Dokumentation · 4. Buchhaltung, Bank und Belege

4.5 Ausgaben, Kategorien und Verknüpfungen

Ausgaben sind betriebliche Kosten, die im Buchhaltungsmodul erfasst und kategorisiert werden. Diese Seite erklärt, wie Sie Ausgaben anlegen, mit Belegen verknüpfen, richtig kategorisieren und für die spätere EÜR aufbereiten.

4.5.1 Was eine Ausgabe in FlowAssist ist

Eine Ausgabe ist ein betrieblicher Kostenvorgang: Sie kaufen etwas, bezahlen eine Rechnung oder haben eine sonstige betriebliche Ausgabe. In FlowAssist wird jede Ausgabe mit Betrag, Datum, Kategorie und optionalem Beleg erfasst.

Ausgaben können auf drei Wegen entstehen: direkt angelegt (manuell), aus einem Bankimport abgeleitet (wenn eine Transaktion als Ausgabe markiert wird), oder nach einem OCR-Scan eines Belegs.

  • Betrag: Bruttobetrag der Ausgabe
  • Datum: Datum des Kaufs oder der Zahlung
  • Lieferant: von wem wurde die Leistung bezogen
  • Kategorie: z.B. Büromaterial, Fahrtkosten, Software (für EÜR wichtig)
  • Beleg: Foto oder PDF des Quittungs- oder Rechnungsbelegs
  • Bankbezug: optionale Verknüpfung mit einer importierten Banktransaktion
  • Notizen: interne Anmerkungen (z.B. Projektzuordnung)

4.5.2 Ausgabe manuell anlegen

Wenn Sie eine Ausgabe nicht über OCR oder Bankimport erfassen, können Sie sie manuell anlegen:

1

Ausgaben öffnen

Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Ausgaben". Klicken Sie auf "Neue Ausgabe".

2

Betrag und Datum eingeben

Bruttobetrag der Ausgabe und Datum der Zahlung eingeben.

3

Lieferant eingeben

Name des Lieferanten oder Anbieters. Wird für spätere Auswertungen verwendet.

4

Kategorie wählen

Wählen Sie die passende Ausgabenkategorie aus der Liste. Die Kategorie bestimmt, wie die Ausgabe in der EÜR erscheint.

5

Beleg anhängen

Laden Sie ein Foto oder PDF des Belegs hoch. Pflicht für Ausgaben über 250 € (steuerrechtlich).

6

Bankbezug herstellen (optional)

Wenn Sie den zugehörigen Bankumsatz importiert haben, können Sie die Ausgabe manuell damit verknüpfen.

7

Speichern

Klicken Sie "Speichern". Die Ausgabe ist jetzt in der Ausgabenliste.

Screenshot: Neue Ausgabe anlegen Zeigen Sie das Formular für eine neue Ausgabe mit Betrag, Datum, Lieferant, Kategorie und Beleg-Upload-Feld.

4.5.3 Ausgaben auswerten und exportieren

Die Ausgabenliste in FlowAssist bietet Filteroptionen und eine Auswertungsansicht, die zeigt, wie viel pro Kategorie ausgegeben wurde.

Monatlicher Abgleich: Prüfen Sie einmal im Monat, ob alle Bankausgänge eine entsprechende Ausgabe in FlowAssist haben. Fehlende Ausgaben sind häufig Barzahlungen oder Kreditkartentransaktionen.
  • Filter nach Zeitraum: alle Ausgaben des Monats oder Quartals
  • Filter nach Kategorie: z.B. alle Fahrtkosten eines Jahres
  • Summe pro Kategorie: automatisch berechnet
  • EÜR-Export: alle Ausgaben des Zeitraums als CSV oder PDF exportieren
  • Belege-Export: alle Belegdateien des Zeitraums als ZIP herunterladen
Screenshot: Ausgabenliste mit Kategorien Zeigen Sie die Ausgabenliste mit Filtern, kategorisierten Ausgaben und einer Summenzeile pro Kategorie.

4.5.4 Qualitätsprüfung der Ausgaben

Prüfen Sie regelmäßig folgende Punkte, um sicherzustellen, dass Ihre Ausgabenliste vollständig und korrekt ist:

  • Jede Bankabbuchung hat eine zugehörige Ausgabe in FlowAssist
  • Jede Ausgabe über 250 € brutto hat einen Beleg
  • Kategorie ist für jede Ausgabe korrekt gesetzt
  • Barzahlungen sind erfasst (auch wenn sie nicht im Kontoauszug erscheinen)
  • Keine doppelten Ausgaben (gleicher Betrag, gleicher Lieferant, gleiches Datum)
  • Beleg-OCR-Ergebnisse wurden manuell geprüft und korrigiert