4.1 Grundlagen und Arbeitsweise
Die Buchhaltung in FlowAssist folgt einem einfachen Grundprinzip: importieren, zuordnen,
prüfen, exportieren. Das System ist darauf ausgelegt, dass offene Posten, Ausgaben, Belege
und Banktransaktionen miteinander verbunden werden können.
- Offene Rechnungen können mit Zahlungen verknüpft werden.
- Ausgaben und Belege bilden den Gegenpol zu Einnahmen.
- Änderungen und Verknüpfungen bleiben nachvollziehbar.
4.1 Grundlagen
4.2 Bankimport mit CSV und CAMT als bevorzugter Weg
Für Bankdaten sollten Sie nach Möglichkeit strukturierte Quellen verwenden. CSV und CAMT
liefern die stabilsten Ergebnisse. PDF-Kontoauszüge sind nur als Notlösung gedacht und
erfordern immer eine manuelle Sichtkontrolle.
Empfehlung: Verwenden Sie strukturierten Import, sobald Ihre Bank ihn liefert.
Das reduziert Fehler bei Gegenpartei, Verwendungszweck und Buchungslogik erheblich.
- Vor dem Anwenden immer Vorschau, Anzahl Buchungen und Beträge prüfen.
- Bei PDF-Importen keine Blindfreigabe vornehmen.
- Unklare Datensätze manuell kontrollieren und nicht künstlich auf 100 Prozent Vertrauen setzen.
4.2 Bankimport
4.3 Matching offener Rechnungen und Zahlungen
Das Matching ist besonders wertvoll, wenn offene Rechnungen bereits sauber erfasst sind.
Dann kann FlowAssist Betrag, Datum, Referenz, Verwendungszweck und Gegenpartei gegeneinander bewerten.
- Automatische Treffer sollten plausibel, aber nicht unkritisch übernommen werden.
- Unsichere Fälle gehören in den Review statt in eine erzwungene Zuordnung.
- Teilzahlungen, Abweichungen und Sammelbuchungen brauchen besondere Aufmerksamkeit.
4.3 Matching
4.4 Belege, OCR und manuelle Korrektur
Belege und Quittungen können erkannt und ausgewertet werden, müssen aber fachlich kontrolliert werden.
Gerade bei Kassenbons, Tankbelegen oder schrägen Handyfotos ist die manuelle Korrektur ein normaler Teil
eines sauberen Prozesses.
- Prüfen Sie Lieferant, Datum, Betrag, Steueranteil und Belegnummer.
- Unplausible OCR-Treffer müssen manuell korrigiert werden.
- Nach dem Hochladen sollte der Beleg in der Vorschau sichtbar und der Lieferant korrekt benannt sein.
4.4 Belege und OCR
4.5 Ausgaben, Kategorien und Verknüpfungen
Sobald ein Beleg plausibel ist, wird er mit Ausgabe, Buchung und Archivpfad verknüpft.
Ziel ist kein isolierter Upload, sondern ein nachvollziehbarer Datensatz mit Fachbezug.
- Ausgaben sollten einer Kategorie und möglichst einer passenden Gegenpartei zugeordnet werden.
- Beleg, Ausgabe und Banktransaktion sollten möglichst zusammenhängen.
- Lokale Archivierung hilft bei späterer Prüfung und Übergabe.
4.5 Ausgaben
4.6 Export, Abschluss und Übergabe
Am Ende des Prozesses steht nicht nur eine Anzeige in der App, sondern eine nachvollziehbare
Übergabe an Kanzlei, Steuerberater oder Prüfung. Deshalb sollten Exporte immer mit den internen
Summen und Zeiträumen gegengeprüft werden.
- Zeitraum und Datenbasis vor dem Export prüfen.
- Exportdateien gegen interne Summen und Listen kontrollieren.
- Dokumentieren, welcher Export wann erstellt wurde.
- Exportpakete und Belegarchiv nachvollziehbar ablegen.
4.6 Export und Abschluss
