeitpunkt, sondern Belegdatum)
- Betrag stimmt exakt mit dem Original überein
- Lieferantenname korrekt und vollständig
- Kategorie ist sachlich korrekt gewählt
- Bei Bewirtung: Teilnehmer und Anlass notiert
- Belegbild ist lesbar (keine Unschärfe, kein abgeschnittener Bereich)
- Kein Doppel-Beleg (gleicher Betrag, gleiches Datum, gleicher Lieferant bereits vorhanden)
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